Электронный документооборот

Дата публикации 20.10.2016

Использован релиз 3.0.44

Получение электронного документа о передаче права на использование программы для ЭВМ (УПД) в "1С:Бухгалтерии 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

При получении от продавца электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) покупатель должен выполнить следующие действия:

  1. Получить и отразить в учете входящий УПД.
  2. Обработать подтверждение оператора об отправке УПД.
  3. Сформировать и отправить продавцу извещение о получении УПД и информацию об оформляемой сделке.

Получение и отражение в учете входящего УПД

Получение электронного УПД с функцией первичного учетного документа (акта о передаче права на использование программы для ЭВМ) от продавца (лицензиара) производится:

Рис. 1

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 2).

Рис. 2

Полученный электронный УПД автоматически помещается в папку "Утвердить" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 3).

Рис. 3

Кроме того, поступивший электронный УПД, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке "Архив ЭДО" (рис. 4), открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис) или по гиперссылке Архив ЭДО внизу формы "Текущие дела ЭДО" (рис. 3).

Рис. 4

Перейти в форму просмотра поступившего документа (рис. 5) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 3) или "Архив ЭДО" (рис. 4).

Рис. 5

На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного УПД отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 6), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 6

Одновременно на основании полученного электронного УПД создается новый документ учетной системы "Поступление (акт, накладная)" (рис. 7).

Открыть новый документ "Поступление (акт, накладная)" можно:

Рис. 7

В новом документе "Поступление (акт, накладная)" (рис. 7), сформированном на основании полученного электронного УПД, будут автоматически заполнены сведения:

Текущее состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД отражается в информационной строке документа, где будет указано, что "Требуется утверждение" (рис. 7).

Кроме того, подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить покупателю со своей стороны в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 8), открываемой по гиперссылке информационной строки или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Поступление (акт, накладная)" (рис. 7).

Рис. 8

Следует обратить внимание, что если данная номенклатурная позиция приобретена у данного продавца (лицензиара) впервые, и номенклатуры продавца (лицензиара) и покупателя (лицензиата) не синхронизированы, то в документе "Поступление (акт, накладная)" будет отсутствовать наименование в поле "Номенклатура".

Для его заполнения необходимо произвести сопоставление номенклатуры продавца (лицензиара) и покупателя (лицензиата), перезаполнив документ "Поступление (акт, накладная)" по команде Перезаполнить по электронному документу из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 9).

Рис. 9

В открывшейся форме "Сопоставление данных по номенклатуре" (рис. 10) необходимо:

Рис. 10

После выполнения этих действий поле "Номенклатура" в документе "Поступление (акт, накладная)" будет автоматически заполнено соответствующими сведениями (рис. 11). Такие действия по синхронизации номенклатуры выполняются один раз. В дальнейшем, при поступлении от того же продавца (лицензиара) тех же прав на использование программы для ЭВМ сведения о них будут заполняться в документе "Поступление (акт, накладная)" автоматически.

Перед проведением документа "Поступление (акт, накладная)" необходимо заполнить поле "Договор".

Поскольку продавец (лицензиар) передает право на использование программы для ЭВМ, т.е. осуществляет операцию, освобождаемую от НДС согласно пп. 26 п. 2 ст. 149 НК РФ, то в соответствии с пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ он не выставляет покупателю (лицензиату) счет-фактуру. Поэтому поля "Счет-фактура №" и "от" под табличной частью документа "Поступление (акт, накладная)" остаются незаполненными.

Рис. 11

Обработка подтверждения оператора об отправке УПД

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий УПД, но и подтверждение даты отправки файла УПД ему оператором. Наличие такого служебного документа предусмотрено пп. "в" п. 2.6 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, далее – Порядок обмена). Поскольку полученный УПД не содержит счета-фактуры, то положения Порядка обмена могут вообще не применяться. В то же время в процедуре обмена УПД для всех функций, в том числе и для функции только первичного учетного документа, реализован сценарий, предусматривающий наличие такого документа.

Рис. 12

Просмотреть содержимое полученного подтверждения можно, дважды щелкнув по активной строке формы "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 13).  

Рис. 13

Формирование и отправка продавцу извещения о получении УПД и информации об оформляемой сделке

После получения подтверждения оператора ЭДО об отправке файла УПД покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры. Наличие такого служебного документа предусмотрено пп. "б" п. 2.12 Порядка обмена и реализовано в сценарии обмена УПД для всех функций, в том числе и для функции только первичного документа.

Кроме того, если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении УПД, то в соответствии с п. 2.9 Порядка обмена покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы:

Формирование извещений происходит в программе автоматически (рис. 14).

Рис. 14

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебные документы будут сразу автоматически подписаны.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать сформированные электронные извещения можно:

Рис. 15

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 16).

Рис. 16

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться при выполнении соответствующих команд, например:

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 17).

Рис. 17

Если претензий к показателям УПД у покупателя нет, то он утверждает полученный документ. Именно после утверждения поступившего УПД автоматически формируется соответствующая информация покупателя.

Утвердить УПД (информацию продавца) покупатель (лицензиат) может:

Также одновременно утвердить и подписать поступивший электронный УПД можно по кнопке Подписать и отправить из формы просмотра поступившего электронного УПД (рис. 5).

После утверждения УПД (информации продавца), как уже было сказано выше, формируется УПД (информация покупателя) (рис. 18).

Рис. 18

Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.

Дважды щелкнув по активной строке формы "Электронные документы" (Таблицы состояния), можно перейти в режим просмотра сформированной информации покупателя (рис. 19).

Рис. 19

На соответствующих закладках формы просмотра УПД (информации покупателя) отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 20), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 20

После отправки оператору УПД (информации покупателя) покупатель должен:

На этом обмен электронным УПД у покупателя завершается (рис. 21).

Рис. 21

В форме просмотра документа УПД можно удостовериться, что документ подписан обеими сторона сделки (рис. 22). Перейти в режим просмотра можно:

Рис. 22

После завершения обмена электронным УПД в строке состояния документа "Поступление (акт, накладная)" будет отражена информация "ЭДО завершен" (рис. 23).

Рис. 23