Электронный документооборот

Применение ЭДО при реализации товаров комиссионером в "1С:Бухгалтерии 8"

Дата публикации 30.08.2019

Использован релиз 3.0.72

Внимание

В соответствии с Федеральным законом от 03.08.2018 № 303-ФЗ с 1 января 2019 года производится изменение налоговой ставки НДС с 18% на 20% (с 18/118 на 20/120 и с 15,25% на 16,67%).

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Пример

Организации ООО «Дельта» (комиссионер) и ООО «Одежда и обувь» (комитент), применяющие общую систему налогообложения и являющиеся плательщиками НДС, заключили договор комиссии, по которому комиссионер за вознаграждение реализует покупателям товары комитента. По условиям договора комиссионер реализует товары по ценам, не ниже цен, указанных в накладной на передачу товаров, и участвует в расчетах. Вознаграждение комиссионера составляет 10% от выручки за реализованные товары и удерживается из денежных средств, полученных от покупателей. Дополнительная выгода принадлежит комитенту. Стороны также заключили соглашение об обмене электронными документами (в том числе счетами-фактурами).

21 августа 2019 года комиссионер принял от комитента на реализацию 10 шт. женских костюмов на сумму 106 200,00 руб.;

23 августа 2019 года комиссионер реализовал 5 шт. костюмов ООО "Стиль" на сумму 53 100,00 руб. (в т.ч. НДС 20% - 8 850,00 руб.), выставив счет-фактуру № 1 от 23.08.2019;

26 августа 2019 года комиссионер представил комитенту отчет о реализованных комиссионных товарах и счет-фактуру № 2 от 26.08.2019 на сумму своего вознаграждения;

27 августа 2019 года комиссионер получил от комитента "перевыставленный" счет-фактуру № 5 от 23.08.2019.

Применяя ЭДО при реализации товаров комитента, комиссионер должен выполнить следующие действия:

  1. Выполнить (проверить) настройку учетной системы.
  2. Получить от комитента первичный документ на комиссионные товары в электронном виде.
  3. Оформить первичный документ и счет-фактуру на реализацию комиссионных товаров покупателю.
  4. Сформировать и отправить комитенту отчет комиссионера о реализованных товарах в электронном виде и электронный счет-фактуру на вознаграждение.
  5. Получить от комитента подтверждение отчета комиссионера и перевыставленный электронный счет-фактуру на реализованные товары.

1. Выполнение (проверка) настройки учетной системы

Организации ООО "Дельта", осуществляющей деятельность в рамках комиссионной торговли, необходимо в справочнике "Функциональность программы" (раздел Главное - подраздел Настройки - Функциональность) на закладке "Торговля" проверить использование функциональности "Продажа товаров или услуг комитентов (принципалов)" (рис. 1).

Рис. 1

Для того, чтобы обмениваться электронными документами, необходимо выполнить соответствующие настройки, с которыми можно подробно ознакомиться в отдельных разделах статьи "Настройка обмена электронными документами":

Для настройки обмена электронными документами с конкретным контрагентом необходимо в настройках ЭДО (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО) на закладке "Настройки отправки" выбрать конкретного контрагента и перейти в список используемых документов (рис. 2).

Рис. 2

Для настройки электронного обмена с комитентом ООО "Одежда и обувь" необходимо в списке документов (рис. 3):

Поскольку при передаче товаров комитентом комиссионеру на реализацию не выставляются счета-фактуры, а при выставлении счетов-фактур на комиссионное вознаграждение не формируются первичные учетные документы, необходимо снять флажки для значений:

При выставлении документа на передачу товаров до 01.01.2020 могут применяться три формата, которые утверждены:

При выставлении счетов-фактур до 01.01.2020 действуют два формата, которые утверждены:

В данном примере для обмена с комитентом применяются следующие форматы электронных документов:

Также для выбранных документов необходимо настроить порядок обмена (рис. 3):

Рис. 3

Далее необходимо провести настройку электронного обмена с покупателем ООО "Стиль".

Если комиссионер и покупатель договорились применять при реализации товаров и при выставлении счетов-фактур один документ (УПД), создаваемый по формату представления документа об отгрузке товаров, включающего в себя счет-фактуру, утв. Приказом № 820, то необходимо установить флажки для значений (рис. 4):

Также для выбранных документов необходимо настроить порядок обмена (рис. 4):

Рис. 4

В настройках ЭДО (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО) на закладке "Настройки получения" можно выбрать способ обработки поступающих электронных документов в учетной системе (рис. 5). По умолчанию устанавливается значение "Автоматически" с выбором соответствующего документа учетной системы.

Рис. 5

<<- вернуться в начало

2. Получение от комитента первичного документа на комиссионные товары в электронном виде

Получение первичных документов в электронном виде для оформления операции поступления товаров от комитента происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:

Рис.6

Полученный электронный документ на передачу товаров (информация продавца) помещается в папку "Отразить в учете", а также в папки "Утвердить" и "Подписать" списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 7).

Рис. 7

Из формы списка документов "Текущие дела ЭДО" можно просмотреть поступивший документ (рис. 8), дважды щелкнув по активной строке с названием электронного документа "Товарная накладная" (графа "Вид документа") (рис. 7).

Рис. 8

Одновременно на основании полученного электронного документа о передаче товаров (информации продавца) создается новый документ в учетной системе "Поступление (акт, накладная)" (рис. 9).

Открыть новый документ "Поступление (акт, накладная)" можно:

Рис. 9

В новом непроведенном документе "Поступление (акт, накладная)" (рис. 9), сформированном на основании полученного электронного документа на передачу товаров (информации продавца), будут автоматически заполнены сведения:

ВНИМАНИЕ! В учетной системе документы "Поступление (акт, накладная)" (рис. 9) будет сформирован датой получения файла электронного документа о передаче товаров. Если фактическая дата поступления товаров отличается от даты получения электронного документа, то дату документа "Поступления (акт, накладная)" необходимо скорректировать, т.е. привести в соответствие с реальным фактом хозяйственной жизни.

Перед проведением в документе "Поступление (акт, накладная)" необходимо заполнить поля "Склад" и "Договор", после чего автоматически заполнятся соответствующие счета учета.

Рис. 10

Поскольку счет-фактура при передаче товаров комитентом комиссионеру не составляется, в строке "Счет-фактура" документа "Поступление (акт, накладная) выводится сообщение "Не требуется" (рис. 10).

Информацию о состоянии обмена электронным документом на передачу товаров комиссионер может увидеть в информационной строке, в которой будет размещена информация "Требуется утверждение" (рис. 10).

Кроме того, подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить комиссионеру со своей стороны в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 11), открываемой по гиперссылке строки состояния электронного обмена из документа "Поступление (акт, накладная)" (рис. 10).

Рис. 11

Полученный документ на передачу товаров (информацию продавца) комиссионер должен проверить и утвердить, а также сформировать свою часть первичного документа (информацию покупателя).

Если претензий к полученному первичному документу нет, то покупатель утверждает документ на передачу товаров (информацию продавца), выполнив соответствующую команду одним из способов:

Рис. 12

После утверждения документа автоматически формируется документ на передачу товаров (информация покупателя), который помещается в папку "Подписать" списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 13).

Рис. 13

Также подписать сформированный новый документ можно из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - Документы на подпись). Все сформированные электронные документы по выбранному сертификату подписываются при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату (рис. 14).

Рис. 14

Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 15).

Рис. 15

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" (рис. 16) отсутствует флажок, то сформированный и подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО.

При такой настройке документ, помещенный в папку "Подписать" списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 13), будет одновременно и подписываться, и отправляться с помощью команды Подписать и отправить.

Рис. 16

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:

Рис. 17

Также отправить сформированный и подписанный документ можно:

Рис. 18

Также после получения электронного документа на передачу товаров (информации продавца) будет автоматически сформировано извещение о получении согласно выполненной настройке обмена (рис. 3) для отправки продавцу, которое также необходимо подписать и отправить (рис. 18).

На этом обмен первичным документом (накладной на передачу товаров в электронном виде) будет завершен (рис. 19).

Рис.19

После проведения документа "Поступление (акт, накладная)" в регистр бухгалтерии вводится запись по дебету счета 004.01 на стоимость поступивших на реализацию товаров (рис. 20).

Рис. 20

<<- вернуться в начало

3. Оформление первичного документа и счета-фактуры на реализацию комиссионных товаров покупателю

Для выполнения операции реализации комиссионных товаров покупателю необходимо создать документ "Реализация (акт, накладная)" (раздел Продажи - подраздел Продажи) (рис. 21).

Сведения в табличную часть можно внести на основании информации о поступлении товаров на комиссию, воспользовавшись кнопкой Заполнить. Однако если из всей партии поступивших товаров реализуется только часть, или цена реализации до договору с покупателем отличается от той, по которой товары были переданы комитентом, показатели соответствующих граф необходимо скорректировать вручную.

Рис. 21

В результате проведения документа "Реализация (акт, накладная)" будут сформированы соответствующие проводки (рис. 21):

Рис. 22

Для создания счета-фактуры на отгруженные покупателю товары необходимо нажать на кнопку Выписать счет-фактуру внизу документа "Реализация (акт, накладная)" (рис. 21). При этом автоматически создается документ "Счет-фактура выданный", а в форме документа-основания появляется гиперссылка на созданный счет-фактуру.

В новом проведенном документе "Счет-фактура выданный" (рис. 23), который можно открыть по гиперссылке, все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа "Реализация (акт, накладная)".

Рис. 23

Если между комиссионером и покупателем заключено соглашение об электронном документообороте с применением электронного формата представления документа об отгрузке товаров, включающего в себя счет-фактуру, то:

ВНИМАНИЕ! Если комитент и комиссионер применяют электронный документооборот, то у комиссионера отсутствует обязанность по составлению в адрес покупателя документов, в том числе счетов-фактур, только в электронном виде (письмо ФНС России от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769). Следовательно, между комиссионером и покупателем обмен первичными документами и счетами-фактурами может осуществляться как в электронной форме, так и на бумажном носителе.

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного документа об отгрузке товаров, включающего в себя счет-фактуру (электронного УПД), необходимо выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Реализация (акт, накладная)" или документа "Счет-фактура выданный".

Сформировать электронный УПД также можно с помощью команды Сформировать из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния), которая открывается:

Из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) можно также получить подробные сведения о движении электронного УПД и связанных с ним документов, а также о действиях, которые уже выполнены и должны быть выполнены в дальнейшем всеми участниками обмена.

Формирование электронного УПД также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав в папке "Создать" один из документов ("Реализация (акты, накладные)" или "Счет-фактура выданный") и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 24).

Перейти в список документов "Текущие дела ЭДО" можно из документов "Реализация (акт, накладная)" (рис. 21) или "Счет-фактура выданный" (рис. 23), выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО).

Рис. 24

Подробнее об обмене электронным УПД см. здесь.

После завершения обмена электронным документом с покупателем в документах "Реализация (акт, накладная)" и "Счет-фактура выданный" в информационной строке состояния электронного обмена появится статус "ЭДО завершен" (рис. 25).

Рис. 25

<<- вернуться в начало

4. Формирование и отправка комитенту отчета о продажах в электронном виде и электронного счета-фактуры на вознаграждение

Отчет комитенту о продажах оформляется с помощью документа "Отчет комитенту" с видом операции "Отчет о продажах" (раздел Покупки - подраздел Покупки - Отчеты комитентам).

На закладке "Главное" (рис. 26) необходимо указать основные реквизиты отчета комитенту: номер и дату отчета, наименование комитента и номер договора, способ расчета комиссионного вознаграждения, ставку НДС комиссионного вознаграждения, порядок учета вознаграждения.

Поля "Способ расчета" и "% вознаграждения" заполняются по умолчанию, если эти реквизиты указаны в форме договора с комитентом.

Суммы в полях "Всего" и "НДС (в т.ч.)" и в отношении проданных товаров комитента, и в отношении комиссионного вознаграждения рассчитываются автоматически согласно данным, заполненным на закладке формы документа "Товары и услуги".

Рис. 26

На закладке "Товары и услуги" необходимо указать сведения о товарах, реализованный комиссионером за отчетный период.

Заполнение табличной части документа можно произвести с помощью кнопки Заполнить, выбрав способ заполнения - "Заполнить реализованным по договору" (рис. 27).

Рис. 27

На закладке "Денежные средства" отражается информацию о поступивших от покупателей денежных средствах. Поскольку предварительная оплата и (или) оплата от покупателей не поступала, то данная закладка не заполняется.

В результате проведения документа "Отчет комитенту" будут внесены записи в регистр бухгалтерии (рис. 28):

Рис. 28

До создания электронного документа "Отчет комитенту" в информационной строке состояния электронного обмена будет размещена информация "ЭДО не начат" (рис. 29).

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного документа "Отчет комитенту" необходимо выбрать из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО документа "Отчет комитенту", команду Отправить электронный документ (рис. 29).

Рис. 29

Сформировать электронный документ "Отчет комитенту" можно из списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав в папке "Создать" документ "Отчет комитенту" и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 30).

Рис. 30

Отправленный документ "Отчет комитенту", который требует утверждения контрагентом (комитентом), перекладывается в папку документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 31).

Рис. 31

Дважды щелкнув по активной строке списка документов "Текущие дела ЭДО" можно перейти в форму просмотра сформированного электронного документа "Отчет комитенту" ("Отчет о продажах комиссионного товара") (рис. 32).

Рис. 32

Если утверждение, подписание и отправка документа осуществляются разными лицами и в различное время, то необходимо последовательно выполнять эти действия в отношении сформированного документа "Отчет комитенту". По мере выполнения команд документ будет последовательно перекладываться в соответствующие папки формы списка документов "Текущие дела ЭДО": "Утвердить" - "Подписать" - "Отправить" - "На контроле".

После отправки электронного документа "Отчет комитенту" в информационной строке состояния электронного обмена документа "Отчет комитенту" отражается информация о том, что "Ожидается извещение о получении" (рис. 33).

Рис. 33

Из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния), которая открывается по гиперссылке информационной строки состояния электронного обмена документа "Отчет комитенту" (рис. 33), можно получить подробные сведения о движении электронного документа и связанных с ним документов, а также о действиях, которые уже выполнены и должны быть выполнены в дальнейшем всеми участниками обмена;

Так, при обмене электронным документом "Отчет комитенту" комиссионер должен получить:

Рис. 34

Для создания счета-фактуры на комиссионное вознаграждение необходимо нажать на кнопку Выписать счет-фактуру внизу документа "Отчет комитенту" (рис. 33). При этом автоматически создается документ "Счет-фактура выданный", а в строке "Счет-фактура" документа-основания появляется гиперссылка на созданный счет-фактуру.

В новом проведенном документе "Счет-фактура выданный" (рис. 35), который можно открыть по гиперссылке, все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа "Отчет комитенту".

Рис. 35

Поскольку между комитентом и комиссионером существует действующее соглашение о применении электронного документооборота, то в документе "Счет-фактура выданный" (рис. 35) в информационной строке состояния электронного обмена будет стоять гиперссылка "Требуются действия с нашей стороны".

Для автоматического формирования, подписания и отправки комитенту электронного счета-фактуры на вознаграждение необходимо:

Рис. 36

После отправки электронного счета-фактуры продавец ожидает (рис. 37):

Рис. 37

Подробнее о порядке обмена счетами-фактурами в электронной форме см. здесь.

После выполнения всех необходимых действий в отношении служебных документов, применяемых при обмене электронными счетами-фактурами согласно Порядку обмена, обмен электронным счетом-фактурой будет завершен (рис. 38).

Рис. 38

<<- вернуться в начало

5. Получение от комитента подтверждения отчета комиссионера и перевыставленного счета-фактуры на реализованные товары

Получение от комитента подтверждения "Отчета о продажах комиссионного товара" и перевыставленного счета-фактуры на отгруженные покупателям товары происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:

После получения от комитента подтверждения электронного документа "Отчет о продаж комиссионного товара" отправленный электронный документ удаляется из папки документов @На контроле@ формы списка "Текущие дела ЭДО".

В документе учетной системы "Отчет комитенту" в информационной строке состояния электронного обмена отражается значение "ЭДО завершен" (рис. 39).

Рис. 39

Получение от комитента перевыставленного счета-фактуры происходит во время очередного сеанса отправки и получения электронных документов.

Поступивший от комитента перевыставленный электронный счет-фактура помещается в папку "Отразить в учете", а также в папку "Утвердить" списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 40).

Рис. 40

Дважды кликнув по активной строке с названием электронного документа "Счет-фактура" (графа "Вид документа") (рис. 40) можно перейти в форму просмотр поступившего от комитента перевыставленного электронного счета-фактуры (рис. 41).

Рис. 41

Кроме того, на основании полученного перевыставленного электронного счета-фактуры в учетной системе комиссионера формируется новый документ "Счет-фактура полученный".

Дважды кликнув по активной строке с названием документа учетной системы "Счет-фактура полученный" (графа "Отражение в учете") списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 40) или по гиперссылке Документ учета формы просмотра поступившего электронного документа (рис. 41) можно перейти в новый автоматически сформированный документ учетной системы "Счет-фактура полученный" (рис. 42).

Рис. 42

Для увязки поступившего от комитента перевыставленного счета-фактуры со счетом-фактурой, выставленным комиссионером покупателю при отгрузке товаров, необходимо:

Рис. 43

Перейдя по гиперссылке информационной строки состояния электронного обмена документа "Счет-фактура полученный" в форму "Электронные документы" (Таблицу состояния) можно проконтролировать все действия, которые необходимо выполнить каждому участнику обмена в отношении полученного перевыставленного счета-фактуры (рис. 44).

Рис. 44

После выполнения команды Утвердить перевыставленный счет-фактура будет удален из папки документов Утвердить списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 40).

После обработки необходимых служебных документов, предусмотренных Порядком обмена электронными счетами-фактурами, в информационной строке состояния электронного обмена документа "Счет-фактура полученный" появится отметка "ЭДО завершен" (рис. 45).

Рис. 45

<<-вернуться в начало