Дата публикации 30.04.2019

Использован релиз 3.0.70

Для выставления исправленного электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) продавец должен выполнить следующие действия:

1. Получить уведомление покупателя об уточнении УПД (если ошибку обнаружил покупатель).
2. Сформировать, подписать и отправить исправленный УПД.
3. Обработать подтверждение оператора о получении исправленного УПД.
4. Получить от покупателя извещение о получении исправленного УПД и информацию об оформляемой сделке.

Получение уведомления покупателя об уточнении УПД (если ошибку обнаружил покупатель)

Выставленный продавцом счет-фактура и документ об отгрузке товаров (УПД) в электронной форме может содержать ошибку.

Для внесения исправлений в электронный УПД в программе реализована возможность формирования нового экземпляра УПД с указанием информации о порядковом номере исправления и дате формирования нового исправленного экземпляра.

Такой порядок внесения исправлений соответствует требованиям п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее - Постановление № 1137), а также разъяснениям ФНС России, приведенным в приложении № 7 к письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@.

Обмен исправленным УПД в электронной форме производится:

• на основании уведомления покупателя о внесении исправлений (если ошибки в УПД обнаружил покупатель) (п. 1.12 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н (далее - Порядок обмена, утв. Приказом № 174н, действовал до 01.07.2021); п. 17 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н (далее - Порядок обмена, утв. Приказом № 14н, действует до 01.07.2021);
• в отсутствии каких-либо документов (если ошибки обнаружил сам продавец).

Если ошибка в электронном УПД обнаружена покупателем, то продавец получает от покупателя уведомление об уточнении документа.

При получении уведомления об уточнении отправленный электронный УПД в списке исходящих документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Продажи - подраздел Сервис) перекладывается в папку "Исправить". При этом в графе "Дополнительная информация" выводится краткое описание ошибки из поступившего уведомления об уточнении (рис. 1).

Рис. 1

Кроме того, в документах учетной системы, на основании которых был сформирован требующий уточнения электронный УПД, в информационной строке состояния электронного обмена появляются соответствующие сообщения:

• в документе "Реализация (акт, накладная)" - "Требуется уточнение";
• в документе "Счет-фактура выданный" - "Требуются действия с нашей стороны" (рис. 2).

Рис. 2

Информация о поступившем уведомлении об уточнении также отражается в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 3), которая открывается по гиперссылке информационной строки о состоянии электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО, документов "Реализация (акт, накладная)" или "Счет-фактура выданный" (рис. 2).

Рис. 3

Из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 3) можно также:

• получить подробные сведения о движении электронного УПД и связанных с ним документов, а также о действиях, которые уже выполнены и должны быть выполнены в дальнейшем всеми участниками обмена;
• просмотреть содержимое всех документов, участвующих в обмене, в том числе и поступившего уведомления об уточнении (рис. 4), дважды щелкнув по активной строке.

Рис. 4

При получении от покупателя уведомления об уточнении продавец в соответствии с п. 2.17 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н) должен сформировать и направить покупателю извещение о получении уведомления об уточнении. Как и все служебные документы, это извещение в программе формируется автоматически.

Формирование, подписание и отправка исправленного УПД

Для формирования исправленного УПД в электронной форме необходимо на основании документов "Реализация (акт, накладная)" или "Счет-фактура выданный" создать и провести документы учетной системы "Корректировка реализации" с видом операции "Исправление в первичных документах" и "Счет-фактура выданный" (раздел Продажи - подраздел Продажи).

До формирования исправленного электронного УПД в проведенном документе "Корректировка реализации" (рис. 5) в строке состояния будет отражено текущее состояние обмена - "ЭДО не начат".

Рис. 5

В документе "Счет-фактура выданный" (рис. 6), в который можно перейти по гиперссылке "Счет-фактура" из документа "Корректировка реализации" (рис. 5), до момента формирования исправленного электронного УПД:

• переключатель "Составлен" будет установлен в положение "В электронном виде";
• в строке "Выставлен (передан контрагенту)" будут отсутствовать флажок и дата выставления;
• в строке, отражающей текущее состояние процесса обмена электронным документом, будет присутствовать гиперссылка "Требуются действия с нашей стороны".

Рис. 6

Процесс обмена исправленным электронным УПД полностью аналогичен обмену первоначальным электронным УПД.

Для автоматического формирования, подписания и отправки исправленного электронного УПД необходимо выполнить команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, из документа "Корректировка реализации" или из документа "Счет-фактура выданный" (рис. 7).

Рис. 7

Сформировать исправленный электронный УПД также можно с помощью команды Сформировать из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 8), которая открывается по гиперссылке информационной строки состояния электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документов "Корректировка реализации" и "Счет-фактура выданный" (рис. 7).

Рис. 8

Формирование исправленного электронного УПД также можно выполнить из списка исходящих документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав один из документов ("Корректировка реализации" или "Счет-фактура выданный") в папке "Создать" и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 9).

Перейти в список документов "Текущие дела ЭДО" можно из документов "Корректировка реализации" или "Счет-фактура выданный", выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 7).

Рис. 9

После формирования, подписания и отправки исправленного электронного УПД в информационной строке состояния электронного обмена документа "Корректировка реализации" появится сообщение "Ожидается подтверждение отправки", а в информационной строке документа "Счет-фактура выданный" - "Требуются действия со стороны других участников".

Перейти в форму просмотра исправленного электронного УПД (рис. 10) можно с помощью команды Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, из документа "Корректировка реализации" или из документа "Счет-фактура выданный" (раздел Продажи - подраздел Продажи) (рис. 7).

Рис. 10

На соответствующих закладках формы просмотра исправленного электронного УПД можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа (рис. 11), а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.

Рис. 11

Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить исправленный электронный УПД вместе с электронной подписью.

Отправленный исправленный УПД, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку исходящих документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 12).

Рис. 12

После отправки исправленного электронного УПД продавец ожидает:

• от оператора ЭДО - подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла исправленного УПД;
• от покупателя - извещение о получении им исправленного УПД. Напомним, что согласно п. 2.9 Порядка обмена, извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным документом и формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки;
• от покупателя - информации покупателя об оформляемой сделке.

До получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Счет-фактура выданный" будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке "Выставлен (передан контрагенту)", а в информационной строке будет указано, что "Требуются действия со стороны других участников" (рис. 13).

Рис. 13

В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) в графе "Ожидаем от других участников" будет указано, что ожидается подтверждение отправки (рис. 14).

Рис. 14

Обработка подтверждения оператора о получении исправленного УПД

Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд:

• Отправить и получить электронные документы (раздел Администрирование - подраздел Сервис);
• Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 12);
• Отправить и получить электронные документы из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) из списка команд, открываемого по кнопке Еще (рис. 14).

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 15).

Рис. 15

Полученные служебные электронные документы отображаются в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 16), открываемой из документов учетной системы "Корректировка реализации" или "Счет-фактура выданный" по гиперссылке информационной строки о состоянии электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 7).

Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

ВНИМАНИЕ! С 01.07.2021 в связи с началом применения Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, у продавца отсутствует обязанность формировать извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

Формирование извещения происходит в программе автоматически.

Рис. 16

Дважды щелкнув по активной строке формы "Электронные документы "(Таблицы состояния) (рис. 16), можно просмотреть содержимое поступившего от оператора ЭДО подтверждения даты получения (рис. 17).

Дата поступления файла исправленного счета-фактуры (файла исправленного УПД) оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления исправленного счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н; п. 8 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н).

Рис. 17

После получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Счет-фактура выданный" в поле "Выставлен" проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 18).

Рис. 18

После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке документа "Корректировка реализации" будет отражена информация "Ожидается извещение о получении" (рис. 19), а в документе "Счет-фактура выданный" - "Требуются действия со стороны других участников" (рис. 18).

Рис. 19

При этом в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) можно увидеть, что ожидается извещение покупателя о получении исправленного счета-фактуры (Извещение о получении) и информация покупателя об оформляемой сделке (Информация покупателя)) (рис. 20).

Рис. 20

Согласно п. 2.9 Порядка обмена, выставление покупателем извещения о получении исправленного счета-фактуры не является обязательным.

Получение от покупателя извещения о получении исправленного УПД и информации об оформляемой сделке

Пунктом 2.9 Порядка обмена, утв. Приказом № 1174н (действовал до 01.07.2021); п. 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н (действует с 01.07.2021), предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры.

Кроме того, при реализации товаров продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой сделке.

Получение продавцом таких документов от покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО.

После получения документов обмен исправленным электронным УПД будет завершен.

В документах "Корректировка реализации" и "Счет-фактура выданный" в информационной строке состояния электронного обмена появится статус "ЭДО завершен" (рис. 21).

Рис. 21

В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) будет отражена вся информация о состоянии и движении всех электронных документов (рис. 22).

Для просмотра содержимого каждого электронного документа (Информация продавца, Подтверждение даты получения, Извещение о получении, Информация покупателя) с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена необходимо дважды щелкнуть по активной строке в форме списка.

Рис. 22

После завершения обмена в режиме просмотра исправленного электронного УПД будет отражена информация о подписании документа обеими сторонами сделки (рис. 23).

Перейти в режим просмотра можно:

• дважды щелкнув по активной строке "Информация продавца № 13 (испр. 1) от 26.04.2019" формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 22);
• выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документов "Корректировка реализации" или "Счет-фактура выданный" (рис. 7).

Рис. 23

В документах учетной системы "Реализация (акт, накладная)" и "Счет-фактура выданный", на основании которых был создан первоначальный электронный УПД, после завершения обмена исправленным электронным УПД в информационной строке состояния электронного обмена будет указана информация - "ЭДО завершен с исправлением" (рис. 24).

Рис. 24