Справочник хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8

Как быть, если фирмы хотят обмениваться электронными первичными документами?

Ответ

В ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ) прописано, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Согласно п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что электронный документ - это любой документ, который представлен в электронном виде, в том числе отсканированная копия документа, файл, набранный в текстовом редакторе и т.п.

Однако электронный документ приобретает юридическую силу только тогда, когда он подписан электронной подписью.

Понятие электронной подписи ввел Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон № 63-ФЗ). В статье 2 Закона № 63-ФЗ дано определение электронной подписи: электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Согласно этому закону электронная подпись может быть двух видов – простая и усиленная. Усиленная электронная подпись делится на квалифицированную и неквалифицированную.

Гражданский кодекс РФ и Закон № 402-ФЗ не уточняют, какой именно вид электронной подписи необходимо использовать в бухгалтерских документах, чтобы они признавались юридически значимыми (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 2 ст. 160 ГК РФ). В то же время (согласно п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ) виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны быть установлены соответствующим федеральным стандартом, который на настоящий момент отсутствует.

Налоговый кодекс РФ, напротив, признает только те электронные документы, которые подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 7 ст. 23, п.п. 4, 6 ст. 78, п. 2 ст. 79, п. 1 ст. 80, п. 6 ст. 169, п. 6 ст. 176 НК РФ).

Это означает, что внутренние документы, а также документы по взаимодействию с контрагентами (договоры, акты, счета и т.п.) налогоплательщики могут подписывать как усиленной квалифицированной, так и неквалифицированной подписью (при наличии дополнительного соглашения между сторонами сделки). Запрета на это нет. Однако подтверждать расходы и вычеты будут исключительно документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (письма Минфина России от 02.06.2015 № 03-01-13/31906, от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).

Направлять друг другу электронные документы стороны могут как напрямую, так и через оператора электронного документооборота.

Обращаем внимание, что обмен электронными счетами-фактурами (которые не являются первичными документами) возможен только через оператора электронного документооборота в соответствии с приказом Минфина России от 10 ноября 2015 г. № 174н.

Более подробно об обмене электронными документами читайте в справочнике "Обмен электронными документами".

 

См. также ответы на вопросы:

Обязательно ли формы первичных документов должны быть утверждены в приложении к учетной политике?

Можно ли по-прежнему применять унифицированные формы первичных документов?

Что делать, если контрагент требует "свою" форму первичного документа для оформления сделки?