Электронный документооборот

Дата публикации 26.12.2014

Использован релиз 3.0.37

Выставление произвольного электронного документа в программе "1С:Бухгалтерия 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Для выставления произвольного электронного документа отправитель должен выполнить следующие действия:

  1. Сформировать, подписать и отправить произвольный ЭД.
  2. Получить от контрагента подтверждение ответной ЭП (если предусмотрено).
  3. Просмотреть, распечатать и сохранить произвольный ЭД (при желании).
  4. Получить уведомление об уточнении ЭД (при отказе получателя).

Формирование, подписание и отправка произвольного ЭД

Программа позволяет обмениваться Произвольными электронными документами – аналогами электронных писем.

Произвольный электронный документ – это любой файл, хранящийся на компьютере. Поэтому документ можно использовать для обмена неформализованными документами (например, договорами, актами сверки взаиморасчетов и пр.).

Чтобы отправить произвольный документ, надо в форме списка Произвольные электронные документы (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы) на закладке "Исходящие" с помощью кнопки Создать сформировать новый исходящий документ (рис. 1).

Рис. 1

В новом исходящем документе необходимо:

Для дальнейших действий с исходящим документом его необходимо записать. Для этого следует нажать на кнопку Записать или вызвать соответствующую команду из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще (рис. 2).

Рис. 2

После записи документа следует:

Рис. 3

Вложение подписывается одной или несколькими ЭП с помощью кнопки Подписать (рис. 4).

Рис. 4

Сформированный произвольный документ до отправления может быть отклонен, причем как до подписания документа ЭП, так и после.

Отклонение произвольного электронного документа производится по команде Отклонить электронный документ из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще.

При выполнении команды программа запрашивает подтверждение отклонения и просит указать причину отклонения (рис. 5).

Рис. 5

После отклонения документу присваивается статус "Отклонен".

Впоследствии отклонение документа может быть отменено. Для этого необходимо выполнить команду Отменить отклонение из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще. После отмены отклонения документу возвращается первоначальный статус "Сформирован". Лицо, ответственное за заполнение документа и отменившее отклонение, может внести необходимые исправления и повторно вернуть документ на подпись и отправку.

Подписанный документ отправляется в адрес контрагента по кнопке Отправить документ или при вызове одноименной команды из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще (рис. 6).

Рис. 6

Текущее состояние исходящего электронного документа отражается в строке "Статус документа", а все этапы формирования, подписания и отправки произвольного документа - в таблице "Статусы", расположенной в правой нижней части документа учетной системы "Исходящий документ" (рис. 7).

Рис. 7

<<- вернуться в начало примера

Получение от контрагента подтверждения ответной ЭП

Отправленный произвольный документ, который требует подписания со стороны контрагента, помещается в папку документов "На контроле" формы списка документов Текущие дела по ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы) (рис. 8).

Рис. 8

Кроме того, отправленный произвольный электронный документ размещается в архиве электронных документов - Архив ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис) (рис. 9).

Рис. 9

После получения ответной электронной подписи произвольный электронный документ удаляется из папки документов "На контроле" формы списка Текущие дела по ЭДО. В документе учетной системы "Исходящий документ" появляется отметка о подписании произвольного электронного документа обеими сторона. При этом в строке "Статус документа" отражается значение "Получено подтверждение" (рис. 10).

Рис. 10

<<- вернуться в начало примера

Просмотр, печать и сохранение произвольного ЭД

С помощью команды Печать электронного документа из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно распечатать карточку сформированного произвольного электронного документа с отметками о наличии электронных подписей (рис. 11).

Рис. 11

При желании отправитель может сохранить карточку произвольного документа с отметками о подписании ЭП в удобной папке и в удобном формате, нажав на кнопку Сохранить или выполнив одноименную команду из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще (рис. 12).

Рис. 12

<<- вернуться в начало примера

Получение уведомления об уточнении при отказе получателя

Если получатель отказался по тем или иным причинам подписывать документ, то отправитель вместо электронной подписи получит Уведомление об уточнении (рис. 13).

Рис. 13

При получении Уведомления об уточнении в отклоненный произвольный документ переносится причина отклонения данного документа получателем, и устанавливается статус "Отклонен получателем" (рис. 14).

Рис. 14

<<- вернуться в начало примера