- Перечень документов, которые можно отправить в ответ на требование ИФНС
- Получение требований и уведомлений ФНС
- Подготовка истребуемых документов в виде сканированных документов и PDF-файлов
- Подготовка истребуемых документов в виде xml-документов
- Загрузка документов из другой базы
- Подготовка истребуемых книг покупок/продаж, журналов счетов-фактур
- Отправка ответа на требование
- Шаблоны ответов на требования ФНС России
В ходе проведения налоговой проверки налоговый орган вправе истребовать документы для проверки у проверяемого лица. Для этого налогоплательщику направляется Требование о представлении документов (информации).
Если организация использует электронный документооборот с налоговым органом, то уведомления и требования о представлении документов поступают в организацию по телекоммуникационным каналам связи.
Примечание
Требования, письма и другие документы, направляемые налоговым органом налогоплательщику отправляются инспекцией по последнему адресу, по которому произошло электронное взаимодействие. Чтобы избежать ситуации, когда требование может приходить в разные информационные базы рекомендуется направить налоговому органу Уведомление о получателе документов.
При представлении документов по требованию ИФНС следует обратить внимание на следующее:
- Если представляемый документ имеет утвержденный формат, он может быть направлен в налоговый орган в формате xml. Документы в формате xml могут подготовить и отправить в ИФНС только те организации, которые осуществляют электронный обмен документами со своими контрагентами (при условии, что эти документы имеют утвержденный ФНС формат).
- Если организация не осуществляет электронный документооборот со своими контрагентами или для истребуемых документов нет утвержденного формата, такие документы направляются в ИФНС в виде скан-образов.
Перечень документов, которые можно отправить в ответ на требование ИФНС
Поскольку перечень документов, имеющих утвержденный ФНС формат, ограничен, в виде xml-файла можно передавать только следующие документы:
- счет-фактура;
- корректировочный счет-фактура;
- товарная накладная (ТОРГ-12);
- акт приемки-сдачи работ (услуг);
- документ о передаче товара при торговых операциях;
- документ о передаче результатов работ (об оказании услуг);
- счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру;
- корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру;
- книга покупок;
- книга продаж;
- дополнительный лист Книги покупок;
- дополнительный лист Книги продаж;
- журнал полученных и выставленных счетов-фактур.
В виде скан-образа, согласно формату, можно отправить любые документы, которые запрашивает у налогоплательщика налоговый орган.
Получение требований и уведомлений ФНС
Полученные требования и уведомления отображаются в сервисе 1С-Отчетность в разделе Входящие на закладке Требования и уведомления (рис. 1).
Рис. 1
Используя фильтры, можно отобрать документы по организациям, периодам, по видам документов от ФНС и по состояниям (требуют подтверждения, требуют ответа и т.д.) (рис.2).
Рис. 2
В верхней части окна находится панель, на которой указано, сколько подтверждений о приеме и ответов на требования необходимо отправить в ближайшее время (рис. 3). На панели отражается информация по требованиям, по которым осталось менее 2-х дней до истечения срока подтверждения или ответа. При нажатии гиперссылки Показать откроется вкладка Требования и уведомления с установленным отбором по состоянию готовности Требует подтверждения или ответа.
Рис. 3
В списке требований и уведомлений статусы документов, которые требуют реакции
пользователя (например, Подтвердите прием или Отправьте ответ),
выделяются красным цветом. Под статусами указываются крайние сроки подтверждений
или ответов (рис. 4). Документы с просроченным сроком подтверждения и ответа помечаются
значком 
.
Сроки рассчитываются автоматически с точностью до часов. При отправке
подтверждения приема или ответа на требование статус документа меняется
и принимает значение Прием подтвержден или Ответ отправлен,
под статусом автоматически отображается дата отправки.
Рис. 4
Ответы на требования выделены в отдельную колонку. При отправке ответа частями рядом со статусом документа также отображается количество ответов. По гиперссылке Ответ отправлен можно перейти в перечень ответов (рис.5).
Рис. 5
При необходимости требование можно перенести на закладку Входящие письма. Для это нажмите на требование правой кнопкой мыши и выберите команду Перенести во Входящие письма (рис. 6). Также из вкладки Входящие письма можно осуществить перенос в Требования и уведомления или в Рассылки, а из вкладки Рассылки - во Входящие письма.
Рис. 6
Подтверждение приема требования
В процессе электронного документооборота при направлении требования и представлении истребуемых документов (информации) в ответ на требование участвуют следующие технологические электронные документы:
- Подтверждение даты отправки.
- Квитанция о приеме.
- Уведомление об отказе в приеме.
- Извещение о получении электронного документа.
Требование считается принятым налогоплательщиком, если налоговому органу поступила квитанция о приеме, подписанная электронной подписью (ЭП) налогоплательщика.
Внимание
Квитанцию о приеме нужно отправить в налоговый орган в течение шести рабочих дней с момента отправки требования ФНС. Если прием требования не будет подтвержден в указанный срок, то налоговый орган вправе заблокировать расчетный счет организации.
Подтвердить прием можно сразу по нескольким требованиям с помощью групповой отправки подтверждения приема. Для этого нажмите кнопку Отправить подтверждения приема на закладке Требования и уведомления (рис. 7).
Рис. 7
В открывшемся окне, используя переключатель, можно выбрать Истекающие или Все требования (рис. 7). Далее отметьте галочками требования, по которым необходимо направить подтверждение, и нажмите Подтвердить прием требований.
Также подтвердить прием можно отдельно в каждом требовании. Для этого перейдите в требование и нажмите кнопку Подтвердить прием (рис. 8).
Рис. 8
При наличии оснований для отказа в приеме требования можно сформировать уведомление об отказе в приеме, используя кнопку Отказать в приеме (рис. 8).
Уведомление об отказе формируется в следующих случаях:
- требование направлено налогоплательщику ошибочно (предназначалось другому адресату);
- требование не соответствует установленному формату;
- в требовании отсутствует (не соответствует) ЭП уполномоченного должностного лица налогового органа.
Сроки отправки подтверждения и ответа указываются в требовании в панели Сроки отправки (рис. 9). Также в панели, перейдя по гиперссылке Подробнее о сроках, можно ознакомиться с более подробной нормативной информацией о сроках.
Рис. 9
Пока подтверждение приема на требование не отправлено, определить срок отправки ответа невозможно. В этом случае в панели Сроки отправки выводится количество отведенных на ответ дней (рис. 8).
После подтверждения приема в панели Сроки отправки отобразится дата отправки подтверждения и определится крайний срок для отправки ответа на требование (рис. 10).
Внимание
Количество дней на ответ определяется из pdf-файла требования путем анализа текста. Если количество дней определить не удалось, то используется минимальный срок – 5 рабочих дней. Крайний срок рассчитывается на основе производственного календаря. Если он не заполнен, срок рассчитывается без учета праздничных дней.
Рис. 10
При необходимости срок ответа на требование можно
скорректировать, нажав значок
(рис.11). В
открывшемся окне при необходимости можно указать, что Ответ уже
дан или Ответ не требуется, установив переключатель в соответствующее положение.
Рис. 11
Для случаев, когда нет возможности представить документы на требование в срок, вы вправе попросить у ФНС отсрочку. Для этого заполните уведомление, используя гиперссылку Попросить (рис.11), либо нажав на кнопку Подготовить ответ, выберите Уведомление о невозможности ответить в срок (рис.12).
Рис. 12
В случае получения от ФНС положительного ответа на уведомление срок ответа на требование автоматически скорректируется.
Подготовка и отправка документов в ответ на требование
Чтобы подготовить и отправить документы в ответ на требование необходимо нажать кнопку Подготовить ответ и выбрать Ответ на требование документов (информации) (рис. 13).
Рис. 13
При этом открывается форма Ответ на требование о представлении документов (рис. 14).
Для вставки документов в ответ на требование используются кнопки Загрузить с диска и Выбрать из базы, в зависимости от места хранения документов.
Максимальный размер всех файлов, добавляемых в ответ, составляет 72 Мб.
Если объем вложений превышает установленный размер, то в форме появится надпись, что допустимый размер превышен с гиперссылкой "Разбить ответ на несколько". Нажмите на гиперссылку, чтобы программа автоматически разбила ответ на части. Разбивка не выполняется только в том случае, если один файл вложения превышает размер 72 Мб, поэтому будьте внимательны.
При попытке отправить ответ, где вложения превышают допустимый размер, так же появится диалоговое окно, с предложением разбить ответ на части.
Рис. 14
Подготовка истребуемых документов в виде сканированных документов и PDF-файлов
Если сканированные документы не были загружены в информационную базу ранее, то чтобы вставить в ответ на требование сканы или PDF-файлы истребуемых документов нажмите кнопку Загрузить с диска и выберите команду Сканированные документы и PDF-файлы (рис.15).
Примечание
Если сканированные документы были загружены в информационную базу ранее (например, отправлялись в ответ на другие требования из ИФНС), используйте кнопку Выбрать из базы - Сканированные документы и PDF-файлы из предыдущих ответов. Подробно об этом см. ниже.
Рис. 15
Далее выберите файлы документов и нажмите кнопку Открыть.
При этом появляется форма Подготовка документа к отправке, в которой отобразятся добавленные файлы. Программа автоматически определяет вид PDF приложенных файлов (рис. 16), но при необходимости, вы можете выбрать один из возможных видов:
- неотсканированные PDF-файлы – файлы, созданные в программе в формате PDF и сохраненные в формате PDF;
- скан-копия в формате PDF – файлы, отсканированные или сфотографированные и сохраненные в формате PDF.
Разделение документов в ответ на требование было доработано в соответствии с приказом ФНС России от 19.04.2023 № ЕД-7-26/263@.
Рис. 16
При наличии вы можете приложить файл электронной подписи, созданный вашей организацией, или файл электронной подписи, созданный контрагентом, в графе Эл. подпись (не путать с сертификатом электронной подписи, который иногда также называют "электронная подпись"). Для выбора файла электронной подписи нажмите на кнопку подбора и укажите вид электронной подписи: встроена в PDF-файл или отдельным файлом и, если подпись отделенная, то приложите ее (рис.17). В случае если для неотсканированных PDF-файлов подпись не будет приложена, при отправке ответа на требование файлы будут подписаны автоматически электронной подписью пользователя, отправляющего ответ.
Рис. 17
Далее заполните реквизиты документа в поле Наименование, реквизиты или иные признаки документа-источника вручную или выберите документ из информационной базы, используя кнопку подбора. Указать можно номер, дату, вид документа-источника или любую другую информацию в произвольном виде. Если добавляемый документ имеет документ-основание (договор, заказ-наряд, счет на оплату, заявка покупателя или иной первичный документ, подтверждающий возникновение договорных отношений между участниками сделки), заполните поле Наименование, реквизиты или иные признаки документа-основания (необязательно).
После заполнения всех необходимых сведений о документе нажмите кнопку Добавить в ответ на требование. При этом появится форма Пункт требования, где необходимо указать пункт исходного требования, в ответ на который отправляется документ (рис. 18).
Рис. 18
Данные о документе будут сохранены в форме ответа на требование. Для работы со строкой документа используйте кнопки формы ответа на требование по кнопке Еще (рис. 19).
Рис. 19
Если сканированные документы были загружены в информационную базу ранее, например, отправлялись в ответ на другие требования ИФНС, используйте кнопку Выбрать из базы – Сканированные документы и PDF-файлы из предыдущих ответов (рис. 20).
Рис. 20
В открывшемся окне выберите нужные документы и нажмите кнопку Выбрать (рис.21). При добавлении документа потребуется также указывать пункт требования ИФНС, как было описано выше.
Рис. 21
Также по кнопке Выбрать из базы – Документы из базы (рис.22) вы можете выбрать из списка вид документа и в открывшемся окне с зажатой кнопкой Ctrl выбрать сразу несколько документов, которые будут добавлены в ответ на требование.
Рис. 22
Подготовка истребуемых документов в виде xml-документов
Если представляемый документ имеет утвержденный формат, он может быть направлен в налоговый орган в формате xml. Документы в формате xml могут подготовить и отправить в ИФНС только те организации, которые осуществляют электронный обмен документами со своими контрагентами (при условии, что эти документы имеют утвержденный ФНС формат).
Рассмотрим стандартную ситуацию, когда документы в формате xml находятся в той же информационной базе, в которой подготавливается ответ на требование.
Описание для случая, когда истребуемые xml-документы находятся в другой информационной базе, см. ниже.
Для отправки истребуемого документа в формате xml в форме ответа на требования нажмите кнопку Выбрать из базы и выберите команду Электронные документы 1С-ЭДО, 1С-Такском (рис. 23).
Рис. 23
При этом появляется форма списка документов, отправленных/принятых в электронном виде и имеющих утвержденный ФНС формат (рис. 24). Выделите документ и нажмите кнопку Выбрать для вставки документа в форму ответа на требование.
Рис. 24
Загрузка документов из другой базы
Если документы, которые необходимо отправить в ответ на требование, находятся в другой информационной базе, то их можно выгрузить из этой базы в специальный архивный файл, затем загрузить в информационную базу, в которой требуется подготовить ответ на требование. При этом загружаются не только сами документы, но и файлы электронных подписей к ним. О том, как выгрузить документы в файл обмена см. инструкцию "Формирование файла выгрузки электронных документов для передачи в ФНС". Формат файла обмена приведен здесь.
Для загрузки документов из другой базы нажмите кнопку Загрузить с диска и выберите команду Документы из другой базы (рис. 25).
Рис. 25
При этом откроется окно, в котором в зависимости от формата документов – XML или же PDF, TIF, JPG, PNG – нажмите кнопку Загрузить (рис.26) и далее выберите файлы для загрузки.
Подготовка истребуемых книг покупок/продаж, журналов счетов-фактур
При нажатии на кнопку Выбрать из базы - Книги покупок/продаж, журналы счетов-фактур (рис. 27) к ответу на требование можно приложить истребуемые документы:
- книга покупок;
- книга продаж;
- журнал полученных и выставленных счетов-фактур;
- дополнительный лист книги покупок;
- дополнительный лист книги продаж.
Рис. 27
При этом открывается форма Отчеты НДС в электронном виде (рис. 28). Если документы за выбранный налоговый период отсутствуют нажмите кнопку Сформировать за период.
При этом выбранные документы будут добавлены в ответ на требование в формате xml.
Рис. 28
Отправка ответа на требование
Истребуемый документ, составленный в электронном виде по установленным форматам и содержащий реквизиты требования, должен быть подписан ЭП налогоплательщика и направлен по ТКС в адрес налогового органа.
После подготовки всех необходимых истребуемых документов для отправки ответа на требование нажмите кнопку "Отправить" (рис. 29). Перед отправкой будет произведено подписание.
Рис. 29
При получении от налогоплательщика истребуемого документа в электронном виде по ТКС и отсутствии оснований для отказа в приеме налоговый орган в течение одного рабочего дня с момента его получения формирует квитанцию о приеме, подписывает ее ЭП уполномоченного должностного лица налогового органа и направляет налогоплательщику (рис. 30). При наличии оснований для отказа в приеме истребуемого документа налоговый орган формирует уведомление об отказе в приеме и направляет его налогоплательщику (рис. 31).
Результат приема ответа на требование можно увидеть в колонке "Состояние" в разделе "Письма" (рис. 32).
Рис. 30
При нажатии на ссылку со статусом состояния открывается форма "Этапы отправки", в которой можно увидеть все этапы отправки (рис. 34).
Внимание
Истребуемый документ считается принятым налоговым органом, если налогоплательщику поступила квитанция о приеме, подписанная ЭП должностного лица налогового органа.
Квитанцию о приеме можно посмотреть в форме "Этапы отправки" (рис. 31).
Рис. 31
Рис. 32
Шаблоны ответов на требования ФНС России
Если вы получили требование ФНС России о предоставлении документов (информации), то для ответа вы можете использовать готовый шаблон.
Чтобы воспользоваться шаблоном в ответе на требование нажмите на кнопку Заполнить по шаблону. В открывшемся списке выберите нужный шаблон (рис.33).
Рис.33
После выбора шаблона его текст отобразится в форме ответа на требование (рис.34). Данные, которые есть в программе, например, название организации, уже будут в нем заполнены. Для удобства в тексте шаблона данные выделены желтым цветом. При отправке в ФНС России выделение цветом будет убрано автоматически.
Рис.34
При выборе некоторых шаблонов необходимо будет заполнить таблицы для добавления информации в пояснение (рис.35). В таблице вы можете выбрать значения из справочника или добавить свои.
Рис.35
Используя кнопку Вставить в текст вы можете вставить в шаблон следующие данные (рис.36):
- Реквизиты организации;
- Наименование требования;
- Код ИФНС из требования;
- Текущая дата или интервал дат;
- Сумма прописью;
- Наименование отчета;
- Контрагент;
- Исполнитель.
Рис.36
При необходимости вы можете отредактировать текст ответа вручную. Для работы с документом используйте кнопки на командной панели (рис.37).
Рис.37
Если к ответу на требование требуется приложить документы, используйте кнопки Загрузить с диска и Выбрать из базы на панели справа (рис.38).
Рис.38
При необходимости вы можете отредактировать шаблоны или создать свой шаблон и сохранить. Для этого нажмите кнопку Настроить шаблоны (рис.39).
Рис.39
В открывшемся справочнике шаблонов, используя кнопку Создать, вы можете создать шаблон на основе стандартного шаблона или пустой шаблон для последующего заполнения (рис.40).
Рис.40
Для редактирования шаблонов используйте кнопку Изменить в виде карандашика. После редактирования или создания шаблона нажмите кнопку Записать. Новый шаблон будет добавлен в справочник шаблонов.
После подготовки пояснения направьте его в ФНС России, используя кнопку Отправить. После отправки пояснение отобразится в панели документов справа (рис.41).
Рис.41
