Внимание
В соответствии с Федеральным законом от 03.08.2018 № 303-ФЗ с 1 января 2019 года производится изменение налоговой ставки НДС с 18% на 20% (с 18/118 на 20/120 и с 15,25% на 16,67%).
Получение от продавца исправленного УПД в электронной форме сопровождается следующими действиями покупателя:
- Сформировать и отправить продавцу уведомление об уточнении полученного УПД (если ошибку обнаружил сам покупатель).
- Получить и отразить в учете исправленный УПД.
- Обработать подтверждение оператора об отправке исправленного УПД.
- Сформировать и отправить продавцу информации об оформляемой сделке.
Формирование и отправка продавцу уведомления об уточнении полученного УПД (если ошибку обнаружил сам покупатель)
Полученный покупателем счет-фактура и документ об отгрузке товаров (УПД) в электронной форме может содержать ошибку.
Для внесения исправлений в электронный УПД, который представляет собой счет-фактуру и документ об отгрузке товаров, в программе реализована возможность формирования продавцом и получения покупателем нового экземпляра УПД с указанием информации о порядковом номере исправления и дате формирования нового исправленного экземпляра.
Такой порядок внесения исправлений соответствует требованиям п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее - Постановление № 1137), а также разъяснениям ФНС России, приведенным в приложении № 7 к письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@.
Обмен исправленным УПД в электронной форме производится :
- на основании уведомления покупателя о внесении исправлений (если ошибки в УПД обнаружил покупатель) (п. 1.12 и п. 2.15 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н (далее - Порядок обмена);
- в отсутствии каких-либо документов (если ошибки обнаружил сам продавец).
Формирование для продавца уведомление об уточнении УПД производится из формы просмотра содержимого полученного УПД в электронной форме (рис. 3).
Открыть для просмотра поступивший электронный документ можно из формы "Текущие дела ЭДО" с помощью двойного щелчка по активной строке списка входящих документов из папки "Отразить в учете" (кроме гиперссылки графы "Документы учета") (раздел Покупки - подраздел Сервис) (рис. 1) или "Архив ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис).
Рис. 1
Также перейти в форму просмотра поступившего документа можно из новых документов учетной системы "Поступление (акт, накладная)" или "Счет-фактура полученный" (раздел Покупки - подраздел Покупки), автоматически созданных на основании поступившего электронного УПД, выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 2).
Рис. 2
Чтобы сформировать для продавца уведомление об уточнении УПД, покупатель должен выполнить команду Отклонить из списка доступных команд, открываемого по кнопке Другие действия или по кнопке Еще - Другие действия, из формы просмотра содержимого полученного УПД (рис. 3).
Отклонить полученный электронный УПД покупатель может до его утверждения, т.е. до формирования информации покупателя.
Рис. 3
После выполнения команды Отклонить программа предложит ввести причину отклонения (рис. 4).
Рис. 4
После утверждения причины отклонения будет автоматически сформировано уведомление об уточнении, которое необходимо подписать и отправить продавцу (рис. 5).
Рис. 5
В документах, автоматически сформированных на основании поступившего электронного УПД, в информационной строке состояния электронного обмена будет отражена следующая информация (рис. 6):
- в документе "Поступление (акт, накладная)" - "Ожидается исправление";
- в документе "Счет-фактура полученный" - "Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников"
Рис. 6
В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) отражается информация о том, что полученный электронный УПД имеет статус "Отклонен" (рис. 7).
Открыть форму "Электронные документы" (Таблицу состояния) можно из документов "Поступление (акт, накладная)" или "Счет-фактура полученный" (рис. 6) по гиперссылке информационной строки состояния электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО,
Рис. 7
Напомним, что покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий УПД, но и подтверждение даты отправки файла счета-фактуры (файла УПД) ему оператором ЭДО (пп. "в" п. 2.6 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, далее – Порядок обмена).
После получения подтверждения оператора ЭДО об отправке файла счета-фактуры (УПД) покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры (пп. "б" п. 2.12 Порядка обмена).
Кроме того, если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении счета-фактуры (УПД) в соответствии с п. 2.9 Порядка обмена, то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы:
- после получения входящего электронного счета-фактуры (УПД) - извещение о получении счета-фактуры (УПД) для продавца;
- после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке продавцу извещения о получении счета-фактуры - извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении счета-фактуры (пп. "б" п. 2.13 Порядка обмена).
Рис. 8
Получение и отражение в учете исправленного УПД
Получение исправленного электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (исправленного электронного УПД) от продавца производится:
- при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование - подраздела Сервис или из раздела Руководителю - подраздела Сервис в зависимости от настроек панели навигации;
- по команде Отправить и получить из формы списка документов "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Покупки - подраздел Сервис) (рис. 9).
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами).
Полученный исправленный электронный УПД автоматически помещается в папки "Отразить в учете" и "Утвердить" списка входящих документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 9).
Рис. 9
Кроме того, поступивший исправленный электронный УПД, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке "Архив ЭДО", открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис) (рис. 10).
Рис. 10
Перейти в форму просмотра поступившего документа (рис. 11) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов "Текущие дела ЭДО" (кроме гиперстроки в графе "Документы учета") (рис. 9) или "Архив ЭДО" (рис. 10).
Рис. 11
На соответствующих закладках формы просмотра поступившего исправленного электронного УПД отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 12), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.
Рис. 12
Одновременно на основании полученного исправленного электронного УПД создаются новые документы учетной системы: "Корректировка поступления" с видом операции "Исправление в первичном документе" и "Счет-фактура полученный" (рис. 13).
Открыть новый документ "Счет-фактура полученный" можно:
- по гиперссылке строки "Документ учета" из формы просмотра поступившего исправленного электронного УПД (рис. 11 или рис. 12);
- по гиперссылке графы "Документы учета" из формы списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 9);
- из формы учета полученных счетов-фактур "Счета-фактуры полученные" (раздел Покупки - подраздел Покупки).
Рис. 13
В новом документе "Счет-фактура полученный" (рис. 13), сформированном на основании полученного исправленного электронного УПД, будут автоматически заполнены сведения:
- о номере и дате внесенного исправления (поля "Исправление №" т "от");
- об измененной стоимости приобретенных товаров (работ, услуг) и сумме предъявленного НДС, поскольку исправления вносились в стоимостные показатели.
В строке "Счет-фактура" будет размещена гиперссылка на документ "Счет-фактура полученный", сформированный на основании первичного счета-фактуры (УПД), а в строке "Документы-основания" - гиперссылка на соответствующий документ "Корректировка поступления", автоматически сформированный также на основании поступившего исправленного электронного УПД.
Состояние обменного процесса в отношении полученного исправленного электронного УПД ("Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников") отражается в информационной строке состояния электронного обмена документа "Счет-фактура полученный" (рис. 13).
Подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить покупателю со своей стороны в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 14), открываемой по гиперссылке информационной строки состояния электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Счет-фактура полученный" (рис. 13).
Рис. 14
По гиперссылке строки "Документы-основания" документа учетной системы "Счет-фактура полученный" (рис. 13) можно перейти в автоматически сформированный на основании поступившего исправленного электронного УПД документ "Корректировка поступления" с видом операции "Исправление в первичных документах" (рис. 15).
В новый документ "Корректировка поступления", сформированный на основании полученного исправленного электронного УПД, будут автоматически перенесены все сведения из поступившего электронного документа.
Информация о состоянии электронного обмена фиксируется в строке под табличной частью документа "Корректировка поступления" - "Требуется утверждение".
Рис. 15
Обработка подтверждения оператора об отправке исправленного УПД
Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий исправленный УПД, но и подтверждение даты отправки файла исправленного счета-фактуры (файла исправленного УПД) ему оператором (пп. "в" п. 2.6 Порядка обмена) (рис. 16).
Рис. 16
Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора (рис. 17), будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена). Просмотреть содержимое поступившего подтверждения оператора можно, дважды щелкнув по соответствующей активной строке формы "Электронные документы" (Таблицы состояния).
Рис. 17
Дата отправки оператором файла исправленного электронного счета-фактуры (исправленного УПД) будет отражена в строке "Получен" документа "Счет-фактура полученный" (рис. 13).
После получения подтверждения оператора ЭДО об отправке файла исправленного счета-фактуры (исправленного УПД) покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему исправленного счета-фактуры (пп. "б" п. 2.12 Порядка обмена).
Кроме того, если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении счета-фактуры (УПД) в соответствии с п. 2.9 Порядка обмена, то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы:
- после получения входящего исправленного электронного счета-фактуры (исправленного УПД) - извещение о получении счета-фактуры (УПД) для продавца;
- после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке продавцу извещения о получении счета-фактуры - извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении счета-фактуры (пп. "б" п. 2.13 Порядка обмена).
Формирование извещений происходит в программе автоматически (рис. 16).
Формирование и отправка продавцу информации об оформляемой сделке
Если претензий к показателям исправленного УПД у покупателя нет, то он утверждает полученный документ.
Процедура утверждения поступившего исправленного электронного счета-фактуры с дополнительной информацией (исправленного электронного УПД) Порядком обмена не предусмотрена.
В то же время для исправленного УПД, как документа о передаче товара, данная процедура обязательна, поскольку после утверждения поступившего исправленного Универсального передаточного документа автоматически формируется соответствующая информация покупателя.
Утвердить исправленный УПД (информацию продавца) покупатель может:
- по кнопке Утвердить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 9);
- выполнив команду Утвердить из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 16).
Также утвердить поступивший электронный УПД можно по кнопке Подписать из формы просмотра поступившего электронного УПД (рис. 11).
После утверждения исправленного УПД (Информации продавца), как уже было сказано выше, формируется исправленный УПД (Информация покупателя) (рис. 18).
Рис. 18
Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.
Дважды щелкнув по активной строке формы "Электронные документы" (Таблицы состояния), можно перейти в режим просмотра сформированной информации покупателя (рис. 19).
Рис. 19
На соответствующих закладках формы просмотра исправленного УПД (информации покупателя) отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 20), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.
Рис. 20
После отправки оператору исправленного УПД (информации покупателя) покупатель должен:
- получить от оператора ЭДО подтверждение о получении исправленного УПД (информации покупателя);
- подписать и отправить оператору ЭДО автоматически сформированное извещение о получении подтверждения.
На этом обмен исправленным электронным УПД у покупателя завершается (рис. 21).
Рис. 21
В форме просмотра исправленного УПД можно удостовериться, что документ подписан обеими сторона сделки (рис. 22). Перейти в режим просмотра можно:
- дважды щелкнув по активной строке формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 21);
- выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документов "Корректировка поступления" (рис. 15) или "Счет-фактура полученный" (рис. 13).
Рис. 22
После завершения обмена исправленным электронным УПД в строке состояния документов "Корректировка поступления" и "Счет-фактура полученный" будет отражена информация - "ЭДО завершен" (рис. 23).
Рис. 23
В документах учетной системы "Поступление (акт, накладная)" и "Счет-фактура полученный", которые были созданы на основании первоначального электронного УПД, после завершения обмена исправленным электронным УПД в информационной строке состояния электронного обмена будет указана информация - "ЭДО завершен с исправлением" (рис. 24).
Рис. 24
Если полученный исправленный УПД по-прежнему содержит ошибки, то повторно выполняется процедура отклонения и исправления, описанная выше.