Для выставления электронного корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости отгруженных товаров (электронного УКД) продавец должен выполнить следующие действия:
- Сформировать, подписать и отправить электронный УКД.
- Обработать подтверждение оператора о получении электронного УКД.
- Получить от покупателя извещение о получении электронного УКД и согласие с изменением стоимости (информацию покупателя).
Формирование, подписание и отправка электронного УКД
Выставление электронного УКД производится с помощью документа об утверждении формата корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме (утв. приказом ФНС России от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@).
Если организация ООО "Стиль" по согласованию с контрагентом ООО "Одежда и обувь" переходит к оформлению операции по изменению стоимости отгруженных товаров с применением формата корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости отгруженных товаров, то необходимо выполнить соответствующие настройки ЭДО (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО) (рис. 1).
Находясь на закладке "Настройки отправки", дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, необходимо перейти в форму "Настройки отправки документов" и проставить флажок в строке "Счет-фактура и корректировка в одном документе".
В графе "Регламент ЭДО" формы "Настройки отправки документов" проверить установку формата электронного документа (УКД (ММВ-7-15/189@)) и уточнить применяемый порядок обмена электронным УКД:
- флажок "Ожидать ответную подпись" устанавливается в том случае, если требуется согласие покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав);
- флажок "Ожидать извещение о получении" устанавливается в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена покупатель формирует извещение о получении УКД.
Рис. 1
Перед формированием УКД в электронной форме необходимо создать и провести документы учетной системы "Корректировка реализации" с видом операции "Корректировка по согласованию сторон" (рис. 2) и "Корректировочный счет-фактура выданный" (рис. 4) (раздел Продажи - подраздел Продажи).
До начала формирования электронного УКД гиперссылка в нижней части документа "Корректировка реализации" будет отражать текущее состояние обмена электронным документом - ЭДО не начат.
Для того, чтобы внести в электронный УКД необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно оформить свершившийся факт хозяйственной жизни, нужно перейти на закладку "Дополнительно" (рис. 3).
Так, например, если документ об изменении стоимости отгруженных товаров сопровождается информацией о конкретных достигнутых объемах закупок, результатом чего явилось предоставление скидки (приложение № 3 к письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@), то необходимо внести эту информацию в поле "Сопроводительные документы" (рис. 3).
При формировании электронного УКД поле "Ответственный за оформление (для УКД)" заполнять не целесообразно, так как программа автоматически укажет в качестве ответственного то лицо, которое будет подписывать этот электронный УКД по квалифицированному сертификату ключа проверки электронной подписи.
В документе "Корректировочный счет-фактура выданный" (рис. 4), в который можно перейти по гиперссылке "Корр. счет-фактура" из документа "Корректировка реализации" (рис. 2), до момента формирования электронного УКД при наличии действующего соглашения с покупателем об обмене счетами-фактурами в электронной форме:
- переключатель "Составлен" будет установлен в положение "В электронном виде";
- в строке "Выставлен (передан контрагенту)" будут отсутствовать флажок и дата выставления;
- в строке, отражающей текущее состояние процесса обмена электронным документом, будет присутствовать гиперссылка Требуются действия с нашей стороны.
Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного УКД необходимо:
- открыть документ "Корректировка реализации" или документ "Корректировочный счет-фактура выданный";
- выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 5).
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документов "Корректировка реализации" или "Корректировочный счет-фактура выданный" (рис. 5) программа отправит подписанный электронный документ контрагенту или подготовит подписанный УКД для отправки, если установлен флажок "Отложенная отправка электронных документов" в настройках ЭДО (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами).
Формирование электронного УКД также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав в папке "Создать" списка исходящих документов документ учетной системы "Корректировка реализации" или "Корректировочный счет-фактура выданный" и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 6).
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Создать, подписать и отправить из списка "Текущие дела ЭДО" программа отправит подписанный электронный документ контрагенту или подготовит подписанный электронный УКД для отправки, если установлен флажок "Отложенная отправка электронных документов".
Перейти в список документов "Текущие дела ЭДО" можно из документов "Корректировка реализации" или "Корректировочный счет-фактура выданный", выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 5).
Перед созданием, подписание и отправкой электронного УКД можно предварительно перейти в форму просмотра документа (рис. 7), выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, из документов "Корректировка реализации" или "Корректировочный счет-фактура выданный" (рис. 5).
Из формы просмотра также можно выполнить формирование, подписание и отправку электронного УКД с помощью кнопки Подписать и отправить (или последовательного применения кнопки Подписать и кнопки Отправить).
Рис. 7
Если у текущего пользователя нет права подписи, то даже при выполнении команды Отправить электронный документ из документа "Корректировка реализации" или "Корректировочный счет-фактура выданный" (рис. 5) или команды Создать, подписать и отправить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 6) программа направит сформированный электронный УКД на подпись лицу, имеющему такое право. Подписать сформированный электронный документ можно по кнопке Подписать и отправить из папки "Подписать" списка исходящих документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 8) или Подписать, если установлен флажок "Отложенная отправка электронных документов".
Если установлен флажок "Отложенная отправка электронных документов" в настройках ЭДО с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами), то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:
- по кнопке Отправить из формы просмотра электронного документа;
- по команде Отправить и получить из формы списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 8);
- по команде Отправить и получить электронные документы (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис).
Если требуется только сформировать электронный УКД, то в форме "Текущие дела ЭДО" необходимо выполнить команду Создать электронный документ (рис. 6). А далее сформированный электронный документ будет проходить стадии подписания и отправки, как было описано выше.
Рис. 8
Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - Документы на подпись). Сформированные электронные документы, отмеченные флажком, подписываются при выполнении команды Подписать и отправить отмеченные.
Рис. 9
Отправленный электронный УКД, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку документов "На контроле" формы списка исходящий документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 10).
Просмотреть содержимое отправленного электронного УКД и состояние обмена данным электронным документом можно:
- из списка "Текущие дела ЭДО", дважды щелкнув по активной строке (рис. 10);
- по команде Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документов "Корректировка реализации" или "Корректировочный счет-фактура выданный" (рис. 5).
На соответствующих закладках формы просмотра электронного УКД можно не только просмотреть его содержимое, но и получить информацию о подписях электронного документа, а также знакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.
Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный УКД вместе с электронной подписью.
После формирования, подписания и отправки УКД (информации продавца) в документе "Корректировка реализации" в строке состояния будет содержаться информация Ожидается подтверждение отправки, а в документе "Корректировочный счет-фактура выданный" - Требуются действия со стороны и других участников (рис. 12).
Рис. 12
Обработка подтверждения оператора о получении электронного УКД
Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:
- при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование (подраздела Сервис);
- по кнопке Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 10);
- из строки состояния формы просмотра электронного счета-фактуры, кликнув по значку
(рис. 11).
Дата поступления оператору ЭДО файла УКД (информации продавца), которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления корректировочного счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена).
Полученное подтверждение оператора ЭДО, как и все служебные электронные документы, отображается в форме просмотра отправленного электронного УКД (рис. 13).
Рис. 13
Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
Формирование извещения происходит в программе автоматически (рис. 14).
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.
Рис. 14
После получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Корректировочный счет-фактура выданный" в поле "Выставлен" проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 15).
Рис. 15
Получение от покупателя извещения о получении УКД и согласия с изменением стоимости (информации покупателя)
Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении корректировочного счета-фактуры (электронного УКД, включающего корректировочный счет-фактуру).
Получение продавцом извещения покупателя о получении УКД (информации продавца) происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО (рис. 16).
Рис. 16
Также при очередном сеансе связи с оператором ЭДО продавец получает согласие покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров - УКД (информацию покупателя) (рис. 17).
Рис. 17
После получения от оператора ЭДО извещения покупателя о получении УКД, включающего корректировочный счет-фактуру, и согласия покупателя обмен электронным УКД будет завершен.
В документах "Корректировка реализации" и "Корректировочный счет-фактура выданный" в информационной строке состояния электронного обмена появится статус ЭДО завершен (рис. 18).
Рис. 18
В режиме просмотра электронного УКД будет отражена информация о подписании документа обеими сторонами сделки, а также о том, что все документы, сопровождающие обмен электронным УКД, отправлены и получены (рис. 19).
Рис. 19
