Электронный документооборот

Дата публикации 14.09.2016

Использован релиз 3.0.44

Получение исправленного электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (исправленного УПД) в программе "1С:Бухгалтерия 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Получение от продавца исправленного УПД в электронной форме сопровождается следующими действиями покупателя:

  1. Сформировать и отправить продавцу уведомление об уточнении полученного УПД (если ошибку обнаружил сам покупатель).
  2. Получить и отразить в учете исправленный УПД.
  3. Обработать подтверждение оператора об отправке исправленного УПД.
  4. Сформировать и отправить продавцу извещение о получении исправленного УПД и информацию покупателя.

Формирование и отправка продавцу уведомления об уточнении полученного УПД (если ошибку обнаружил сам покупатель)

Полученный покупателем счет-фактура и документ об отгрузке товаров (УПД) в электронной форме может содержать ошибку.

Для внесения исправлений в электронный УПД, который представляет собой счет-фактуру и документ об отгрузке товаров, в программе реализована возможность формирования продавцом и получения покупателем нового экземпляра УПД с указанием информации о порядковом номере исправления и дате формирования нового исправленного экземпляра.

Такой порядок внесения исправлений соответствует требованиям п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее - Постановление № 1137), а также разъяснениям ФНС России, приведенным в приложении № 7 к письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@.

Обмен исправленным УПД в электронной форме производится :

Чтобы сформировать для продавца уведомление об уточнении УПД, покупатель должен выполнить команду Отклонить из списка доступных команд, открываемого по кнопке Другие действия или по кнопке Еще, из формы просмотра содержимого полученного УПД в электронной форме (рис. 1).

Перейти в форму просмотра поступившего документа можно:

Формировать уведомление об уточнении покупатель может как до утверждения поступившего УПД (до формирования и подписания информации покупателя), так и после такого утверждения.

Рис. 1

После выполнения команды Отклонить программа предложит ввести причину отклонения (рис. 2).

Рис. 2

После утверждения причины отклонения будет автоматически сформировано уведомление об уточнении, которое необходимо подписать и отправить продавцу (рис. 3).

Рис. 3

В документах, автоматически сформированных на основании поступившего электронного УПД, в информационной строке состояния электронного обмена будет отражена следующая информация (рис. 4):

Рис. 4

В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) отражается информация о том, что полученный электронный УПД имеет статус "Отклонен" (рис. 5).

Открыть форму "Электронные документы" (Таблицу состояния) можно по гиперссылке информационной строки состояния электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Счет-фактура полученный" (рис. 4).

Рис. 5

Получение и отражение в учете исправленного УПД

Получение исправленного электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (исправленного электронного УПД) от продавца производится:

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами).

Полученный исправленный электронный УПД автоматически помещается в папку "Утвердить" списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 6).

Рис. 6

Кроме того, поступивший исправленный электронный УПД, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке "Архив ЭДО", открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис) (рис. 7).

Рис. 7

Перейти в форму просмотра поступившего документа (рис. 8) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 6) или "Архив ЭДО" (рис. 7).

Рис. 8

На соответствующих закладках формы просмотра поступившего исправленного электронного УПД отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 9), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 9

Одновременно на основании полученного исправленного электронного УПД создаются новые документы учетной системы: "Корректировка поступления" с видом операции "Исправление в первичном документе" и "Счет-фактура полученный" (рис. 10).

Открыть новый документ "Счет-фактура полученный" можно:

Рис. 10

В новом документе "Счет-фактура полученный" (рис. 10), сформированном на основании полученного исправленного электронного УПД, будут автоматически заполнены сведения:

В строке "Счет-фактура" будет размещена гиперссылка на документ "Счет-фактура полученный", сформированный на основании первичного счета-фактуры (УПД), а в строке "Документы-основания" - гиперссылка на соответствующий документ "Корректировка поступления", автоматически сформированный также на основании поступившего исправленного электронного УПД.

Состояние обменного процесса в отношении полученного исправленного электронного УПД ("Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников") отражается в информационной строке состояния электронного обмена документа "Счет-фактура полученный" (рис. 10).

Кроме того, подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить покупателю со своей стороны в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 11), открываемой по гиперссылке информационной строки состояния электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Счет-фактура полученный" (рис. 10).

Рис. 11

По гиперссылке строки "Документы-основания" документа учетной системы "Счет-фактура полученный" (рис. 10) можно перейти в автоматически сформированный на основании поступившего исправленного электронного УПД документ "Корректировка поступления" с видом операции "Исправление в первичных документах" (рис. 12).

В новый документ "Корректировка поступления", сформированный на основании полученного исправленного электронного УПД, будут автоматически перенесены все сведения из поступившего электронного документа.

Информация о состоянии электронного обмена фиксируется в строке под табличной частью документа "Корректировка поступления", где указывается, что "Получен УПД".

Рис. 12

Обработка подтверждения оператора об отправке исправленного УПД

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий исправленный УПД, но и подтверждение даты отправки файла исправленного счета-фактуры (файла исправленного УПД) ему оператором (пп. "в" п. 2.6 Порядка обмена) (рис. 13).

Рис. 13

Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора (рис. 14), будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена). Просмотреть содержимое поступившего подтверждения оператора можно, дважды щелкнув по соответствующей активной строке формы "Электронные документы" (Таблицы состояния).

Рис. 14

После получения подтверждения оператора ЭДО поступивший исправленный электронный счет-фактура с дополнительной информацией (исправленный электронный УПД) должен регистрироваться в части 2 журнала учета, с проставлением в графе 2 "Дата получения" даты направления файла счета-фактуры оператором покупателю, указанной в подтверждении оператора (пп. "б" п. 11 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. Постановлением  № 1137). Однако с 01.01.2015 г. налогоплательщики, не являющиеся посредниками, действующими от своего имени (экспедиторами, застройщиками), не ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

Дата отправки оператором файла исправленного электронного счета-фактуры (исправленного УПД) будет отражена в строке "Получен" документа "Счет-фактура полученный" (рис. 10).

ВНИМАНИЕ! При формировании нового документа "Счет-фактура полученный" на основании поступившего исправленного электронного счета-фактуры (исправленного электронного УПД) программа автоматически проставляет в поле "Получен" дату формирования документа учетной системы. Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом счета-фактуры, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа "Счет-фактура полученный". Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла счета-фактуры оператором покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле "Получен", будет автоматически скорректирована.

Заявление налогового вычета на основании исправленного счета-фактуры (исправленного УПД) производится с помощью регламентного документа "Формирование записей книг покупок" (раздел Операции - подраздел Закрытие периода - гиперссылка Регламентные операции НДС) (рис. 15).

Рис. 15

Поскольку первичный электронный УПД и исправленный электронный УПД поступили в одном налоговом периоде, то в книге покупок периода принятия к учету приобретенных товаров и поступления счетов-фактур будет аннулирована регистрационная запись по первоначальному счету-фактуре (УПД) и будет внесена регистрационная запись по исправленному счету-фактуре (исправленному УПД) (п. 1.1 ст. 172 НК РФ, п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137) (рис. 16).

Рис. 16

Формирование и отправка продавцу извещения о получении исправленного УПД и информации покупателя

После получения подтверждения оператора ЭДО об отправке файла исправленного счета-фактуры (исправленного УПД) покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры (пп. "б" п. 2.12 Порядка обмена).

Кроме того, если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении счета-фактуры (УПД) в соответствии с п. 2.9 Порядка обмена, то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы:

Формирование извещений происходит в программе автоматически (рис. 13).

Если претензий к показателям исправленного УПД у покупателя нет, то он утверждает полученный документ.

Процедура утверждения поступившего исправленного электронного счета-фактуры с дополнительной информацией (исправленного электронного УПД) Порядком обмена не предусмотрена.

В то же время для исправленного УПД, как документа о передаче товара, данная процедура обязательна, поскольку после утверждения поступившего исправленного Универсального передаточного документа автоматически формируется соответствующая информация покупателя.

Утвердить исправленный УПД (информацию продавца) покупатель может:

Также одновременно утвердить и подписать поступивший электронный УПД можно по кнопке Подписать из формы просмотра поступившего электронного УПД (рис. 8).

После утверждения исправленного УПД (информации продавца), как уже было сказано выше, формируется исправленный УПД (информация покупателя) (рис. 17).

Рис. 17

Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.

Дважды щелкнув по активной строке формы "Электронные документы" (Таблицы состояния), можно перейти в режим просмотра сформированной информации покупателя (рис. 18).

Рис. 18

На соответствующих закладках формы просмотра исправленного УПД (информации покупателя) отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 19), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 19

После отправки оператору исправленного УПД (информации покупателя) покупатель должен:

На этом обмен электронным исправленным УПД у покупателя завершается (рис. 20).

Рис. 20

В форме просмотра исправленного УПД можно удостовериться, что документ подписан обеими сторона сделки (рис. 21). Перейти в режим просмотра можно:

Рис. 21

После завершения обмена исправленным электронным УПД в строке состояния будет отражена следующая информация (рис. 22):

Рис. 22

Если полученный исправленный УПД по-прежнему содержит ошибки, то повторно выполняется процедура отклонения и исправления, описанная выше.