Справочник хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8

См. также

Облагаются ли страховыми взносами (в т.ч. "на травматизм") денежные средства, выданные работнику под отчет, если он не отчитался по ним вовремя?

Удержание задолженности по подотчетным суммам в программе "1С:Бухгалтерия 8"

Авансовый отчет (оплата поставщику)

Списание задолженности по подотчетным суммам при увольнении сотрудника

В ряде случаев расходование наличных денег осуществляется подотчетными лицами, которые получают деньги из кассы под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. Зачастую за сотрудником числится "незакрытая" дебиторская задолженность.

Подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3. Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства").

Если подотчетное лицо в установленный срок не вернуло неиспользованные денежные средства в кассу предприятия, то за работником образуется дебиторская задолженность, которую работодатель может удержать с работника не позднее одного месяца, если работник согласен с удержаниями (ст. 137 ТК РФ). При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств через судебные органы (ст. 241, 248 ТК РФ).

Бухгалтерский учет

По нашему мнению, в случае образования дебиторской задолженности по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" организация может придерживаться следующей схемы проводок:

Если сотрудник предоставил письменное объяснение, согласен с удержанием этой суммы со своей заработной платы, при этом размер удержаний при каждой выплате заработной платы не превышает 20 процентов (ст. 138 ТК РФ), делается проводка:

Если работник не согласен с удержаниями либо истек месячный срок для издания распоряжения руководителя организации по взысканию невозвращенной суммы подотчетных средств, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то делается проводка:

В случае расторжения трудового договора с должником:

В случае прощения долга либо в случае истечения срока исковой давности по невозвращенной сумме подотчетных средств делается проводка:

Налоговый учет

Подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ установлено, что к внереализационным расходам приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, суммы безнадежных долгов, которые не были покрыты за счет средств резерва. Налоговым кодексом РФ предусмотрен ряд оснований для признания задолженности безнадежной. Одним из них является истечение срока исковой давности.

В соответствии со статьей 196 ГК РФ общий срок исковой давности установлен в три года.

По истечении срока исковой давности долг по невозвращенной сумме можно признать безнадежным и включить в состав внереализационных расходов (письма Минфина России от 15.09.2010 № 03-03-06/1/589 и от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610). По нашему мнению, учитывать эти расходы в целях налога на прибыль до истечения срока исковой давности неправомерно.

Работодателю следует удерживать НДФЛ с подотчетных сумм, которые сотрудник не вернул (не подтвердил документально расходы). Если удержать не удалось, работодатель должен направить уведомление в налоговый орган и сотруднику (п. 5 ст. 226 НК РФ). Подробнее см.: здесь.

Если деньги, полученные под отчет, не будут возвращены работником в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму следует начислить страховые взносы. Сумму начисленных страховых взносов можно зачесть (вернуть), после того как работник (письма ФСС от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 (п. 5), Минтруда от 12.12.2014 № 17-3/В-609):

Пошаговая инструкция:

в программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 3.0)