Руководство по использованию сервиса "1С-Отчетность"

Дата публикации 29.09.2017

Архивация электронных документов 1С-Отчетности и хранение в томах

В программах "1С:Предприятие" реализованы возможности, позволяющие решать проблему накапливающейся электронной корреспонденции в 1С-Отчетности.

Дело в том, что входящая и исходящая корреспонденция (письма, технологические документы и др.) при их отправке и получении сохраняются в информационной базе, тем самым увеличивая ее объем.

Если проблема увеличившегося объема информационной базы мешает вашей работе, то возможны следующие варианты ее решения:

1. Можно выполнить настройку, позволяющую сразу сохранять файлы 1С-Отчетности в отдельную папку на диске (или на сервере). В этом случае файлы не будут сохраняться в информационной базе изначально, но в последующем будут доступны из программы так же, как если бы они хранились в базе.

2. Можно выгрузить сохраненную в информационной базе корреспонденцию 1С-Отчетности с помощью специальной обработки в архив на диске. При этом файлы архива будут удалены из информационной базы (с возможностью восстановления, если это потребуется) и станут недоступны из программы.

Рассмотрим эти оба варианта в нашей статье.

Хранение данных в томах на диске

Рассмотрим вариант 1: можно выполнить настройку, позволяющую сразу сохранять файлы корреспонденции 1С-Отчетности в отдельную папку на диске (или на сервере). В этом случае корреспонденция 1С-Отчетности не будет загружаться в информационную базу изначально, но в последующем будут доступны из программы так же, как если бы они хранились в базе, то есть изменение не повлияет на работу пользователя.

Важная особенность этого варианта заключается в том, что данная настройка может быть задана только для информационной базы в целом. Это означает, что в заданных томах на диске будут храниться не только файлы 1С-Отчетности, но и файлы других механизмов.

Для перехода к настройке перейдите по гиперссылке "Настройки работы с файлами" в разделе "Администрирование" (рис. 1).

Рис. 1

В форме "Настройка работы с файлами" установите флажок "Хранить файлы в томах на диске" (рис. 2). При этом появится предупреждение, что нужно настроить тома (папки), нажмите "ОК".

Рис. 2

Щелкните по гиперссылке "Тома хранения файлов" (рис. 3).

Рис. 3

При этом появиться форма настройки томов (рис. 4). Нажмите кнопку "Создать" для создания нового тома.

Рис. 4

Укажите наименование тома и путь для хранения файлов (рис. 5).

Рис. 5

Хранение в присоединенных файлах БСП используется для новых получаемых и отправляемых файлов, а отправки старых отчетов хранятся по-прежнему. Чтобы перенести старые полученные и отправленные файлы в механизм присоединенных файлов БСП, нужно включить регламентное задание "Перенос сообщений 1С-Отчетности в присоединенные файлы".

Для запуска регламентного задания перейдите из раздела "Администрирования" по гиперссылке "Обслуживание".

Рис. 6

Затем перейдите по гиперссылке "Регламентные и фоновые задания" (рис. 7).

Рис. 7

В списке регламентных заданий выделите задание "Перенос сообщений 1С-Отчетности в присоединенные файлы" и нажмите кнопку "Выполнить сейчас" или "Настроить расписание" (для автоматического выполнения задания в заданной периодичности).

Рис. 8

За один запуск задание переносит только 10 файлов. Вы можете настроить удобное для себя расписание запусков регламентного задания.

После переноса файлов в тома необходимо выполнить реструктуризацию (сжатие) таблиц информационной базы для уменьшения ее физического размера.

Для этого откройте программу в режиме режиме "Конфигуратор" выберите пункт меню "Администрирование" - "Тестирование и исправление".

При работе с клиент-серверным вариантом базы установите флажок "Реструктуризация таблиц информационной базы" (рис. 9).

При работе с файловой базой - флажок "Сжатие таблиц информационной базы" (рис. 10).

Рис. 9

Рис. 10

Архивация данных

Второй вариант решения проблемы предполагает разовую выгрузку файлов 1С-Отчетности в архив на диске с помощью специальной обработки.

При этом данные будут удалены из информационной базы (с возможностью восстановления, если это потребуется) и при попытке доступа к выгруженным файлам из программы пользователь будет видеть сообщение о том, что это невозможно по причине переноса соответствующих файлов в архив. Скачать обработку можно здесь.

ВНИМАНИЕ! Перед выполнением архивирования настоятельно рекомендуется выполнить резервное копирование данных информационной базы. Также убедитесь, что на диске достаточно места для размещения архива.

В поле "Каталог архива" укажите путь для хранения архива (рис. 11).

Рис. 11

Чтобы установить отбор (по организации, по периоду, по видам объектов и контролирующим органам) воспользуйтесь соответствующими вариантами отбора (рис. 12).

Если снять флажок "Не удалять файлы из базы", то после окончания архивации файлы 1С-Отчетности будут удалены из информационной базы и после проведения реструктуризации таблиц (см. ниже) объем базы будет уменьшен.

Для архивации нажмите кнопку "Архивировать".

Рис. 12

По окончании архивации появится сообщение, что архивация завершена (рис. 13).

Рис. 13

После переноса файлов в тома необходимо выполнить реструктуризацию (сжатие) таблиц информационной базы для уменьшения ее физического размера.

Для этого откройте программу в режиме режиме "Конфигуратор" выберите пункт меню "Администрирование" - "Тестирование и исправление".

При работе с клиент-серверным вариантом базы установите флажок "Реструктуризация таблиц информационной базы" (рис. 14).

При работе с файловой базой - флажок "Сжатие таблиц информационной базы" (рис. 15).

Рис. 14

Рис. 15

Восстановление данных из архива

Если при архивации данных файлы 1С-Отчетности были удалены (был снят флажок "Не удалять файлы из базы"), а затем понадобилось их снова загрузить в информационную базу, то можно выполнить восстановление.

Восстановление выполняется с помощью той же обработки, что и архивация.

ВНИМАНИЕ! Восстановить данные можно только в ту информационную базу, из которой была выполнена архивация.

Откройте обработку "Управление архивацией документооборота" и перейдите на закладку "Восстановление" (рис. 16).

Укажите каталог архива, в котором хранятся заархивированные файлы 1С-Отчетности и нажмите кнопку "Восстановить".

Рис. 16

В окне "Настройка восстановления объектов" укажите какие данные за какой период необходимо восстановить (рис. 17) и нажмите "ОК".

Рис. 17

После успешного восстановления появится соответствующее сообщение (рис. 18).

Рис. 18