Электронный документооборот

Дата публикации 12.07.2016

Использован релиз 3.0.43

Получение электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) в программе "1С:Бухгалтерия 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

При получении от продавца электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) покупатель должен выполнить следующие действия:

  1. Получить и отразить в учете входящий УПД.
  2. Обработать подтверждение оператора об отправке УПД.
  3. Сформировать и отправить продавцу извещение о получении УПД и информацию об оформляемой сделке.

Получение и отражение в учете входящего УПД

Получение электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (электронного УПД) от продавца производится:

Рис. 1

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 2).

Рис. 2

Полученный электронный УПД автоматически помещается в папку "Утвердить" списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 3).

Рис. 3

Кроме того, поступивший электронный УПД, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке "Архив ЭДО", открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис) (рис. 4).

Рис. 4

Перейти в форму просмотра поступившего документа (рис. 5) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 3) или "Архив ЭДО" (рис. 4).

Рис. 5

На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного УПД отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 6), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 6

Одновременно на основании полученного электронного УПД создаются новые документы учетной системы: "Поступление (акт, накладная)" и "Счет-фактура полученный" (рис. 7).

Открыть новый документ "Счет-фактура полученный" можно:

Рис. 7

В новом документе "Счет-фактура полученный" (рис. 7), сформированном на основании полученного электронного УПД, будут автоматически заполнены сведения:

В строке "Документы-основания" будет размещена гиперссылка на соответствующий документ поступления, автоматически сформированный также на основании поступившего электронного УПД.

Состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД отражается в информационной строке документа "Счет-фактура полученный" (рис. 7).

Кроме того, подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить покупателю со своей стороны в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 8), открываемой по гиперссылке информационной строки или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Счет-фактура полученный" (рис. 7).

Рис. 8

По гиперссылке строки "Документы-основания" документа учетной системы "Счет-фактура полученный" (рис. 7) можно перейти в автоматически сформированный на основании поступившего электронного УПД документ "Поступление (акт, накладная)" (рис. 9).

Рис. 9

В новом непроведенном документе "Поступление (акт, накладная)" (рис. 9), сформированном на основании полученного электронного УПД, будут автоматически заполнены сведения:

Однако если товар приобретен у данного продавца впервые, и номенклатуры продавца и покупателя не синхронизированы, то в документе "Поступление (акт, накладная)" будет отсутствовать наименование приобретенных товаров в поле "Номенклатура".

Для его заполнения необходимо произвести сопоставление номенклатуры продавца и покупателя, перезаполнив документ "Поступление (акт, накладная)" по команде Перезаполнить по электронному документу из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 10).

Рис. 10

В открывшейся форме "Сопоставление данных по номенклатуре" (рис. 11) необходимо:

Рис. 11

После выполнения этих действий поле "Номенклатура" в документе "Поступление (акт, накладная)" будет автоматически заполнено соответствующими сведениями (рис. 12).

Такие действия по синхронизации номенклатуры выполняются один раз. В дальнейшем, при поступлении от того же продавца тех же товаров сведения о них (наименование, счета учета) будут заполняться в документе "Поступление (акт, накладная)" автоматически.

Перед проведением документа "Поступление (акт, накладная)" необходимо заполнить поля "Договор и "Склад".

Рис. 12

Информацию о состоянии электронного обмена фиксируется в строке под табличной частью документа "Поступление (акт, накладная)", где указывается, что "Получен УПД" (рис. 12).

Обработка подтверждения оператора об отправке счета-фактуры

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий УПД, но и подтверждение даты отправки файла счета-фактуры (файла УПД) ему оператором (пп. "в" п. 2.6 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, далее – Порядок обмена) (рис. 13).

Рис. 13

Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора (рис. 14), будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена). Просмотреть содержимое поступившего подтверждения оператора можно, дважды щелкнув по соответствующей активной строке формы "Электронные документы" (Таблица состояния).  

Рис. 14

После получения подтверждения оператора ЭДО поступивший электронный счет-фактура с дополнительной информацией (электронный УПД) должен регистрироваться в части 2 журнала учета, с проставлением в графе 2 "Дата получения" даты направления файла счета-фактуры оператором покупателю, указанной в подтверждении оператора (пп. "б" п. 11 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, далее - Правила ведения журнала). Однако с 01.01.2015 г. налогоплательщики, не являющиеся посредниками, действующими от своего имени (экспедиторами, застройщиками), не ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

Дата отправки оператором файла электронного счета-фактуры будет отражена в строке "Получен" документа "Счет-фактура полученный" (рис. 7).

ВНИМАНИЕ! При формировании нового документа "Счет-фактура полученный" на основании поступившего электронного счета-фактуры (электронного УПД) программа автоматически проставляет в поле "Получен" дату формирования документа учетной системы. Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом счета-фактуры, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа "Счет-фактура полученный". Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла счета-фактуры оператором покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле "Получен", будет автоматически скорректирована.

Если полученный УПД служит основанием для заявления налогового вычета по НДС, и в поле "Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения" документа "Счет-фактура полученный" проставлен флажок (рис. 7), то поступивший УПД будет зарегистрирован в книге покупок налогового периода его получения (п. 1.1 ст. 172 НК РФ, п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137) (рис. 10).

Рис. 15

Формирование и отправка продавцу извещения о получении УПД и информации об оформляемой сделке

 После получения подтверждения оператора ЭДО об отправке файла счета-фактуры (УПД) покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры (пп. "б" п. 2.12 Порядка обмена).

Кроме того, если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении счета-фактуры (УПД) в соответствии с п. 2.9 Порядка обмена, то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы:

Формирование извещений происходит в программе автоматически (рис. 13).

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебные документы будут сразу автоматически подписаны.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать сформированные электронные извещения можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправки электронных документов, о чем будет написано далее), из папки "Подписать" списка "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылке Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 11).

Рис. 16

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, может производиться из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись).

В этом случае сформированные электронные документы подписываются при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату (рис. 17).

Рис. 17

Кроме того, дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 18).

Рис. 18

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 19).

Рис. 19

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться при выполнении соответствующих команд, например:

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 20).

Рис. 20

Если претензий к показателям УПД у покупателя нет, то он утверждает полученный документ.

Процедура утверждения поступившего электронного счета-фактуры с дополнительной информацией (электронного УПД) Порядком обмена не предусмотрена.

В то же время для УПД, как документа о передаче товаров, данная процедура обязательна, поскольку после утверждения поступившего Универсального передаточного документа автоматически формируется соответствующая информация покупателя.

Утвердить УПД (информацию продавца) покупатель может:

Также одновременно утвердить и подписать поступивший электронный УПД можно по кнопке Подписать из формы просмотра поступившего электронного УПД (рис. 5).

После утверждения УПД (информации продавца), как уже было сказано выше, формируется УПД (информация покупателя) (рис. 21).

Рис. 21

Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.

Дважды щелкнув по активной строке формы "Электронные документы" (Таблицы состояния), можно перейти в режим просмотра сформированной информации покупателя (рис. 22).

Рис. 22

На соответствующих закладках формы просмотра УПД (информации покупателя) отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 23), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 23

После отправки оператору УПД (информации покупателя) покупатель должен:

На этом обмен электронным УПД у покупателя завершается (рис. 24).

Рис. 24

В форме просмотра документа УПД можно удостовериться, что документ подписан обеими сторона сделки (рис. 25). Перейти в режим просмотра можно:

Рис. 25

Рис. 26

После завершения обмена электронным УПД в строке состояния будет отражена следующая информация:

Полученный УПД может содержать ошибки. При этом ошибки могут быть условно классифицированы следующим образом:

Если ошибка допущена в показателях, которые одновременно относятся и к показателям счета-фактуры, и к первичному документу о передаче товаров, причем, в части счета-фактуры являются существенными, то такие ошибки продавец должен исправить по правилам, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, выставив покупателю исправленный УПД.

Для того, чтобы продавец выставил исправленный УПД, покупатель должен отправить уведомление об уточнении счета-фактуры (УПД) (п. 2.15 Порядка обмена). Сделать это можно только до утверждения полученного электронного УПД.

Для этого необходимо:

Рис. 27

При выполнении команды Отклонить автоматически будет сформировано уведомление продавцу об уточнении электронного счета-фактуры в соответствии с п. 1.12 Порядка обмена (рис. 28).

Рис. 28

Это уведомление покупатель должен подписать и отправить через оператора ЭДО продавцу.

На основании этого уведомления продавец выставит покупателю исправленный УПД.

Обмен по такому отклоненному УПД будет завершен после получения извещения от продавца о получении им уведомления об уточнении УПД.