Электронный документооборот

Дата публикации 13.03.2017

Использован релиз 3.0.48

Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об оказании длящейся услуги в "1С:Бухгалтерии 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Для выставления электронного документа (УПД) с функцией счета-фактуры и документа об оказании длящейся услуги продавец должен выполнить следующие действия:

  1. Сформировать, подписать и отправить УПД.
  2. Обработать подтверждение оператора о получении УПД.
  3. Получить от покупателя информацию об оформляемой сделке.

Формирование, подписание и отправка УПД

Договором аренды может быть предусмотрено ежемесячное оформление подтверждения факта аренды имущества путем составления двустороннего первичного документа. Согласно разъяснениям ФНС России, в этом случае стороны договора вправе использовать универсальный передаточный документ (УПД) (письмо ФНС России от 24.11.2015 № ЕД-4-15/20487).

Если организация ООО "Одежда и обувь" (арендодатель) по согласованию с контрагентом ООО "Стиль" (арендатор) применяет электронный УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа (утв. приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@), то для оформления операций оказания услуги по аренде помещения, облагаемой НДС, ей необходимо выполнить следующие настройки.

1. Если организация применяет по всем договорам со всеми контрагентами новый формат УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа, то нужно в профиле настроек ЭДО (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - гиперссылка Профили настроек ЭДО) на закладке "Виды электронных документов" (рис. 1):

Рис. 1

2. Если организация в отношении одного контрагента выставляет отдельно первичные документы и счета-фактуры, а в отношении другого контрагента применяет УПД в качестве счета-фактуры и первичного учетного документа, то ей необходимо выполнить соответствующие настройки по каждому конкретному контрагенту в форме "Настройка ЭДО" (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - гиперссылка Настройки ЭДО) (рис. 2):

Рис. 2

3. Если организация в отношении одного и того же контрагента по одним договорам выставляет отдельно первичные документы и счета-фактуры, а по другим договорам применяет УПД в качестве счета-фактуры и первичного учетного документа, то ей необходимо выполнить соответствующие настройки в форме "Настройка ЭДО" по данному контрагенту в разрезе каждого договора (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - подраздел Обмен с контрагентами - гиперссылка Настройки ЭДО) (рис. 3):

Рис. 3

Перед формированием УПД в электронной форме необходимо создать и провести документ учетной системы "Реализация (акт, накладная)" с видом операции "Услуги (акт)" (рис. 4), а также документ "Счет-фактура выданный" (рис. 7) (раздел Продажи - подраздел Продажи).

Поскольку длящаяся услуга по аренде помещения оказывалась в феврале, то в учете она подлежит отражению последним днем того периода, к которому относится, вне зависимости от даты составления первичного учетного документа (Рекомендация Р-62/2015-КпР (принята 20.05.2015); письмо Минфина России от 28.04.2016 № 03-03-06/1/24705; п. 5 и п. 12 ПБУ 9/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н).

Так как в документе учетной системы "Реализация (акт, накладная)" присутствует только одна дата и в качестве даты отражения операции в учете, и в качестве даты формирования первичного учетного документа, то в строке с номером и датой документа в поле "от" целесообразно указать дату "28.02.2017".

Рис. 4

Для того, чтобы внести в электронный УПД необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно оформить свершившийся факт хозяйственной жизни, нужно перейти по гиперссылке "Реквизиты продавца и покупателя" (рис. 4) и заполнить открывшуюся форму (рис. 5):

Рис. 5

До начала формирования электронного УПД в документе "Реализация (акт накладная)" гиперссылка в строке, отражающей текущее состояние электронного обмена, будет содержать информацию "ЭДО не начат" (рис. 6).

Рис. 6

При оказании длящихся услуг моментом определения налоговой базы по НДС является наиболее ранняя из дат: день получения оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящего оказания услуги или последний день налогового периода (квартала), в котором оказывается услуга (письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-07-11/5941, письмо ФНС России от 28.04.2007 № ШТ-6-03/360@). Если договором аренды период оказания услуги установлен как календарный месяц, то правомерным является определение налоговой базы по НДС на последний день каждого календарного месяца. При этом согласно п. 3 ст. 168 НК РФ счета-фактуры должны выставляться не позднее пяти календарных дней со дня оказания услуги.

Для создания счета-фактуры на услугу по аренде необходимо нажать на кнопку Выписать счет-фактуру внизу документа "Реализация (акт, накладная)" (рис. 6). При этом автоматически создается документ "Счет-фактура выданный", а в форме документа-основания появляется гиперссылка на созданный счет-фактуру.

В новом проведенном документе "Счет-фактура выданный" (рис. 7), который можно открыть по гиперссылке, все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа "Реализация (акт, накладная)":

До начала формирования электронного УПД в документе "Cчет-фактура выданный" гиперссылка в строке, отражающей текущее состояние электронного обмена, будет содержать информацию "Требуются действия с нашей стороны".

Рис. 7

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного УПД с функцией счета-фактуры и первичного документа необходимо:

Рис. 8

Сформировать электронный УПД также можно с помощью команды Сформировать из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 9), которая открывается по гиперссылке строки стояния электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО документов "Реализация (акт, накладная)" или "Счет-фактура выданный" (рис. 8).

Рис. 9

Формирование электронного УПД также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав соответствующий документ "Реализация (акт, накладная)" или "Счет-фактура выданный" из папки "Создать" и выполнив команду Утвердить и подписать (рис. 10).

Перейти в список документов "Текущие дела ЭДО" можно из документа "Реализация (акт, накладная)" или "Счет-фактура выданный", выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 8).

Рис. 10

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документа "Реализация (акт, накладная)" или документа "Счет-фактура выданный" (рис. 8) или Утвердить и подписать из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 10) программа подготовит подписанный электронный УПД для отправки. Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный УПД на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать электронный УПД можно по кнопке Подписать и отправить, выбрав соответствующий документ из папки "Подписать" списка "Текущие дела ЭДО", в которую сформированный электронный документ будет автоматически переложен (рис. 11).

Рис. 11

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись).

Все сформированные электронные документы подписываются при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату (рис. 12).

Рис. 12

Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 13).

Рис. 13

В случае, если необходимо только сформировать электронный УПД, а далее направить его уполномоченному лицу на утверждение, а уже потом на подписание, то из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО, следует выбрать команду Создать электронный документ (рис. 8). Тогда сформированный электронный документ сначала будет помещен в папку "Утвердить" списка документов "Текущие дела ЭДО", а уже после утверждения перемещен в папку "Подписать" (рис. 11).

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в разделе "Обмен с контрагентами" в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 14).

Рис. 14

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться из папки "Отправить" списка документов "Текущие дела ЭДО" по кнопке Отправить (рис. 15).

Рис. 15

Также отправить сформированный и подписанный электронный УПД можно:

Рис. 16

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 17).

Рис. 17

Из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 16) можно также:

Рис. 18

На соответствующих закладках формы просмотра электронного УПД можно получить информацию о статусах и подписях электронного документа (рис. 19), а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.

Рис. 19

Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить электронный документ в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный УПД вместе с электронной подписью.

Отправленный УПД, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 20).

Рис. 20

После отправки электронного УПД продавец ожидает:

После формирования, подписания и отправки УПД в документе "Реализация (акт, накладная)" в строке состояния будет содержаться информация "Ожидается подтверждение отправки" (рис. 21).

Рис. 21

До получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Счет-фактура выданный" будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке "Выставлен (передан контрагенту)", а в информационной строке будет указано, что "Требуются действия со стороны других участников" (рис. 22).

Рис. 22

В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) в графе "Ожидаем от других участников" также будет указано, что от других участников ожидаем "Подтверждения отправки" (рис. 23).

Рис. 23

Обработка подтверждения оператора о получении УПД

Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 24).

Рис. 24

Полученные служебные документы, сопровождающие движение электронного УПД, указываются в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 25), открываемой из документа учетной системы "Реализация (акт, накладная)" или "Счет-фактура выданный" по гиперссылке информационной строки о состоянии электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 8).

Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец формирует, подписывает и отправляет извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

Формирование извещения происходит в программе автоматически. Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.

Рис. 25

Дважды щелкнув по активной строке формы "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 25), можно просмотреть содержимое поступившего от оператора ЭДО подтверждения даты получения файла электронного документа (рис. 26).

Дата поступления файла счета-фактуры (файла УПД) оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена; пп. "б" п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, далее - Правила ведения журнала учета).

Рис. 26

После получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Счет-фактура выданный" в поле "Выставлен" проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО, а в информационной строке появляется сообщение "Требуются действия со стороны других участников" (рис. 27).

Рис. 27

Следует отметить, что выставление счета-фактуры за пределами установленного п. 3 ст. 168 НК РФ пятидневного срока не оказывает влияния на момент определения налоговой базы и не является препятствием для заявления покупателем (арендатором) права на налоговый вычет (письмо Минфина России от 23.12.2016 № 03-03-06/3/77429).

Таким образом, счет-фактура № 2 от 28.02.2017, выставленный покупателю 07.03.2017, будет зарегистрирован в книге продаж за 1 квартал 2017 года (рис. 28).

В случае, если счет-фактура по услуге аренды помещения, например, за март 2017 года будет выставлен покупателю (арендатору) с опозданием, т.е. в начале апреля 2017 года (т.е. в следующем налоговом периоде по НДС), то такой счет-фактура должен быть зарегистрирован в книге продаж периода фактического оказания услуги, т.е. в книге продаж за 1 квартал 2017 года.

Рис. 28

После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке документа "Реализация (акт, накладная)" будет отражена информация: "Ожидается подтверждение" (рис. 29).

Рис. 29

При этом в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) можно увидеть, что ожидается информация покупателя об оформляемой сделке (Информация покупателя) (рис. 30).

Рис. 30

Получение от покупателя информации об оформляемой сделке

Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры (УПД). Как уже было отмечено выше, в данном случае наличие такого документа сторонами сделки не предусмотрено (рис. 1).

Кроме того, при оказании длящейся услуги по аренде помещения согласно договоренности сторон (рис. 4) продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой операции

Рис. 30

Получение продавцом таких документов от покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО.

После получения от оператора ЭДО информации покупателя об оформляемом факте хозяйственной жизни обмен электронным УПД будет завершен.

В документе "Реализация (акт, накладная)" и в документе "Счет-фактура выданный" в информационной строке появятся статусы "ЭДО завершен" (рис. 31).

Несмотря на то, что файл информации покупателя сформирован, подписан и отправлен покупателем (арендатором), а также получен продавцом (арендодателем) 09.03.2017, операция по оказанию длящейся услуги по аренде помещения за февраль правомерно будет отражена в учете продавца (арендодателя) последним днем того периода, к которому относится, т.е. 28.02.2017 (Рекомендация Р-62/2015-КпР (принята 20.05.2015); письмо Минфина России от 28.04.2016 № 03-03-06/1/24705; п. 5 и п. 12 ПБУ 9/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н).

Рис. 31

В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) будет отражена вся информация о состоянии и движении всех электронных документов (рис. 32).

Для просмотра содержимого каждого электронного документа (УПД (информация продавца), подтверждений, извещений, УПД (информации покупателя)) с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена необходимо дважды щелкнуть по соответствующей активной строке в форме списка.

Рис. 32

После завершения обмена в режиме просмотра электронного УПД будет отражена информация о подписании документа обеими сторонами сделки (рис. 33).

Перейти в режим просмотра можно:

Рис. 33