Обмен электронными документами

Дата публикации 19.07.2016

Использован релиз 3.0.43

Получение электронного корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости (УКД) в программе "1С:Бухгалтерия 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

При получении от продавца электронного корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости товаров (электронного УКД) покупатель должен выполнить следующие действия:

  1. Получить и отразить в учете входящий УКД.
  2. Обработать подтверждение оператора об отправке УКД.
  3. Сформировать и отправить продавцу извещение о получении УКД и согласие с изменением стоимости (информацию покупателя).

Получение и отражение в учете входящего УКД

Получение электронного корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости товаров (электронного УКД) от продавца производится:

Рис. 1

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 2).

Рис. 2

Полученный электронный УКД автоматически помещается в папку "Утвердить" списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 3).

Рис. 3

Кроме того, поступивший электронный УКД, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке "Архив ЭДО", открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис) (рис. 4).

Рис. 4

Перейти в форму просмотра поступившего документа (рис. 5) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 3) или "Архив ЭДО" (рис. 4).

Рис. 5

На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного УКД отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 6), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 6

Одновременно на основании полученного электронного УКД создаются новые документы учетной системы: "Корректировка поступления" и "Корректировочный счет-фактура полученный" (рис. 7).

Открыть новый документ "Корректировочный счет-фактура полученный" можно:

Рис. 7

В новом документе "Корректировочный счет-фактура полученный" (рис. 7), сформированном на основании полученного электронного УКД, будут автоматически заполнены сведения:

В строке "К счету-фактуре" будет размещена гиперссылка на корректируемый полученный счет-фактуру, а в строке "Документы-основания" - гиперссылка на соответствующий документ корректировки поступления, автоматически сформированный также на основании поступившего электронного УКД.

Состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УКД отражается в информационной строке документа "Корректировочный счет-фактура полученный" (рис. 7).

Кроме того, подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить покупателю со своей стороны в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 8), открываемой по гиперссылке информационной строки или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Корректировочный счет-фактура полученный" (рис. 7).

Рис. 8

По гиперссылке строки "Документы-основания" документа учетной системы "Корректировочный счет-фактура полученный" (рис. 7) можно перейти в автоматически сформированный на основании поступившего электронного УКД документ "Корректировка поступления" (рис. 9).

Рис. 9

В новом непроведенном документе "Корректировка поступления", сформированном на основании полученного электронного УКД, будут автоматически заполнены сведения:

Рис. 10

Наличие флажка в строке "Восстановить НДС в книге продаж" документа "Корректировка поступления" (рис. 9) обеспечит автоматическое восстановление суммы НДС в размере разницы между суммами налога, исчисленными исходя из стоимости отгруженных товаров до и после уменьшения, в соответствии с пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ. Очевидно, что при применении УКД дата получения покупателем первичного документа на изменение стоимости и дата получения покупателем корректировочного счета-фактуры совпадают.

Информацию о состоянии электронного обмена фиксируется в строке состояния внизу документа "Корректировка поступления", где указывается, что "Получен УКД" (рис. 9, рис. 10).

Обработка подтверждения оператора об отправке УКД

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий корректировочного счета-фактуры с дополнительной информацией (УКД), но и подтверждение даты отправки файла УКД ему оператором (пп. "в" п. 2.6 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, далее – Порядок обмена) (рис. 11).

Рис. 11

Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора (рис. 12), будет признаваться датой получения корректировочного счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена). Просмотреть содержимое поступившего подтверждения оператора можно, дважды щелкнув по соответствующей активной строке формы "Электронные документы" (Таблица состояния).

Рис. 12

После получения подтверждения оператора ЭДО поступивший электронный корректировочный счет-фактура с дополнительной информацией (электронный УКД) должен регистрироваться в части 2 журнала учета, с проставлением в графе 2 "Дата получения" даты направления файла счета-фактуры оператором покупателю, указанной в подтверждении оператора (пп. "б" п. 11 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, далее - Правила ведения журнала). Однако с 01.01.2015 г. налогоплательщики, не являющиеся посредниками, действующими от своего имени (экспедиторами, застройщиками), не ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

Дата отправки оператором файла электронного корректировочного счета-фактуры будет отражена в строке "Получен" документа "Корректировочный счет-фактура полученный" (рис. 7).

ВНИМАНИЕ! При формировании нового документа "Корректировочный счет-фактура полученный" на основании поступившего электронного корректировочного счета-фактуры (электронного УКД) программа автоматически проставляет в поле "Получен" дату формирования документа учетной системы. Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом счета-фактуры, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа "Корректировочный счет-фактура полученный". Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла корректировочного счета-фактуры оператором покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле "Получен", будет автоматически скорректирована.

Формирование и отправка продавцу извещения о получении УКД и согласия с изменением стоимости (информации покупателя)

После получения подтверждения оператора ЭДО об отправке файла корректировочного счета-фактуры (УКД) покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему корректировочного счета-фактуры (пп. "б" п. 2.12 Порядка обмена).

Кроме того, если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении счета-фактуры (УКД) в соответствии с п. 2.9 Порядка обмена, то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы:

Формирование извещений происходит в программе автоматически (рис. 11).

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебные документы будут сразу автоматически подписаны.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать сформированные электронные извещения можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправки электронных документов, о чем будет написано далее), из папки "Подписать" списка "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылке Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 13).

Рис. 13

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, может производиться из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись).

В этом случае сформированные электронные документы подписываются при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату (рис. 14).

Рис. 14

Кроме того, дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 15).

Рис. 15

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 16).

Рис. 16

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться при выполнении соответствующих команд, например:

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 17).

Рис. 17

Если претензий к показателям УКД у покупателя нет, то он утверждает полученный документ.

Процедура утверждения поступившего электронного корректировочного счета-фактуры с дополнительной информацией (электронного УКД) Порядком обмена не предусмотрена.

В то же время для УКД, как документа о согласовании изменения стоимости товаров, данная процедура обязательна, поскольку после утверждения поступившего Универсального корректировочного документа автоматически формируется соответствующая информация покупателя.

Утвердить УКД и тем самым сформировать согласие на изменение стоимости (информацию покупателя) покупатель может:

Также одновременно утвердить и подписать поступивший электронный УКД можно по кнопке Подписать из формы просмотра поступившего электронного УПД (рис. 5).

После утверждения УКД, как уже было сказано выше, формируется согласие покупателя на изменение стоимости - УКД (информация покупателя) (рис. 18).

Рис. 18

Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.

Дважды щелкнув по активной строке формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 18), можно перейти в режим просмотра сформированной информации покупателя (рис. 19).

Рис. 19

На соответствующих закладках формы просмотра УКД (информации покупателя) отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 20), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 20

После отправки оператору УКД (информации покупателя) покупатель должен:

На этом обмен электронным УКД у покупателя будет завершен (рис. 21).

Рис. 21

В форме просмотра документа УКД можно удостовериться, что документ подписан обеими сторона сделки (рис. 22). Перейти в режим просмотра можно:

Рис. 22

После завершения обмена электронным УКД в строке состояния будет отражена следующая информация:

Рис. 23

Рис. 24

Если полученный УКД содержит ошибки, или если покупатель не согласен с пересмотром стоимости приобретенных товаров, то он отклоняет полученный документ. Сделать это можно только до утверждения полученного электронного УКД.

Для этого необходимо:

Рис. 25

При выполнении команды Отклонить автоматически будет сформировано уведомление продавцу об уточнении электронного корректировочного счета-фактуры, если в документе допущена техническая ошибка (п. 1.12 Порядка обмена), или об отказе в изменении стоимости приобретенных товаров (рис. 26).

Рис. 26

Это уведомление покупатель должен подписать и отправить через оператора ЭДО продавцу.

Если в уведомлении указано на наличие ошибок в выставленном корректировочном счете-фактуре (УКД), то на основании этого уведомления продавец выставит покупателю исправленный УКД.