При получении от продавца электронного корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости товаров (электронного УКД) покупатель должен выполнить следующие действия:
- Получить и отразить в учете входящий электронный УКД.
- Обработать подтверждение оператора об отправке электронного УКД.
- Сформировать и отправить продавцу извещение о получении электронного УКД и согласие с изменением стоимости (информацию покупателя).
Получение и отражение в учете входящего электронного УКД
Обмен электронным УКД производится с помощью документа "Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме" (утв. приказом ФНС России от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@).
Получение электронного УКД от продавца происходит:
- при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование - подраздела Сервис или из раздела Руководителю - подраздела Сервис в зависимости от настроек панели навигации;
- по команде Отправить и получить из формы списка документов "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 1).
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами).
Рис. 1
Поступивший электронный УКД помещается в папку "Отразить в учете" списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО" (рис. 2).
В случае, если в настройках ЭДО (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО) дополнительно установлен флажок для значения "Отправлять входящие документы на утверждение", то поступивший УКД будет помещен также в дополнительную папку "Утвердить" списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО".
Для настройки отражения поступающих электронных документов в учетной системе из формы "Настройки ЭДО" (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО), находясь на закладке "Настройки получения" и дважды щелкнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, необходимо перейти в форму "Настройка отражения документов в учете" и установить способ обработки поступающих электронных документов: "Автоматически" или "Вручную в форме электронного документа" (рис. 3).
Рис. 3
Если в графе "Способ обработки" формы "Настройка отражения документов в учете" будет установлено значение "Автоматически", то при получении электронного УКД (корректировочного счета-фактуры и соглашения об изменении стоимости) в программе будет сразу автоматически сформированы документы учетной системы "Корректировка поступления" и "Корректировочный счет-фактура полученный", а в графе "Отражение в учете" списка входящих документов "Текущие дела ЭДО" появится гиперссылка на новые автоматически созданные документы учета - 2 документа (рис. 2).
Если в настройках получения будет стоять способ обработки "Вручную в форме электронного документа", то при получении электронного УКД в папке "Отразить в учете" в графе "Отражение в учете" будет стоять гиперссылка со значением Создать документы, при переходе по которой откроется форма "Подбор документов учета", в которой можно по кнопке Создать сформировать соответствующие документы в учетной системе или по кнопке Подобрать соотнести полученный электронный документ с соответствующими документами учетной системы (рис. 4).
Рис. 4
Просмотреть содержимое поступившего электронного УКД (рис. 5) можно, дважды щелкнув по активной строке из списка "Текущие дела ЭДО" (кроме гиперссылки в графе "Отражение в учете") (рис. 2).
На соответствующих закладках формы просмотра поступившего УКД отражается статус и содержание поступившего документа, а также информация о подписях электронного документа и текст сопроводительной записки при ее наличии.
В левой колонке формы просмотра поступившего УКД приведен подробный список документов, которые должны быть получены и отправлены в процессе обмена электронным УКД.
Открыть новые автоматически сформированные документы учетной системы "Корректировка поступления" и "Корректировочный счет-фактура полученный" можно:
- по гиперссылкам в строке "Документы учета" из формы просмотра поступившего корректировочного ЭСФ (рис. 5);
- по гиперссылки в графе "Отражение в учете" активной строки из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 2);
- из формы учета поступивших документов ("Корректировка поступления") и поступивших счетов-фактур ("Счета-фактуры полученные") (раздел Покупки - подраздел Покупки).
В новом документе "Корректировка поступления" (рис. 6), сформированном на основании полученного электронного УКД, будут автоматически заполнены сведения:
- на закладке "Главное" - о продавце (поле "Контрагент"), а также о реквизитах полученного документа;
- на закладке "Товары" - о приобретенных товарах (поля "Номенклатура", "Количество", "Цена", "Сумма", "% НДС", "НДС" и т.д. табличной части формы документа, причем, количественные и стоимостные показатели будут отражены как до изменения стоимости, так и после такого изменения).
Наличие флажка в строке "Восстановить НДС в книге продаж" документа "Корректировка поступления" обеспечит автоматическое восстановление суммы НДС в размере разницы между суммами налога, исчисленными исходя из стоимости отгруженных товаров до и после уменьшения, в соответствии с пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ. Очевидно, что при применении УКД дата получения покупателем первичного документа на изменение стоимости и дата получения покупателем корректировочного счета-фактуры совпадают.
В информационной строке состояния электронного обмена будет отражена информация Требуется утверждение.
В новом документе "Корректировочный счет-фактура полученный" (рис. 7), сформированном на основании полученного электронного УКД, будут автоматически заполнены следующие сведения:
- наименование продавца (поле "Контрагент");
- номер и дата составления входящего корректировочного счета-фактуры (поля "Корр. счет-фактура №" и "от");
- уменьшение стоимости приобретенных товаров и суммы предъявленного НДС.
В строке "К счету-фактуре" будет размещена гиперссылка на корректируемый полученный счет-фактуру, а в строке "Документы-основания" - гиперссылка на соответствующий документ корректировки поступления, автоматически сформированный также на основании поступившего электронного УКД.
В информационной строке состояния электронного обмена будет отражена информация Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников.
Обработка подтверждения оператора об отправке электронного УКД
Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий электронный УКД (информацию продавца), включающего корректировочный счет-фактуру, но и подтверждение даты отправки файла УКД ему оператором ЭДО (пп. "в" п. 2.6 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, далее – Порядок обмена).
Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора ЭДО (рис. 8), будет признаваться датой получения покупателем корректировочного счета-фактуры, входящего в УКД (п. 1.11 Порядка обмена).
Рис. 8
Дата отправки оператором ЭДО файла УКД, включающего электронный корректировочный счет-фактуру, будет отражена в строке "Получен" документа "Корректировочный счет-фактура полученный" (рис. 7).
ВНИМАНИЕ! При формировании нового документа "Корректировочный счет-фактура полученный" на основании поступившего электронного УКД автоматически проставляет в поле "Получен" дату формирования документа учетной системы. Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом УКД, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа "Корректировочный счет-фактура полученный". Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла УКД оператором ЭДО покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле "Получен", будет автоматически скорректирована.
Согласно Порядку обмена после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке корректировочного счета-фактуры (УКД, включающего корректировочный счет-фактуру) покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО (пп. "б" п. 2.12 Порядка обмена).
Формирование извещения происходит в программе автоматически (рис. 9).
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО.
Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:
- при выполнении команды Отправить и получить электронные документы (раздела Администрирование - подраздела Сервис);
- по кнопке Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис);
- из формы просмотра электронного документа по кнопке Отправить или по значку
в строке состояния электронного обмена.
Рис. 9
Формирование и отправка продавцу извещения о получении УКД и согласия с изменением стоимости (информации покупателя)
После получения электронного УКД (информации продавца) покупатель должен сформировать и отправить продавцу:
- извещение о получении УКД (информации продавца), если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу такой документ;
- подписанный УКД (информацию покупателя), если претензий к полученному документу и к оформленному таким первичным документам факту хозяйственной жизни нет.
Формирование извещения о получении происходит в программе автоматически. Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебный документ будет сразу автоматически подписан и отправлен продавцу или только подписан, если установлена отложенная отправка электронных документов (рис. 10).
Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право. Подписать сформированное электронное извещение можно будет из формы просмотра электронного извещения о получении с помощью кнопки Подписать и отправить, которая появится дополнительно рядом с кнопкой Другие действия.
Рис. 10
Получение от оператора ЭДО подтверждения об отправке продавцу извещения о получении УКД, а также формировании, подписание и отправка оператору ЭДО извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении УКД (пп. "б" п. 2.13 Порядка обмена) (рис. 11) происходит в порядке, аналогичном порядку обработки подтверждения оператора об отправке УКД.
Рис. 11
Если претензий к показателям УКД у покупателя нет, то он утверждает полученный документ.
Процедура утверждения поступившего электронного корректировочного счета-фактуры с дополнительной информацией (электронного УКД) Порядком обмена не предусмотрена.
В то же время для УКД, как документа о согласовании изменения стоимости товаров, данная процедура обязательна, поскольку после утверждения поступившего УКД (информации продавца) автоматически формируется соответствующая информация покупателя.
Утвердить УКД и тем самым сформировать согласие на изменение стоимости (информацию покупателя) покупатель может:
- по кнопке Утвердить из списка документов "Текущие дела ЭДО";
- выполнив команду Подписать и отправить из формы просмотра поступившего УКД (информации продавца) (рис. 5).
После утверждения УКД, как уже было сказано выше, формируется согласие покупателя на изменение стоимости, т.е. УКД (информация покупателя) (рис. 12).
Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.
Рис. 12
После отправки оператору УКД (информации покупателя) покупатель должен:
- получить от оператора ЭДО подтверждение о получении УКД (информации покупателя);
- подписать и отправить оператору ЭДО автоматически сформированное извещение о получении подтверждения.
Получение от оператора ЭДО подтверждения об отправке продавцу УКД (информации покупателя), а также формировании, подписание и отправка оператору ЭДО извещение о получении подтверждения оператора ЭДО происходит в порядке, аналогичном порядку обработки подтверждения оператора об отправке УКД.
После получения всех необходимых служебных документов обмен электронным УКД у покупателя будет завершен.
В форме просмотра электронного УКД можно удостовериться, что документ подписан обеими сторонами сделки (рис. 13).
Рис. 13
После завершения обмена электронным УКД в строке состояния электронного обмена документов "Корректировка поступления" и "Корректировочный счет-фактура полученный" будет отражена информация ЭДО завершен (рис. 14).
Рис. 14
