Электронный документооборот

Применение ЭДО при реализации товаров через комиссионера в "1С:Бухгалтерии 8"

Дата публикации 30.12.2022

Использован релиз 3.0.126

Пример

Организация ООО «Одежда и обувь» (комитент) заключило с ООО «Дельта» (комиссионер) договор комиссии, по которому комиссионер за вознаграждение реализует покупателям товары комитента. По условиям договора комиссионер реализует товары по ценам, не ниже цен, указанных в накладной на передачу товаров, и участвует в расчетах. Вознаграждение комиссионера составляет 8% от выручки за реализованные товары и удерживается из денежных средств, полученных от покупателей. Дополнительная выгода принадлежит комитенту. Стороны также заключили соглашение об обмене электронными документами (в том числе счетами-фактурами).

15 декабря 2022 года комитент передал комиссионеру на реализацию 10 шт. женских костюмов на сумму 90 000,00 руб.;

26 декабря 2022 года комитент получил от комиссионера отчет о продажах и счет-фактуру на комиссионное вознаграждение № 7 от 26.12.2022;

26 декабря 2022 года комитент оформил в адрес комиссионера "перевыставленный" счет-фактуру № 1 от 23.12.2022.

Применяя ЭДО при реализации товаров через комиссионера, комитент должен выполнить следующие действия:

  1. Выполнить (проверить) настройку учетной системы.
  2. Сформировать и отправить первичный документ на передачу товаров комиссионеру в электронном виде.
  3. Получить и утвердить отчет комиссионера о реализованных комиссионных товарах в электронном виде.
  4. Сформировать и отправить комиссионеру перевыставленный электронный счет-фактуру на реализованные товары.
  5. Получить от комиссионера электронный счет-фактуру на комиссионное вознаграждение.

1. Выполнение (проверка) настройки учетной системы

Организации ООО "Одежда и обувь", осуществляющей реализацию товаров по договорам комиссии, необходимо в справочнике "Функциональность программы" (раздел Главное - подраздел Настройки - Функциональность) в разделе "Торговля" - "Комиссионная торговля" проверить использование функциональности "Продажа товаров или услуг через комиссионеров (агентов)" (рис. 1).

Рис. 1

Для того, чтобы обмениваться электронными документами, необходимо выполнить соответствующие настройки, с которыми можно подробно ознакомиться в отдельных разделах статьи "Настройка обмена электронными документами":

Для настройки обмена электронными документами с конкретным контрагентом (с комиссионером) необходимо в настройках ЭДО (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО) на закладке "Настройки отправки" выбрать соответствующего контрагента и перейти в список используемых документов (рис. 2).

Рис. 2

При выставлении документа на передачу товаров комиссионеру могут применяться два формата электронных документов (далее - ЭД), которые утверждены:

В данном примере при передаче товаров комитентом комиссионеру на реализацию используется формат первичного ЭД, утвержденный Приказом № 820, с функцией УПД(ДОП) (рис. 3).

При выставлении счетов-фактур применяется формат ЭД, утвержденный Приказом № 820, с функцией УПД(СЧФ).

Для обмена информацией с комиссионером используется ЭД "Отчет о продажах комиссионного товара" ("Отчет о продажах комитенту"), формат которого разработан для применения в учетной системе.

По гиперссылке в графе "Регламент ЭДО" формы "Настройки отправки документов" можно уточнить применяемый формат ЭД, порядок обмена, а также провести дополнительные настройки:

Рис. 3

В настройках ЭДО (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО) на закладке "Настройки получения" можно выбрать способ обработки поступающих электронных документов в учетной системе (рис. 4). По умолчанию устанавливается значение "Автоматически" с выбором соответствующего документа учетной системы.

Рис. 4

 <<-вернуться в начало

2. Формирование и отправка первичного документа на передачу товаров комиссионеру в электронном виде

Передача товаров комиссионеру для реализации в программе оформляется документом "Реализация (акт, накладная, УПД)" с видом операции "Передача на реализацию" (раздел Продажи - подраздел Продажи) (рис. 5).

Поскольку счет-фактура при передаче товаров комитентом комиссионеру не составляется, в строке "Счет-фактура" документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" отражается информация "Не требуется".

Рис. 5

При необходимости по гиперссылкам Подписи и (или) Доставка указывается дополнительная информация об операции передачи для оформления накладной (УПД).

Так, например, если отгрузку товаров производит конкретное ответственное лицо (для данного примера - заведующий складом Николаев Владимир Анатольевич), то необходимо внести эту информацию в форму "Подписи" в поле "Отпуск произвел" (рис. 6).

При формировании документа на передачу товаров в виде электронного УПД(ДОП) поле "Ответственный за оформление (для УПД)" можно не заполнять, если в программе производится подписание документа одним лицом, которое имеет квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи и полномочия на совершение сделки (операции), а также на ее оформление.

Рис. 6

Если доставку осуществляет сам поставщик (комитент), то в форму "Доставка" можно внести:

При доставке груза транспортной компанией в форме "Доставка" можно указать (рис. 7):

Рис. 7

После проведения документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" под табличной частью появляется информационная строка, отражающая состояние электронного обмена. До начала формирования электронного документа на передачу товаров в строке "Состояние ЭДО" содержится гиперссылка Не начат (рис. 8).

Рис. 8

После проведения документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" в регистр бухгалтерии вводится запись:

Рис. 9

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного документа на передачу товаров необходимо выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" (рис. 10).

Рис. 10

Формирование электронного УПД(ДОП) также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав соответствующий документ "Реализация (акт, накладная, УПД)" из папки "Создать" и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 11).

Перейти в список документов "Текущие дела ЭДО" можно из документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" (рис. 10), выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО.

Рис. 11

Перед созданием, подписание и отправкой электронного УПД(ДОП) можно предварительно из документа "Реализация (акт, накладная, УПД) перейти в форму просмотра электронного документа (рис. 12):

В форме просмотра в строке "Состояние" будет отражена информация о том, что обмен электронным документом не начат.

Из формы просмотра также можно выполнить подписание и отправку электронного УПД(ДОП) с помощью кнопки Подписать и отправить.

Рис. 12

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документа "Реализация (акт, накладная, УПД) (рис. 10) или Создать, подписать и отправить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 11), или Подписать и отправить из формы просмотра (рис. 12) программа подготовит подписанный электронный УПД(ДОП) для отправки.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный УПД(ДОП) на подпись лицу, имеющему такое право. Тогда подписать сформированный электронный УПД(ДОП) можно будет о кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправка электронных документов), из списка "Текущие дела ЭДО". Также подписать сформированные электронный УПД(ДОП) можно будет из формы просмотра по кнопке Подписать.

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - список Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - список Документы на подпись). Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 13).

Рис. 13

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 14).

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание автоматической отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) (рис. 14).

Рис. 14

После отправки электронного УПД(ДОП) на соответствующих закладках формы просмотра можно получить информацию о состоянии обмена всеми документами, сопровождающих обмен данным УПД(ДОП), о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии (рис. 15).

Рис. 15

После отправки электронного УПД(ДОП) комитент ожидает:

Отправленный УПД(ДОП), в отношении которого ожидается получение перечисленных документов, перекладывается в папку документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 16).

Рис. 16

Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами) (рис. 14).

Полученное подтверждение оператора ЭДО, как и все служебные электронные документы, отображается в форме просмотра отправленного электронного УПД(ДОП) (рис. 17).

Внимание

До 01.07.2021 при получении подтверждения оператора ЭДО, продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н (действовал до 01.07.2021) должен был сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО. С 01.07.2021 в связи с началом применения Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, у продавца отсутствует обязанность формировать извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

В настоящее время в учетных решениях автоматически формируется извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

Рис. 17

Поступившее от комиссионера извещения о получении им УПД(ДОП) также отражается в списке документов в форме просмотра отправленного электронного УПД(ДОП) (рис. 18).

Рис. 18

Также в списке документов в форме просмотра отправленного электронного УПД(ДОП) отражается поступление электронного документа о передаче товаров - УПД(ДОП)(информации покупателя) (рис. 19).

После получения от комиссионера УПД(ДОП)(информации покупателя) отправленный электронный документ удаляется из папки документов "На контроле" формы списка "Текущие дела ЭДО".

На этом обмен электронным УПД(ДОП) будет завершен.

Рис. 19

После завершения обмена электронным документом на передачу товаров на реализацию комитентом комиссионеру в документе учетной системы "Реализация (акт, накладная, УПД)" в информационной строке состояния электронного обмена "Состояние ЭДО" отражается гиперссылка Завершен (рис. 20).

Рис. 20

<<-вернуться в начало

3. Получение и утверждение отчета комиссионера о реализованных товарах в электронном виде

Получение электронного документа "Отчет о продажах комиссионного товара" происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО.

Поступивший новый электронный документ помещается в папку документов "Отразить в учете", а также в папки "Утвердить" (и "Подписать") формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 21).

Рис. 21

Из формы списка документов "Текущие дела ЭДО" можно просмотреть поступивший документ (рис. 22), дважды щелкнув по активной строке с названием электронного документа "Отчет о продажах комиссионного товара" (кроме графы "Отражение в учете") (рис. 21).

Рис. 22

По гиперссылке в строке "Документ учета" из формы просмотра поступившего документа или дважды щелкнув по активной строке с названием документа учета "Отчет комиссионера (агента) о продажах" (графа "Отражение в учете") из формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 21) можно перейти непосредственно в новый сформированный документ учетной системы "Отчет комиссионера (агента) о продажах", который в программе автоматически создается на основании поступившего электронного документа "Отчет о продажах комиссионного товара" (рис. 23).

В новом документе "Отчет комиссионера (агента) о продажах", сформированном на основании полученного электронного документа "Отчет о продажах комиссионного товара", будут автоматически заполнены сведения:

Рис. 23

Несмотря на то, что в форме просмотра электронного документа "Отчет о продажа комиссионного товара" (рис. 22) отсутствуют сведения о конечном покупателе, тем не менее эта информация содержится в файле электронного документа и автоматически при формировании переносится в документ "Отчет комиссионера (агента) о продажах".

Перед проведением документа необходимо заполнить счета учета, а также проверить сумму предъявленного НДС (графа "НДС" нижней табличной части).

Рис. 24

Перед проведением документа "Отчет комиссионера (агента) о продажах" необходимо заполнить сведения о договоре, в рамках которого были реализованы товары комиссионером и уточнить счета учета (при необходимости).

После проведения документа "Отчет комиссионера (агента) о продажах" в регистр бухгалтерии будут введены бухгалтерские записи (рис. 25):

Рис. 25

При отсутствии возражений комитент должен утвердить электронный документ "Отчет о продажа комиссионного товара" по кнопке Утвердить:

Затем утвержденный документ необходимо подписать и отправить в порядке, установленном для всех электронных документов (рис. 26).

Рис. 26

Также после получения электронного документа "Отчет о продажах комиссионного товара" будет автоматически сформировано извещение о его получении для отправки комисисонеру, которое также необходимо подписать и отправить (рис. 27).

Рис. 27

После отправки комиссионеру извещения о получении электронного документа "Отчет о продажах комиссионного товара" и утвержденного электронного документа "Отчет о продажа комиссионного товара", обмен этим электронным документом будет завершен, о чем появится соответствующая запись в информационной строке состояния электронного обмена документа "Отчет комиссионера (агента) о продажах" - (рис. 28).

Рис. 28

<<-вернуться в начало

4. Формирование и отправка комиссионеру перевыставленного электронного счета-фактуры на реализованные товары

На основании поступившего от комиссионера электронного документа "Отчет о продажах комиссионного товара" автоматически формируется не только документ учетной системы "Отчет комиссионера (агента) о продажах", но и новый документ "Счет-фактура выданный" (рис. 29), сведения о котором указываются на закладке "Реализация" в верхней табличной части документа в графе "Выставленный комиссионеру" документа "Отчет комиссионера (агента) о продажах" (рис. 24).

Созданный документ "Счет-фактура выданный" представляет собой перевыставленный комитентом в адрес комиссионера счет-фактуру с показателями, аналогичными показателям счета-фактуры, выставленного комиссионером покупателю при отгрузке товаров (п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137).

Рис. 29

До создания электронного счета-фактуры в документе "Счет-фактура выданный" (рис. 29) в информационной строке состояния электронного обмена "Состояние ЭДО" будет стоять гиперссылка Не начат.

Для автоматического формирования, подписания и отправки комиссионеру перевыставленного электронного счета-фактуры необходимо:

Рис. 30

Перед созданием, подписание и отправкой перевыставленного электронного  можно предварительно перейти в форму просмотра документа (рис. 31), выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, или по гиперссылке в строке "Состояние ЭДО" Не начат документа "Счет-фаткура выданный" (рис. 29).

В перевыставленном в адрес комиссионера счете фактуре в соответствии с Правилами заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137, будут указаны:

В форме просмотра в строке "Состояние" будет отражена информация о том, что обмен электронным счетом-фактурой не начат.

Из формы просмотра также можно выполнить подписание и отправку электронного счета-фактуры с помощью кнопки Подписать и отправить.

Рис. 31

После отправки перевыставленного электронного счета-фактуры комитент должен получить:

После получения служебных электронных документов, связанных с отправкой перевыставленного счета-фактуры, обмен будет завершен, сообщение о чем появится в информационной строке состояния электронного обмена документа "Счет-фактура выданный" - Завершен (рис. 32).

Рис. 32

<<-вернуться в начало

5. Получение от комиссионера электронного счета-фактуры на комиссионное вознаграждение

Получение от комиссионера счета-фактуры на вознаграждение происходит во время очередного сеанса отправки и получения электронных документов.

Поступивший электронный счет-фактура помещается в папку "Отразить в учете", а также в папку "Утвердить" списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 33).

Рис. 33

Дважды щелкнув по активной строке с названием электронного документа "Счет-фактура" (кроме графа "Отражение в учете") из формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 33) можно перейти в форму просмотра поступившего электронного документа (рис. 34).

Рис. 34

Дважды щелкнув по активной строке с названием документа учета "Счет-фактура полученный" (графа "Отражение в учете") из формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 34) или по гиперссылке сроки "Документ учета" можно перейти непосредственно в новый сформированный документ учетной системы "Счет-фактура полученный", который в программе автоматически создается на основании поступившего электронного документа "Отчет о продажах комиссионного товара" (рис. 35).

Регистрация в книге покупок полученного от комиссионера счета-фактуры на комиссионное вознаграждение производится путем проставления флажка в строке "Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения" (рис. 35), если комитент:

Рис. 35

Комитент получает от оператора ЭДО не только входящий счет-фактуру, но и подтверждение даты отправки файла ему оператором ЭДО (п. 9 Порядка обмена) (рис. 12).

Дата направления, указанная в этом подтверждении оператора ЭДО (рис. 10), будет признаваться датой получения счета-фактуры комитентом (п. 1.11 Порядка обмена).

Дата отправки оператором ЭДО файла электронного счета-фактуры (электронного УПД(СЧФДОП)) должна быть отражена в строке "Получен" документа "Счет-фактура полученный" (рис. 11). Если автоматически проставленная дата отличается от указанной в подтверждении Оператора ЭДО, то ее следует уточнить.

Таким образом, поступивший электронный счет-фактура на услугу комиссионера будет зарегистрирован в книге покупок за 4 квартал 2022 года (раздел Отчеты - подраздел НДС).

Рис. 36

После проведения документа "Счет-фактура полученный" с проставленным флажком для значения "Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения" формируются бухгалтерские проводки (рис. 37):

Рис. 37

После выполнения всех необходимых действий в отношении служебных документов, применяемых при обмене электронными счетами-фактурами согласно Порядку обмена, обмен электронным счетом-фактурой будет завершен (рис. 37).

Рис. 38

Перевыставленный комиссионеру счет-фактура № 1 от 23.12.2022 на стоимость товаров, реализованных комиссионером покупателю, будет зарегистрирован в книге продаж за 4 квартал 2022 года (рис. 39).

Рис. 39

Полученный от комиссионера счет-фактура № 7 от 26.12.2022 на сумму комиссионного вознаграждения будет зарегистрирован в книге покупок за 4 квартал 2022 года (рис. 40).

Рис. 40

<<-вернуться в начало