Электронный документооборот

Дата публикации 16.12.2016

Использован релиз 3.0.44

Получение электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров и оказании услуг в "1С:Бухгалтерии 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

При получении от продавца электронного документа (УПД) с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров и оказании услуги покупатель должен выполнить следующие действия:

  1. Получить и отразить в учете входящий УПД.
  2. Обработать подтверждение оператора об отправке УПД.
  3. Сформировать и отправить продавцу информацию об оформляемой сделке.

Получение и отражение в учете входящего УПД

Получение от продавца электронного УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа об отгрузке товаров и оказании транспортной услуги производится:

Рис. 1

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 2).

Рис. 2

Полученный электронный УПД автоматически помещается в папку "Утвердить" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 3).

Рис. 3

Кроме того, поступивший электронный УПД, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке "Архив ЭДО" (рис. 4), открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис) или по гиперссылке Архив ЭДО внизу формы "Текущие дела ЭДО" (рис. 3).

Рис. 4

Перейти в форму просмотра поступившего документа (рис. 5) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 3) или "Архив ЭДО" (рис. 4).

Рис. 5

На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного УПД отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 6), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 6

Одновременно на основании полученного электронного УПД создаются два новых документа учетной системы "Поступление (акт, накладная)" и "Счет-фактура полученный" (рис. 7).

Рис. 7

Поскольку в полученном УПД отражены одновременно и отгрузка товаров, и оказание услуги по доставке, то в программе будет автоматически сформирован документ "Поступление (акт, накладная)" с видом операции "Товары, услуги, комиссия".

Открыть новый документ "Поступление (акт, накладная)" можно:

В новом документе "Поступление (акт, накладная)" (рис. 8), сформированном на основании полученного электронного УПД, будут автоматически заполнены сведения:

Текущее состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД отражается в информационной строке документа, где будет указано, что "Требуется утверждение".

Перед проведением документа "Поступление (акт, накладная)" необходимо заполнить поля "Договор" и "Склад".

Рис. 8

Следует обратить внимание, что если какая-либо номенклатурная позиция приобретена у этого продавца впервые, и номенклатуры продавца и покупателя не синхронизированы, то в документе "Поступление (акт, накладная)" будет отсутствовать наименование в поле "Номенклатура" (рис. 9).

Рис. 9

Для его заполнения необходимо произвести сопоставление номенклатуры продавца и покупателя, перезаполнив документ "Поступление (акт, накладная)" по команде Перезаполнить по электронному документу из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 9).

В открывшейся форме "Сопоставление данных по номенклатуре" (рис. 10) необходимо:

После выполнения этих действий поле "Номенклатура" в документе "Поступление (акт, накладная)" будет автоматически заполнено соответствующими сведениями. Такие действия по синхронизации номенклатуры выполняются один раз. В дальнейшем, при поступлении от того же продавца тех же товаров (услуг) сведения о них будут заполняться в документе "Поступление (акт, накладная)" автоматически.

Рис. 10

Также в учетной системе на основании поступившего электронного УПД будет автоматически сформирован документ "Счет-фактура полученный", гиперссылка на который появится в строке документа "Поступление (акт, накладная)" после заполнения поля "Договор" (рис. 11).

Рис. 11

Перейти в новый документ "Счет-фактура полученный" (рис. 12) можно:

В новом документе "Счет-фактура полученный", сформированном на основании полученного электронного УПД, будут автоматически заполнены сведения:

В строке "Документы-основания" будет размещена гиперссылка на соответствующий документ поступления, автоматически сформированный также на основании поступившего электронного УПД.

В строке "Способ получения" будет проставлена отметка для значения "В электронном виде".

Текущее состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД будет отражено в информационной строке документа "Счет-фактура полученный", где будет указано, что "Требуются действия с нашей стороны".

Рис. 12

Кроме того, подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить покупателю со своей стороны в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 13), открываемой по гиперссылке информационной строки или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Поступление (акт, накладная)" (рис. 9) или "Счет-фактура полученный".

Рис. 13

Обработка подтверждения оператора об отправке УПД

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий УПД, но и подтверждение даты отправки файла УПД ему оператором (рис. 14).

Наличие такого служебного документа предусмотрено пп. "в" п. 2.6 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, далее – Порядок обмена).

Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора, будет признаваться датой получения файла счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена).

 

Рис. 14

Просмотреть содержимое полученного подтверждения можно, дважды щелкнув по активной строке формы "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 15).

Рис. 15

Дата отправки оператором файла электронного счета-фактуры будет отражена в строке "Получен" документа "Счет-фактура полученный" (рис. 12).

ВНИМАНИЕ! При формировании нового документа "Счет-фактура полученный" на основании поступившего электронного счета-фактуры (электронного УПД) программа автоматически проставляет в поле "Получен" дату формирования документа учетной системы. Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом счета-фактуры, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа "Счет-фактура полученный". Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла счета-фактуры оператором покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле "Получен", будет автоматически скорректирована.

Формирование и отправка продавцу извещения о получении УПД и информации об оформляемой сделке

После получения подтверждения оператора ЭДО об отправке файла УПД покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры (пп. "б" п. 2.12 Порядка обмена).

Кроме того, если в соответствии с п. 2.9 Порядка обмена покупатель и продавец согласовали необходимость формирования и отправки извещения о получении счета-фактуры (УПД), то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы:

В данном примере стороны исключили из обмена извещение покупателя о получении счета-фактуры (УПД).

Формирование извещения о получении подтверждения оператора ЭДО происходит в программе автоматически (рис. 16).

Рис. 16

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебные документы будут сразу автоматически подписаны.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать сформированные электронные извещения можно:

Рис. 17

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 18).

Рис. 18

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться при выполнении соответствующих команд, например:

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 19).

Рис. 19

Если претензий к показателям УПД у покупателя нет, то он утверждает полученный документ. Именно после утверждения поступившего УПД автоматически формируется соответствующая информация покупателя.

Утвердить УПД (информацию продавца) покупатель может:

Также одновременно утвердить и подписать поступивший электронный УПД можно по кнопке Подписать из формы просмотра поступившего электронного УПД (рис. 5).

После утверждения УПД (информации продавца), как уже было сказано выше, формируется УПД (информация покупателя) (рис. 20).

Рис. 20

Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.

Дважды щелкнув по активной строке формы "Электронные документы" (Таблицы состояния), можно перейти в режим просмотра сформированной информации покупателя (рис. 21).

Рис. 21

На соответствующих закладках формы просмотра УПД (информации покупателя) отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 22), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 22

После отправки оператору УПД (информации покупателя) покупатель должен:

На этом обмен электронным УПД у покупателя завершается (рис. 23).

Рис. 23

В форме просмотра документа УПД можно удостовериться, что документ подписан обеими сторона сделки (рис. 24). Перейти в режим просмотра можно:

Рис. 24

После завершения обмена электронным УПД в строке состояния документа "Поступление (акт, накладная)" будет отражена информация "ЭДО завершен" (рис. 25).

Рис. 25

Аналогичная информация "Обмен завершен" будет отражена в строке состояния документа "Счет-фактура полученный" (рис. 26).

Рис. 26