Для получения произвольного электронного документа получатель должен выполнить следующие действия:
- Получить от контрагента произвольный ЭД.
- Подписать полученный произвольный ЭД (если предусмотрено).
- Отправить уведомление об уточнении ЭД или уведомление об аннулировании ЭД (при необходимости).
Получение от контрагента произвольного ЭД
Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:
- при выполнении команды Отправить и получить электронные документы (раздела Администрирование - подраздела Сервис);
- по кнопке Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 1).
Рис. 1
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) (рис. 2).
Полученный произвольный электронный документ отражается в форме "Текущие дела по ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы) в папке "Подписать" списка входящих документов.
Если в настройках обмена стоит флажок в строке "Отправлять входящие документы на утверждение" (рис. 2), то входящий документ будет предварительно помещен в папку "Утвердить" списка входящих документов (рис. 3).
Рис. 3
Просмотреть содержимое поступившего произвольного электронного документа можно, дважды щелкнув по активной строке списка (рис. 4).
Текущее состояние обмена входящим электронным документом отражается в строке "Состояние".
Из режима просмотра документа можно перейти непосредственно в текст файла - вложения.
Рис. 4
После получения электронного произвольного документа получатель должен отправить контрагенту извещение о получении электронного документа, если сторонами сделки согласована обязанность получателя направлять контрагенту такой документ.
Подписать сформированное электронное извещение о получении можно из формы просмотра электронного документа с помощью кнопки Подписать и отправить (рис. 5).
Рис. 5
Подписать и отправить сформированное извещение о получении произвольного электронного документа можно по кнопке Подписать и отправить из папки "Подписать" формы списка документов Текущие дела по ЭДО (рис. 6).
Рис. 6
<<- вернуться в начало примера
Подписание полученного произвольного ЭД (если предусмотрено)
Утвердить поступивший произвольный электронный документ, если такая процедура предусмотрена настройкой обмена (рис. 2), можно из списка входящих документов "Текущие дела ЭДО" по кнопке Утвердить (рис. 7).
Рис. 7
Подписать и отправить поступивший произвольный электронный документ (или утвержденный поступивший подтвержденный электронный документ), если полученный произвольный документ предусматривает двустороннее подписание, можно из списка входящих документов "Текущие дела ЭДО" по кнопке Подписать и отправить (рис. 8).
Рис. 8
После проставления подписи на полученном произвольном электроном документе в форме просмотра на закладке "Подписи" будет содержаться информации о подписании документа обеими сторонами, а также о том, что обмен электронным произвольным документом завешен (рис. 9).
Рис. 9
Пройдя по гиперссылке Карточка документа, можно просмотреть карточку полученного произвольного документа (рис. 10).
Рис. 10
С помощью команды Печать электронного документа из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно распечатать карточку полученного произвольного электронного документа.
Поступившие произвольные электронные документы отражаются в списке произвольных документов на закладке "Входящие" (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - Произвольные документы) (рис. 11).
Рис. 11
<<- вернуться в начало примера
Отправка уведомления об уточнении ЭД или уведомления об аннулировании ЭД (при необходимости)
Если получатель по тем или иным причинам отказывается подписать полученный произвольный электронный документ, то до подписания он может документ отклонить, выполнив команду Отклонить из списка доступных команд, открываемого по кнопке Другие действия (рис. 12).
Рис. 12
При выполнении команды программа запрашивает подтверждение отклонения и просит указать причину отклонения (рис. 13).
Рис. 13
После подтверждения отклонения автоматически формируется Уведомление об уточнении, которое подписывается и отправляется контрагенту в общеустановленном порядке (рис. 14).
После этого в строке состояния электронного обмена указывается информация: "ЭДО закрыт с отклонением".
Рис. 14
Если после завершения обмена произвольным ЭД (после его утверждения и подписания получателем) возникает необходимость лишения такого документа юридической силы, то следует выполнить команду Аннулировать ЭД из списка команд, открываемого по кнопке Другие действия (рис. 15).
Рис. 15
При выполнении команды программа запрашивает подтверждение аннулирования и просит указать причину аннулирования подписанного сторонами электронного произвольного документа (рис. 16).
Рис. 16
После подтверждения аннулирования автоматически формируется Предложение об аннулировании, которое подписывается и отправляется контрагенту в общеустановленном порядке (рис. 17).
После этого в строке состояния электронного обмена указывается информация: "Ожидается аннулирование".
Рис. 17
После получения согласия на аннулировании от контрагента электронный произвольный документ будет аннулирован.