Справочник хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8

См. также

Учет и хранение трудовых книжек

Порядок ведения и хранения трудовых книжек

Удержания из зарплаты

Учет бланков трудовых книжек

Работодатель при заключении трудового договора с гражданином, который устраивается на работу впервые, обязан оформить ему трудовую книжку и в течение всего срока действия трудового договора вести названную книжку, а при прекращении трудового договора выдать ее работнику (ст. 65, 66 и 84.1 ТК РФ). Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Согласно п. 44 Правил у работодателя постоянно должно быть необходимое количество бланков трудовых книжек (вкладышей в них). Работодатель приобретает бланки трудовой книжки и вкладыши за плату на основании договора с законным распространителем этой продукции – организацией "ГОЗНАК". При выдаче работнику трудовой книжки (вкладыша в нее) работодатель может взимать плату, размер которой определяется суммой расходов на их приобретение (п. 47 Правил). Бланки трудовой книжки хранятся в организации как бланки строгой отчетности (БСО) (п. 42 Правил).

Бухгалтерский учет

Порядок учета бланков трудовых книжек нормативно не закреплен. На практике применяется несколько вариантов учета трудовых книжек:

Организация самостоятельно определяет, какой способ учета трудовых книжек она будет применять, и утверждает его в учетной политике.

Минфин России в рекомендациях аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2007 год (утверждены письмом от 29.01.2008 № 07-05-06/18), указал, что в соответствии с ПБУ 10/99 и ПБУ 9/99 расходы организации по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее относятся на прочие расходы, а плата, взимаемая работодателем с работника при выдаче ему трудовой книжки и вкладыша в нее, – на прочие доходы.

В балансе бланки трудовых книжек могут быть учены на счете 10 "Материалы".

В учетной политике организации можно закрепить положение о том, что стоимость новой трудовой книжки работник возмещает при ее оформлении (п. 47. Правил), кроме случаев, когда старая трудовая книжка испорчена или потеряна по вине организации.

Трудовые книжки хранятся в организации как бланки строгой отчетности на счете 006 "Бланки строгой отчетности" (БСО).

Аналитический учет бланков строгой отчетности ведется в Книге учета бланков строгой отчетности (форма 0504045) по видам, сериям и номерам. В ней указывается дата получения или выдачи бланков, их количество и стоимость. По итогу отчетного периода данные анализируются, после чего выводится остаток. Листы таких книг нумеруются, а сами книги должны быть прошнурованы и опечатаны.

Налоговый учет

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. Обязанность приобретать соответствующие бланки закреплена в подзаконном акте, поэтому затраты на приобретение бланков трудовых книжек являются обоснованными и учитываются при расчете налога на прибыль. Плата, взимаемая с работника при выдаче трудовой книжки (вкладыша), включается в доходы (письмо ФНС от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@).

На дату выдачи трудовой книжки организация, плательщик НДС, должна:

Входной НДС по принятым к учету трудовым книжкам можно принять к вычету, а счет-фактуру зарегистрировать в книге покупок (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

При выдаче бланка трудовой книжки (при увольнении работника) с ее стоимости удерживается НДФЛ только в одном случае: если бланк трудовой книжки (вкладыш в нее) был передан работнику безвозмездно (пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ). Хотя и в этом случае Минфин РФ считает, что факт выдачи ТК можно рассматривать как материальную помощь работнику (до 4 000,00 руб.) и не удерживать НДФЛ (письмо от 01.06.2010 г. № 03-04-06/6-106).

При выдаче трудовой книжки работнику (за плату или бесплатно) со стоимости бланка страховые взносы не начисляются.

Документальное подтверждение

Согласно постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016) "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" с целью учета трудовых книжек (а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее) у работодателей ведутся:

В программе "1С:Бухгалтерия 8" поступление бланков трудовых книжек оформляется документом "Поступление (акт, накладная)", а ее оформление – документом "Реализация (акт, накладная). Забалансовый учет трудовой книжки (как БСО) выполняется ручными проводками в документе "Операция".

Обратите внимание. Формулировки "Выдача бланка трудовой книжки" и "Выдача на руки трудовой книжки" имеют разный смысл и выполняются в разные даты. В первом случае речь идет о заполнении бланка трудовой книжки в момент приема сотрудника на работу, как это предписывает законодательство. В этот день в бухгалтерском учете отражается операция "Реализация трудовой книжки". Во втором – происходит именно выдача трудовой книжки на руки работнику. Эта операция выполняется в день его увольнения и в учете не отражается. Работник только расписывается за полученную на руки трудовую книжку.

 

Пошаговая инструкция:

в программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 3.0)