Электронный документооборот

Дата публикации 28.04.2015;

Использован релиз 3.0.39

Применение ЭДО при реализации товаров комиссионером в "1С:Бухгалтерии 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Пример

Организации ООО «Дельта» (комиссионер) и ООО «Одежда и обувь» (комитент), применяющие общую систему налогообложения и являющиеся плательщиками НДС, заключили договор комиссии, по которому комиссионер за вознаграждение реализует покупателям товары комитента. По условиям договора комиссионер реализует товары по ценам, не ниже цен, указанных в накладной на передачу товаров, и участвует в расчетах. Вознаграждение комиссионера составляет 10% от выручки за реализованные товары и удерживается из денежных средств, полученных от покупателей. Дополнительная выгода принадлежит комитенту. Стороны также заключили соглашение об обмене электронными документами (в том числе счетами-фактурами).

6 апреля 2015 года комиссионер принял от комитента на реализацию 5 шт. мужских костюмов на сумму 64 900,00 руб.;

8 апреля 2015 года комиссионер реализовал 5 шт. костюмов ООО "Стиль" на сумму 64 900,00 руб. (в т.ч. НДС 18% - 9 900,00 руб.);

8 марта 2015 года комиссионер представил комитенту отчет о реализованных комиссионных товарах и счет-фактуру № 8 от 08.04.2015 на сумму своего вознаграждения;

9 апреля 2015 года комиссионер получил от комитента "перевыставленный" счет-фактуру № 7 от 08.04.2015.

 

Применяя ЭДО при реализации товаров комитента, комиссионер должен выполнить следующие действия:

  1. Выполнить (проверить) настройку учетной системы.
  2. Получить от комитента первичный документ на комиссионные товары в электронном виде.
  3. Оформить первичный документ и счет-фактуру на реализацию комиссионных товаров покупателю.
  4. Сформировать и отправить комитенту отчет комиссионера о реализованных товарах в электронном виде и электронный счет-фактуру на вознаграждение.
  5. Получить от комитента подтверждение отчета комиссионера и перевыставленный электронный счет-фактуру на реализованные товары.

1. Выполнение (проверка) настройки учетной системы

Организации ООО "Дельта", осуществляющей деятельность в рамках комиссионной торговли, необходимо в справочнике "Функциональность программы" (раздел Главное - подраздел Настройки) на закладке "Торговля" проверить использование функциональности "Продажа товаров или услуг комитентов (принципалов)" (рис. 1).

Рис. 1

Для того, чтобы обмениваться электронными документами, необходимо выполнить соответствующие настройки, с которыми можно подробно ознакомиться в отдельных разделах статьи "Настройка обмена электронными документами":

Кроме того, при обмене электронными документами в рамках посреднической деятельности необходимо в профиле настроек ЭДО организации-комиссионера (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) на закладке "Виды электронных документов" в списке отметить флажком документ "Отчет о продажах комиссионного товара" (рис. 2).

Рис. 2

<<- вернуться в начало

2. Получение от комитента первичного документа на комиссионные товары в электронном виде

Получение первичных документов в электронном виде для оформления операции поступления товаров происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:

Рис. 3

Полученный электронный документ ТОРГ-12 (титул продавца), который нуждается в утверждении и подписании со стороны комиссионера, помещается в папку Утвердить списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 4).

Рис. 4

Кроме того, поступивший электронный документ, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке "Архив ЭДО", открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы в зависимости от настроек панели навигации) (рис. 5).

Рис. 5

Перейти в форму просмотра поступившего документа (рис. 6) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 4)или "Архив ЭДО" (рис. 5).

Рис. 6

Одновременно на основании полученного электронного документа ТОРГ-12 (титул продавца) создается новый документ в учетной системе "Поступление: Товары, услуги, комиссия" (рис. 7).

Открыть новый документ "Поступление: Товары, услуги, комиссия" можно:

Рис. 7

В новом непроведенном документе "Поступление: Товары, услуги, комиссия" (рис. 7), сформированном на основании полученного электронного документа ТОРГ-12 (титул продавца), будут автоматически заполнены сведения:

Однако если товар поступил от данного комитента впервые, и номенклатуры комиссионера и комитента не синхронизированы, то в документе "Поступление: Товары, услуги, комиссия" будет отсутствовать наименование приобретенных товаров в поле "Номенклатура" (рис. 7).

Для его заполнения необходимо произвести сопоставление номенклатуры комитента и комиссионера, перезаполнив документ "Поступление: Товары, услуги, комиссия" по команде Перезаполнить по электронному документу из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 7).

В открывшейся форме "Сопоставление данных по номенклатуре" необходимо:

Рис. 8

После выполнения этих действий поле "Номенклатура" в документе "Поступление: Товары, услуги, комиссия" будет автоматически заполнено соответствующими сведениями (рис. 9). Такие действия по синхронизации номенклатуры выполняются один раз. В дальнейшем, при поступлении от того же контрагента тех же товаров, сведения о них (наименование, счета учета) будут заполняться в документе "Поступление: Товары, услуги, комиссия" автоматически.

Перед проведением в документе "Поступление: Товары, услуги, комиссия" необходимо заполнить поле "Склад".

Рис. 9

Поскольку счет-фактура при передаче товаров комитентом комиссионеру не составляется, в строке Счет-фактура документа "Поступление: Товары, услуги, комиссия" выводится сообщение "Не требуется".

Информацию о состоянии полученного электронного документа ТОРГ-12 комиссионер может увидеть в строке Состояние ЭД (рис. 9).

Кроме того, подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить комиссионеру со своей стороны в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 10), открываемой по гиперссылке строки Состояние ЭД или по команде ЭДО - Открыть электронные документы из документа "Поступление: Товары, услуги, комиссия" (рис. 7).

Рис. 10

Полученный документ ТОРГ-12 (титул продавца) покупатель должен проверить и утвердить, а также сформировать свою часть первичного товаросопроводительного документа – ТОРГ-12 (титул покупателя).

Если претензий к полученному первичному документу нет, то покупатель утверждает документ ТОРГ-12 (титул продавца), выполнив соответствующую команду одним из способов:

После утверждения документа автоматически формируется документ ТОРГ-12 (титул покупателя), который помещается в папку Подписать списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 11).

Рис. 11

Подписание нового документа ТОРГ-12 (титул покупателя) производится из списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 11).

Также подписать сформированный новый документ можно из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - гиперссылка панели команд Документы на подпись). Все сформированные электронные документы по выбранному сертификату подписываются при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату (рис. 12).

Рис. 12

Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 13).

Рис. 13

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) а строке Отложенная отправка электронных документов (рис. 14) отсутствует флажок, то сформированный и подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО.

Рис. 14

При такой настройке документ, помещенный в папку Подписать списка "Текущие дела ЭДО", будет одновременно и подписываться, и отправляться с помощью команды Подписать и отправить (рис. 15).

Рис. 15

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:

Рис. 16

Также отправить сформированный и подписанный документ можно:

Рис. 17

Также после получения электронного документа ТОРГ-12 (титул продавца) будет автоматически сформировано извещение о получении для отправки продавцу, которое также необходимо подписать и отправить (рис. 17).

На этом обмен первичным документом - товарной накладной ТОРГ-12 в электронном виде - будет завершен (рис. 18).

Рис.18

После проведения документа "Поступление: Товары, услуги, комиссия" в регистр бухгалтерии вводится запись по дебету счета 004.01 на стоимость поступивших на реализацию товаров (рис. 19).

Рис. 19

<<- вернуться в начало

3. Оформление первичного документа и счета-фактуры на реализацию комиссионных товаров покупателю

Для выполнения операций реализации комиссионных товаров необходимо создать документ "Реализация товаров" (раздел Продажи - подраздел Продажи) (рис. 20).

При заполнении нового документа нужно:

На закладке "Товары" необходимо внести сведения о реализуемых товарах (количество, цена, сумма, ставка и сумма НДС), а также указать счет учета.

Сведения в табличную часть можно внести на основании информации о поступлении товаров на комиссию, воспользовавшись кнопкой Заполнить. Однако если из всей партии поступивших товаров реализуется только часть, или цена реализации до договору с покупателем отличается от той, по которой товары были переданы комитентом, показатели соответствующих граф необходимо скорректировать вручную.

Рис. 20

В результате проведения документа "Реализация товаров" будут сформированы соответствующие проводки (рис. 21):

Рис. 21

Для создания счета-фактуры на отгруженные покупателю товары необходимо нажать на кнопку Выписать счет-фактуру внизу документа "Реализация товаров" (рис. 20). При этом автоматически создается документ "Счет-фактура выданный", а в форме документа-основания появляется гиперссылка на созданный счет-фактуру.

В новом проведенном документе "Счет-фактура выданный" (рис. 22), который можно открыть по гиперссылке, все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа "Реализация товаров". При этом в поле "Код вида операции" будет указано значение "04", которое соответствует отгрузке (передаче) или приобретению товаров, работ, услуг (за исключением посреднических услуг), имущественных прав на основе договора комиссии (агентского договора, в случае, если агент совершает действия от своего имени) (Приложение к приказу ФНС России от 14.02.2012 № ММВ-7-3/83@).

Так как согласно п. 3.1 ст. 169 НК РФ в случае выставления и (или) получения счетов-фактур при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии, предусматривающих реализацию товаров от имени комиссионера, налогоплательщики обязаны вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур в отношении указанной деятельности, то в документе "Счет-фактура выданный" в строке, отражающей стоимость товаров ("Сумма") и размер начисленного налога ("НДС (в т.ч.)), также отмечается, что эти показатели будут отражены и в журнале учета счетов-фактур ("из них в журнале:" и "НДС (в т.ч.)").

Рис. 22

Если комитент и комиссионер применяют электронный документооборот, то у комиссионера отсутствует обязанность по составлению в адрес покупателя документов, в том числе счетов-фактур, только в электронном виде (письмо ФНС России от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769). Следовательно, между комиссионером и покупателем обмен первичными документами и счетами-фактурами может осуществляться как в электронной форме, так и на бумажном носителе.

Если между комиссионером и покупателем заключено соглашение о применении электронного документооборота:

<<- вернуться в начало

4. Формирование и отправка комитенту отчета о продажах в электронном виде и электронного счета-фактуры на вознаграждение

Отчет комитенту о продажах оформляется с помощью документа "Отчет комитенту" с видом операции "Отчет о продажах" (раздел Покупки - подраздел Покупки - гиперссылка панели навигации Отчеты комитентам).

На закладке "Главное" (рис. 23) необходимо указать основные реквизиты отчета комитенту: номер и дату отчета, наименование комитента и номер договора, способ расчета комиссионного вознаграждения, ставку НДС комиссионного вознаграждения, порядок учета вознаграждения.

Поля "Способ расчета" и "% вознаграждения" заполняются по умолчанию, если эти реквизиты указаны в форме договора с комитентом.

Суммы в полях "Всего" и "НДС (в т.ч.)" и в отношении проданных товаров комитента, и в отношении комиссионного вознаграждения рассчитываются автоматически согласно данным, заполненным на закладке формы документа "Товары и услуги".

Рис. 23

На закладке "Товары и услуги" необходимо указать сведения о товарах, реализованный комиссионером за отчетный период.

Заполнение табличной части документа можно произвести с помощью кнопки Заполнить, выбрав способ заполнения - "Заполнить реализованным по договору" (рис. 24).

Рис. 24

На закладке "Денежные средства" отражается информацию о поступивших от покупателей денежных средствах. Поскольку предварительная оплата и (или) оплата от покупателей не поступала, то данная закладка не заполняется.

В результате проведения документа "Отчет комитенту" будут внесены записи в регистр бухгалтерии (рис. 25):

Рис. 25

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного документа "Отчет о продажах комиссионного товара" необходимо выбрать из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, команду Сформировать, подписать и отправить (рис. 26).

Рис. 26

Отправленный документ "Отчет о продажах комиссионного товара", который требует утверждения контрагента-комитента, перекладывается в папку документов На контроле формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 27).

Рис. 27

Дважды щелкнув по активной строке списка документов "Текущие дела ЭДО" можно перейти в форму просмотра сформированного электронного документа "Отчет о продажах комиссионного товара" (рис. 28).

Рис. 28

Если утверждение, подписание и отправка документа осуществляются разными лицами и в различное время, то необходимо последовательно выполнять эти действия в отношении сформированного документа "Отчет о продажах комиссионного товара". По мере выполнения команд документ будет последовательно перекладываться в соответствующие папки формы списка документов "Текущие дела ЭДО": Утвердить - Подписать - Отправить - На контроле.

Кроме того, отправленный электронный документ, как и все отправленные и поступившие документы, помещается в архив электронных документов "Архив ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис).

После отправки электронного документа "Отчет о продажах комиссионного товара" в строке Состояние ЭД документа "Отчет комитенту" отражается информация о том, что "Ожидается отправка получателю" (рис. 29).

Рис. 29

Для завершения обмена этим электронным документом комиссионер должен получить:

Для создания счета-фактуры на комиссионное вознаграждение необходимо нажать на кнопку Выписать счет-фактуру внизу документа "Отчет комитенту" (рис. 26). При этом автоматически создается документ "Счет-фактура выданный", а в строке "Счет-фактура" документа-основания появляется гиперссылка на созданный счет-фактуру.

В новом проведенном документе "Счет-фактура выданный" (рис. 30), который можно открыть по гиперссылке, все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа "Отчет комитенту".

Так как согласно п. 3.1 ст. 169 НК РФ в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур не подлежат регистрации счета-фактуры, выставленные комиссионером на сумму дохода в виде вознаграждения, то в документе "Счет-фактура выданный" в строке, отражающей стоимость товаров ("Сумма") и размер начисленного налога ("НДС (в т.ч.)"), отмечается, что эти показатели не будут отражены и в журнале учета счетов-фактур ("из них в журнале:" и "НДС (в т.ч.)").

Рис. 30

С помощью меню Печать документа учетной системы "Счет-фактура выданный" (рис. 30) можно просмотреть форму счета-фактуры (рис. 31).

Рис. 31

Поскольку между комитентом и комиссионером существует действующее соглашение о применении электронного документооборота, то в документе "Счет-фактура выданный" (рис. 30) в строке Состояние ЭД будет стоять гиперссылка "Требуются действия с нашей стороны".

Для автоматического формирования, подписания и отправки комитенту электронного счета-фактуры на вознаграждение необходимо выбрать из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО в документе "Счет-фактура выданный", команду Сформировать, подписать и отправить (рис. 30).

Подробнее о порядке обмена счетами-фактурами в электронной форме см. здесь.

<<- вернуться в начало

5. Получение от комитента подтверждения отчета комиссионера и перевыставленного счета-фактуры на реализованные товары

Получение от комитента подтверждения "Отчета о продажах комиссионного товара" и перевыставленного счета-фактуры на отгруженные покупателям товары происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:

Поступившие электронные документы помещаются в папку "Архив ЭДО" (рис. 32).

Рис. 32

После получения от комитента подтверждения документа "Отчет о продаж комиссионного товара" отправленный электронный документ удаляется из папки документов На контроле формы списка "Текущие дела ЭДО", а в самом документе "Отчет о продажах комиссионного товара" появляется информация о подписании документа обеими сторонами (рис. 33).

Рис. 33

В документе учетной системы "Отчет комитенту" в строке Состояние ЭД отражается значение "Обмен завершен" (рис. 34).

Подробную информацию о том, как документы и когда были получены в связи в обменом электронным документом "Отчет о продажах комиссионного товара", можно получить из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния), открываемой по гиперссылке строки Состояние ЭД или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 34).

Рис. 34

Поступивший от комитента перевыставленный электронный счет-фактура помещается в папку Утвердить списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 35).

Рис. 35

Дважды кликнув по активной строке можно перейти в форму просмотр поступившего от комитента перевыставленного электронного счета-фактуры (рис. 36).

Рис. 36

Кроме того, на основании полученного перевыставленного электронного счета-фактуры в учетной системе комиссионера формируется новый документ "Счет-фактура полученный", который автоматически включается в структуру подчиненности документа "Отчет комитенту" (рис. 37).

Рис. 37

Дважды кликнув по активной строке списка Текущие дела ЭДО" (рис. 35) или формы "Структура подчиненности" (рис. 37) можно перейти в новый автоматически сформированный документ учетной системы "Счет-фактура полученный" (рис. 38).

Рис. 38

Для увязки поступившего от комитента перевыставленного счета-фактуры со счетом-фактурой, выставленным комиссионером покупателю при отгрузке товаров, необходимо, пройдя по гиперссылке Выбор в строке Счета-фактуры выданные покупателям, заполнить таблицу в форме "Счета-фактуры выданные покупателям" (рис. 39).

Для автоматического заполнения таблицы целесообразно использовать кнопку Заполнить (рис. 39).

Рис. 39

После сохранения формы "Счета-фактуры выданные покупателям" сведения о выставленном покупателю счете-фактуре будут перенесены в документ "Счет-фактура полученный" (рис. 40).

Рис. 40

Согласно п. 3.1 ст. 169 НК РФ в случае выставления и (или) получения счетов-фактур при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии, предусматривающих реализацию товаров от имени комиссионера, комиссионеры обязаны вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур в отношении указанной деятельности. Поэтому после заполнения в документе "Счет-фактура полученный" в строке, отражающей стоимость товаров ("Сумма") и размер начисленного налога ("НДС (в т.ч.)), также отмечается, что эти показатели будут отражены и в журнале учета счетов-фактур ("из них в журнале:" и "НДС (в т.ч.)") (рис. 25).

В поле "Код вида операции" документа "Счет-фактура полученный" будет установлено значение "04", которое соответствует отгрузке (передаче) или приобретению товаров, работ, услуг (за исключением посреднических услуг), имущественных прав на основе договора комиссии (агентского договора, в случае, если агент совершает действия от своего имени) (Приложение к приказу ФНС России от 14.02.2012 № ММВ-7-3/83@).

Перейдя по гиперссылке Состояние ЭД документа "Счет-фактура полученный" в форму "Электронные документы" (Таблица состояния) можно проконтролировать все действия, которые необходимо выполнить каждому участнику обмена в отношении полученного перевыставленного счета-фактуры (рис. 41).

Рис. 41

После выполнения команды Утвердить перевыставленный счет-фактура будет удален из папки документов Утвердить списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 35), а в строке Состояние ЭД документа "Счет-фактура полученный" появится отметка "Обмен завершен".

В журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур за 2 квартал 2015 года (рис. 42) будут отражены следующие сведения:

Рис. 42

В книге продаж за 2 квартал 2015 года будут отражены сведения о счете-фактуре, выставленном комиссионером на сумму комиссионного вознаграждения (п. 20 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением № 1137) (рис. 43).

Рис. 43

<<-вернуться в начало