Электронный документооборот

Дата публикации 19.07.2016

Использован релиз 3.0.43

Выставление электронного корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости (УКД) в программе "1С:Бухгалтерия 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Для выставления электронного корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости отгруженных товаров (УКД) продавец должен выполнить следующие действия:

  1. Сформировать, подписать и отправить УКД.
  2. Обработать подтверждение оператора о получении УКД.
  3. Получить от покупателя извещение о получении УКД и согласие с изменением стоимости (информацию покупателя).

Формирование, подписание и отправка УКД

Если организация ООО "Стиль" по согласованию с контрагентом ООО "Одежда и обувь" переходит к оформлению операции по изменению стоимости отгруженных товаров с применением нового формата корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости отгруженных товаров, утв. приказом ФНС России от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ (УКД в электронной форме), то ей необходимо проставить флажок в строке "Универсальный корректировочный документ" на закладке "Виды электронных документов" в настройках обмена с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в "Профиле настроек ЭДО" (рис. 1).

Рис. 1

При этом также появится соответствующий флажок в строке "Универсальный корректировочный документ" на закладке "Виды электронных документов" в "Настройке ЭДО", где производится настройка обмена с конкретным контрагентом (для данного примера - с ООО "Одежда и обувь") (рис. 2).

Рис. 2

Перед формированием УКД в электронной форме необходимо создать и провести документы учетной системы "Корректировка реализации" с видом операции "Корректировка по согласованию сторон" (рис. 3) и "Корректировочный счет-фактура выданный" (рис. 5) (раздел Продажи - подраздел Продажи).

До начала формирования электронного УКД гиперссылка в нижней части документа "Корректировка реализации" будет отражать текущее состояние обмена электронным документом - "ЭДО не начат".

Рис. 3

Для того, чтобы внести в электронный УКД необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно оформить свершившийся факт хозяйственной жизни, нужно перейти на закладку "Дополнительно" (рис. 3).

Так, например, если документ об изменении стоимости отгруженных товаров сопровождается информацией о конкретных достигнутых объемах закупок, результатом чего явилось предоставление скидки (приложение № 3 к письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@), то необходимо внести эту информацию в поле "Сопроводительные документы" (рис. 4).

При формировании электронного УКД поле "Ответственный за оформление (для УКД)" заполнять не целесообразно, так как программа автоматически укажет в качестве ответственного то лицо, которое будет подписывать этот электронный УКД по квалифицированному сертификату ключа проверки электронной подписи.

Рис. 4

В документе "Корректировочный счет-фактура выданный" (рис. 5), в который можно перейти по гиперссылке "Корр. счет-фактура" из документа "Корректировка реализации" (рис. 3), до момента формирования электронного УКД при наличии действующего соглашения с покупателем об обмене счетами-фактурами в электронной форме:

Рис. 5

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного УКД необходимо:

Рис. 6

Сформировать электронный УКД также можно с помощью команды Сформировать из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 7), которая открывается по гиперссылке "Требуются действия с нашей стороны" или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Корректировочный счет-фактура выданный" (рис. 6).

Рис. 7

Формирование электронного УКД также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав один из документов ("Корректировка реализации" или "Счет-фактура выданный") в папке "Создать" и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 8).

Перейти в список документов "Текущие дела ЭДО" можно из документов "Корректировка реализации" или "Корректировочный счет-фактура выданный", выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 6).

Рис. 8

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документов "Корректировка реализации" или "Корректировочный счет-фактура выданный" (рис. 6) или Создать, подписать и отправить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 8) программа подготовит подписанный электронный УКД для отправки.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный УКД на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать сформированный электронный УКД можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее) из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 9).

Рис. 9

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись).

Все сформированные электронные документы подписываются при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату (рис. 10).

Рис. 10

Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 11).

Рис. 11

В случае, если необходимо только сформировать электронный УКД, а далее направить его уполномоченному лицу на утверждение, а уже потом на подписание, то из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО, следует выбрать команду Создать электронный документ (рис. 6). Тогда сформированный электронный документ сначала будет помещен в папку "Утвердить" списка "Текущие дела ЭДО", а уже после утверждения перемещен в папку "Подписать" (рис. 9).

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 12).

Рис. 12

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться по кнопке Отправить из списка "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 13).

Рис. 13

Также отправить сформированный и подписанный электронный УКД можно:

Рис. 14

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 15).

Рис. 15

Из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 14) можно также:

Рис. 16

На соответствующих закладках формы просмотра электронного УКД можно получить информацию о подписях электронного документа (рис. 17), а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.

Рис. 17

Из формы просмотра (рис. 16), вызвав команду Сохранить электронный документ в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный УКД вместе с электронной подписью.

Отправленный УКД, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и согласия покупателя, перекладывается в папку документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 18).

Рис. 18

После отправки электронного УКД продавец должен получить:

После формирования, подписания и отправки УКД в документе "Корректировка реализации" в строке состояния будет содержаться информация "Сформирован УКД" (рис. 19).

Рис. 19

До получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Корректировочный счет-фактура выданный" будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке "Выставлен (передан контрагенту)", а в информационной строке будет указано, что "Требуются действия со стороны других участников" (рис. 20).

Рис. 20

В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) в графе "Ожидаем от других участников" будет указано, что ожидается подтверждение отправки (рис. 21).

Рис. 21

Обработка подтверждения оператора о получении УКД

Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команды Отправить и получить электронные документы:

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 22).

Рис. 22

Полученные документы отражаются у продавца в списке "Архив ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис - гиперссылка панели команд Архив ЭДО) (рис. 23).

Рис. 23

Также полученные электронные документы указываются в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 24), открываемой из документа учетной системы "Корректировочный счет-фактура выданный" по гиперссылке информационной строки о состоянии электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 6).

Рис. 24

Дважды щелкнув по активной строке журнала "Архив ЭДО" (рис. 23) или формы "Электронные документы "(Таблице состояния) (рис. 24), можно просмотреть содержимое поступившего от оператора ЭДО подтверждения даты получения (рис. 25).

Дата поступления файла корректировочного счета-фактуры (файла УКД) оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления корректировочного счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена; пп. "б" п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, далее - Правила ведения журнала учета).

Рис. 25

Согласно пп. "б" п. 7 Правил ведения журнала учета после получения подтверждения оператора ЭДО электронный корректировочный счет-фактура регистрируется в части 1 журнала учета с проставлением в графе 2 "Дата выставления" даты поступления файла счета-фактуры оператору, указанной в его подтверждении. Однако с 01.01.2015 г. налогоплательщики, не являющиеся посредниками, действующими от своего имени (экспедиторами, застройщиками), не ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

После получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Корректировочный счет-фактура выданный" в поле "Выставлен" проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 26).

Рис. 26

В соответствии с п. 13 ст. 171 и п. 10 ст. 172 НК РФ корректировочный счет-фактура, выставленный при уменьшении стоимости отгруженных товаров, будет зарегистрирован в книге покупок налогового периода согласования покупателем уменьшения стоимости отгруженных товаров, т.е. того налогового периода, в котором от покупателя будет получен Универсальный корректировочный документ (информация покупателя).

Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

Формирование извещения происходит в программе автоматически. Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.

После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке документа "Корректировочный счет-фактура выданный" будет отражена информация: "Требуются действия со стороны других участников" (рис. 27).

Рис. 27

При этом в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) можно увидеть, что ожидается извещение покупателя о получении корректировочного счета-фактуры (Извещение о получении) и информация покупателя об оформляемой операции по корректировке (Универсальный корректировочный документ (информация покупателя)) (рис. 28).

Рис. 28

Согласно п. 2.9 Порядка обмена, выставление покупателем извещения о получении корректировочного счета-фактуры не является обязательным. Однако пока в программе реализована процедура обмена, предусматривающая наличие такого извещения.

Получение от покупателя извещения о получении УКД и согласия с изменением стоимости (информации покупателя)

Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении корректировочного счета-фактуры.

Получение продавцом такого извещения покупателя, а также согласия покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (информации покупателя) происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО.

После получения от оператора ЭДО извещения покупателя о получении корректировочного счета-фактуры и согласия покупателя обмен электронным УКД будет завершен.

В документе "Корректировочный счет-фактура выданный" в информационной строке появится статус "ЭДО завершен" (рис. 29).

Рис. 29

В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) будет отражена вся информация о состоянии и движении корректировочного счета-фактуры с дополнительной информацией и всех служебных документов (рис. 30).

Для просмотра содержимого каждого электронного документа (универсального корректировочного документа, счета-фактуры, подтверждения, извещения, универсального корректировочного документа (информации покупателя)) с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена необходимо дважды щелкнуть по активной строке в форме списка.

Рис. 30

После завершения обмена в режиме просмотра электронного УКД будет отражена информация о подписании документа обеими сторонами сделки (рис. 31).

Перейти в режим просмотра можно:

Рис. 31