Электронный документооборот

Дата публикации 14.09.2016

Использован релиз 3.0.44

Выставление исправленного электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (исправленного УПД) в программе "1С:Бухгалтерия 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Для выставления исправленного электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) продавец должен выполнить следующие действия:

  1. Получить уведомление покупателя об уточнении УПД (если ошибку обнаружил покупатель) или отклонить первоначальный УПД (если ошибку обнаружил сам продавец).
  2. Сформировать, подписать и отправить исправленный УПД.
  3. Обработать подтверждение оператора о получении исправленного УПД.
  4. Получить от покупателя извещение о получении исправленного УПД и информацию об оформляемой сделке.

Получение уведомления покупателя об уточнении УПД (если ошибку обнаружил покупатель) или отклонение первоначального УПД (если ошибку обнаружил сам продавец).

Выставленный продавцом счет-фактура и документ об отгрузке товаров (УПД) в электронной форме может содержать ошибку.

Для внесения исправлений в электронный УПД в программе реализована возможность формирования нового экземпляра УПД с указанием информации о порядковом номере исправления и дате формирования нового исправленного экземпляра.

Такой порядок внесения исправлений соответствует требованиям п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее - Постановление № 1137), а также разъяснениям ФНС России, приведенным в приложении № 7 к письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@.

Обмен исправленным УПД в электронной форме производится:

Если ошибка в электронном УПД обнаружена покупателем, то полученное от покупателя уведомление об уточнении документа поступает в "Архив электронных документов" (раздел Администрирование - подраздел Сервис) (рис. 1)

Рис. 1

В форме списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Продажи - подраздел Сервис) в папке "Обработать" для отправленного электронного УПД в графе "Состояние ЭДО" устанавливается новое значение "Требуется уточнение", а в графу "Дополнительная информация" переносится описание ошибки из поступившего уведомления об уточнении (рис. 2).

Рис. 2

Кроме того, в документе "Счет-фактура выданный" (раздел Продажи - подраздел Продажи), на основании которого был сформирован требующий уточнения электронный УПД, в информационной строке появляется сообщение "Требуются действия с нашей стороны" (рис. 3).

Рис. 3

Информация о поступившем уведомлении об уточнении также отражается в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 4), которая открывается по гиперссылке информационной строки о состоянии электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Счет-фактура выданный" (рис. 3).

Рис. 4

Из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 4) можно также:

Рис. 5

При получении от покупателя уведомления об уточнении продавец в соответствии с п. 2.17 Порядка обмена должен сформировать и направить покупателю извещение о получении уведомления об уточнении (рис. 4). Как и все служебные документы, это извещение в программе формируется автоматически.

Формирование, подписание и отправка исправленного УПД

Для формирования исправленного УПД в электронной форме необходимо на основании документа "Реализация (акт, накладная)" или "Счет-фактура выданный" создать и провести документы учетной системы "Корректировка реализации" с видом операции "Исправление в первичных документах" и "Счет-фактура выданный" (раздел Продажи - подраздел Продажи).

До формирования исправленного электронного УПД в проведенном документе "Корректировка реализации" (рис. 6) в строке состояния будет отражено текущее состояние обмена "ЭДО не начат".

Рис. 6

В документе "Счет-фактура выданный" (рис. 7), в который можно перейти по гиперссылке "Счет-фактура" из документа "Корректировка реализации" (рис. 6), до момента формирования исправленного электронного УПД:

Рис. 7

Процесс обмена исправленным электронным УПД полностью аналогичен обмену первоначальным электронным УПД.

Для автоматического формирования, подписания и отправки исправленного электронного УПД необходимо выполнить команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, из документа "Корректировка реализации" или из документа "Счет-фактура выданный" (рис. 8).

Рис. 8

Сформировать исправленный электронный УПД также можно с помощью команды Сформировать из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 9), которая открывается по гиперссылке информационной строки состояния электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Счет-фактура выданный" (рис. 8).

Рис. 9

Формирование исправленного электронного УПД также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав один из документов ("Корректировка реализации" или "Счет-фактура выданный") в папке "Создать" и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 10).

Перейти в список документов "Текущие дела ЭДО" можно из документов "Корректировка реализации" или "Счет-фактура выданный", выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 8).

Рис. 10

После формирования, подписания и отправки исправленного электронного УПД в информационной строке документа "Корректировка реализации" появится сообщение "Сформирован УПД", а в информационной строке документа "Счет-фактура выданный" - "Требуются действия со стороны других участников".

Перейти в форму просмотра исправленного электронного УПД (рис. 11) можно с помощью команды Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, из документа "Корректировка реализации" или из документа "Счет-фактура выданный" (раздел Продажи - подраздел Продажи) (рис. 8).

Рис. 11

На соответствующих закладках формы просмотра электронного УПД можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа (рис. 12), а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.

Рис. 12

Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить электронный документ в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить исправленный электронный УПД вместе с электронной подписью.

Отправленный исправленный УПД, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 13).

Рис. 13

После отправки исправленного электронного УПД продавец ожидает:

До получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Счет-фактура выданный" будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке "Выставлен (передан контрагенту)", а в информационной строке будет указано, что "Требуются действия со стороны других участников" (рис. 14).

Рис. 14

В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) в графе "Ожидаем от других участников" будет указано, что ожидается подтверждение отправки (рис. 15).

Рис. 15

Обработка подтверждения оператора о получении исправленного УПД

Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команды Отправить и получить электронные документы:

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами).

Полученные документы отражаются у продавца в списке "Архив ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис - гиперссылка панели команд Архив ЭДО) (рис. 16).

Рис. 16

Также полученные электронные документы указываются в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 17).

Рис. 17

Дважды щелкнув по активной строке журнала "Архив ЭДО" или формы "Электронные документы "(Таблицы состояния), можно просмотреть содержимое поступившего от оператора ЭДО подтверждения даты получения (рис. 18).

Дата поступления файла исправленного счета-фактуры (файла исправленного УПД) оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления исправленного счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена; пп. "б" п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137).

Рис. 18

Согласно пп. "б" п. 7 Правил ведения журнала учета, утв. Постановлением № 1137, после получения подтверждения оператора ЭДО электронный счет-фактура регистрируется в части 1 журнала учета с проставлением в графе 2 "Дата выставления" даты поступления файла счета-фактуры оператору, указанной в его подтверждении. Однако с 01.01.2015 г. налогоплательщики, не являющиеся посредниками, действующими от своего имени (экспедиторами, застройщиками), не ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

После получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Счет-фактура выданный" в поле "Выставлен" проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 19).

Рис. 19

Напомним, что в книге продаж аннулирование регистрационной записи по первоначальному электронному счету-фактуре (электронному УПД) и регистрация исправленного электронного счета-фактуры (исправленного электронного УПД) будут произведены еще до поступления подтверждения оператора ЭДО после проведения документов учетной системы "Корректировка реализации" и "Счет-фактура выданный", поскольку счета-фактуры регистрируются в книге продаж при возникновении обязанности по исчислению НДС и вне зависимости от даты их выставления покупателям (п. 2, п. 3 и п. 11 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением № 1137) (раздел Продажи - подраздел Отчеты по НДС - гиперссылка панели команд Книга продаж) (рис. 20).

Рис. 20

Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

Формирование извещения происходит в программе автоматически.

После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке документа "Счет-фактура выданный" будет отражена информация "Требуются действия со стороны других участников".

В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 17) можно увидеть, что ожидается извещение покупателя о получении исправленного счета-фактуры (Извещение о получении) и информация покупателя об оформляемой сделке (Универсальный передаточный документ (информация покупателя)).

Согласно п. 2.9 Порядка обмена, выставление покупателем извещения о получении исправленного счета-фактуры не является обязательным. Однако в программе реализована процедура обмена, предусматривающая наличие такого извещения.

Получение от покупателя извещения о получении исправленного УПД и информации об оформляемой сделке

Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении исправленного счета-фактуры.

Кроме того, при реализации товаров продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой сделке.

Получение продавцом таких документов от покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО.

После получения от оператора ЭДО извещения покупателя о получении исправленного счета-фактуры (о получении исправленного УПД) обмен исправленным электронным счетом-фактурой будет завершен.

В документе "Счет-фактура выданный" в информационной строке появится статус "ЭДО завершен" (рис. 21).

Рис. 21

В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) отражается вся информацию о состоянии и движении всех электронных документов (рис. 22).

Для просмотра содержимого каждого электронного документа (исправленный УПД, подтверждения, извещения, исправленный УПД (информации покупателя)) с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена необходимо дважды щелкнуть по активной строке в форме списка.

Рис. 22

После завершения обмена в режиме просмотра электронного УПД будет отражена информация о подписании документа обеими сторонами сделки (рис. 23).

Перейти в режим просмотра можно:

Рис. 23