Электронный документооборот

Дата публикации 12.07.2016

Использован релиз 3.0.43

Выставление электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) в программе "1С:Бухгалтерия 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Для выставления электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) продавец должен выполнить следующие действия:

  1. Сформировать, подписать и отправить УПД.
  2. Обработать подтверждение оператора о получении УПД.
  3. Получить от покупателя извещение о получении УПД и информацию об оформляемой сделке.

Формирование, подписание и отправка УПД

Если организация ООО "Стиль" по согласованию с контрагентом ООО "Одежда и обувь" переходит к оформлению операции по отгрузке товаров с применением нового формата счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД в электронной форме), утв. приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@, то ей необходимо проставить флажок в строке "Универсальный передаточный документ" на закладке "Виды электронных документов" в настройках обмена с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в "Профиле настроек ЭДО" (рис. 1).

Рис. 1

При этом также появится соответствующий флажок в строке "Универсальный передаточный документ" на закладке "Виды электронных документов" в "Настройке ЭДО", где производится настройка обмена с конкретным контрагентом (для данного примера - с ООО "Одежда и обувь") (рис. 2).

Рис. 2

Перед формированием УПД в электронной форме необходимо создать и провести документы учетной системы "Реализация (акт, накладная)" (рис. 3) и "Счет-фактура выданный" (рис. 6) (раздел Продажи - подраздел Продажи).

В документе "Реализация (акт, накладная)" в строке "Вид ЭД" необходимо выбрать из списка доступных форм значение "Универсальный передаточный документ".

До начала формирования электронного УПД гиперссылка в строке "Вид ЭД" будет отражать текущее состояние обмена электронным документом - "ЭДО не начат".

Рис. 3

Для того, чтобы внести в электронный УПД необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно оформить свершившийся факт хозяйственной жизни, нужно перейти по гиперссылкам "Подписи" и (или) "Доставка" документа "Реализация (акт, накладная)" (рис. 3) и заполнить открывшиеся формы документов.

Так, например, если отгрузку товаров производит конкретное ответственное лицо (для данного примера - заведующий складом Николаев Владимир Анатольевич), то необходимо внести эту информацию в форму "Подписи" в поле "Отпуск произвел" (рис. 4).

При формировании электронного УПД поле "Ответственный за оформление (для УПД)" заполнять не целесообразно, так как программа автоматически укажет в качестве ответственного то лицо, которое будет подписывать этот электронный УПД по квалифицированному сертификату ключа проверки электронной подписи.

Рис. 4

Если доставку осуществляет сам поставщик, то в форму "Доставка" можно внести:

При доставке груза транспортной компанией в форме "Доставка" можно указать:

Рис. 5

В документе "Счет-фактура выданный" (рис. 6), в который можно перейти по гиперссылке "Счет-фактура" из документа "Реализация (акт, накладная)" (рис. 3), до момента формирования электронного УПД при наличии действующего соглашения с покупателем об обмене счетами-фактурами в электронной форме:

Рис. 6

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного УПД необходимо:

Рис. 7

Сформировать электронный УПД также можно с помощью команды Сформировать из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 8), которая открывается по гиперссылке "Требуются действия с нашей стороны" или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Счет-фактура выданный" (рис. 7).

Рис. 8

Формирование электронного УПД также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав один из документов ("Реализация (акт, накладная)" или "Счет-фактура выданный") в папке "Создать" и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 9).

Перейти в список документов "Текущие дела ЭДО" можно из документов "Реализация (акт, накладная)" или "Счет-фактура выданный", выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 7).

Рис. 9

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документов "Реализация (акт, накладная)" или "Счет-фактура выданный" (рис. 7) или Создать, подписать и отправить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 9) программа подготовит подписанный электронный УПД для отправки.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный УПД на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать сформированный электронный УПД можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее) из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 10).

Рис. 10

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись).

Все сформированные электронные документы подписываются при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату (рис. 11).

Рис. 11

Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 12).

Рис. 12

В случае, если необходимо только сформировать электронный УПД, а далее направить его уполномоченному лицу на утверждение, а уже потом на подписание, то из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО, следует выбрать команду Создать электронный документ (рис. 7). Тогда сформированный электронный документ сначала будет помещен в папку "Утвердить" списка "Текущие дела ЭДО", а уже после утверждения перемещен в папку "Подписать" (рис. 10).

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 13).

Рис. 13

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться по кнопке Отправить из списка "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 14).

Рис. 14

Также отправить сформированный и подписанный электронный УПД можно:

Рис. 15

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 16).

Рис. 16

Из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 15) можно также:

Рис. 17

На соответствующих закладках формы просмотра электронного УПД можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа (рис. 18), а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.

Рис. 18

Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить электронный документ в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный УПД вместе с электронной подписью (рис. 17).

Отправленный УПД, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 19).

Рис. 19

После отправки электронного УПД продавец ожидает:

После формирования, подписания и отправки УПД в документе "Реализация (акт, накладная)" в строке состояния будет содержаться информация "Сформирован УПД" (рис. 20).

Рис. 20

До получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Счет-фактура выданный" будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке "Выставлен (передан контрагенту)", а в информационной строке будет указано, что "Требуются действия со стороны других участников" (рис. 21).

Рис. 21

В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) в графе "Ожидаем от других участников" будет указано, что ожидается подтверждение отправки (рис. 22).

Рис. 22

Обработка подтверждения оператора о получении УПД

Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команды Отправить и получить электронные документы:

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 23).

Рис. 23

Полученные документы отражаются у продавца в списке "Архив ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис - гиперссылка панели команд Архив ЭДО) (рис. 24).

Рис. 24

Также полученные электронные документы указываются в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 25), открываемой из документа учетной системы "Счет-фактура выданный" по гиперссылке информационной строки о состоянии электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 7).

Рис. 25

Дважды щелкнув по активной строке журнала "Архив ЭДО" или формы "Электронные документы "(Таблице состояния), можно просмотреть содержимое поступившего от оператора ЭДО подтверждения даты получения (рис. 26).

Дата поступления файла счета-фактуры (файла УПД) оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена; пп. "б" п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, далее - Правила ведения журнала учета).

Рис. 26

Согласно пп. "б" п. 7 Правил ведения журнала учета после получения подтверждения оператора ЭДО электронный счет-фактура регистрируется в части 1 журнала учета с проставлением в графе 2 "Дата выставления" даты поступления файла счета-фактуры оператору, указанной в его подтверждении. Однако с 01.01.2015 г. налогоплательщики, не являющиеся посредниками, действующими от своего имени (экспедиторами, застройщиками), не ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

После получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Счет-фактура выданный" в поле "Выставлен" проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 27).

Рис. 27

Напомним, что в книге продаж электронный счет-фактура (электронный УПД) будет зарегистрирован еще до поступления подтверждения оператора ЭДО после проведения документов учетной системы "Реализация (акт, накладная)" и "Счет-фактура выданный", поскольку счета-фактуры регистрируются в книге продаж при возникновении обязанности по исчислению НДС и вне зависимости от даты их выставления покупателям (п. 2 и п. 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением № 1137) (раздел Продажи - подраздел Отчеты по НДС - гиперссылка панели команд Книга продаж) (рис. 28).

Рис. 28

Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

Формирование извещения происходит в программе автоматически. Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.

После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке документа "Счет-фактура выданный" будет отражена информация: "Требуются действия со стороны других участников" (рис. 29).

Рис. 29

При этом в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) можно увидеть, что ожидается извещение покупателя о получении счета-фактуры (Извещение о получении) и информация покупателя об оформляемой сделке (Универсальный передаточный документ (информация покупателя)) (рис. 30).

Рис. 30

Согласно п. 2.9 Порядка обмена, выставление покупателем извещения о получении счета-фактуры не является обязательным. Однако пока в программе реализована процедура обмена, предусматривающая наличие такого извещения.

Получение от покупателя извещения о получении УПД и информации об оформляемой сделке

Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры.

Кроме того, при реализации товаров продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой сделке.

Получение продавцом таких документов от покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО.

После получения от оператора ЭДО извещения покупателя о получении счета-фактуры (о получении УПД) обмен электронным счетом-фактурой будет завершен.

В документе "Счет-фактура выданный" в информационной строке появится статус "ЭДО завершен" (рис. 31).

Рис. 31

В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) отражается вся информацию о состоянии и движении всех электронных документов (рис. 32).

Для просмотра содержимого каждого электронного документа (УПД, подтверждений, извещений, УПД (информации покупателя)) с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена необходимо дважды щелкнуть по активной строке в форме списка.

Рис. 32

После завершения обмена в режиме просмотра электронного УПД будет отражена информация о подписании документа обеими сторонами сделки (рис. 33).

Перейти в режим просмотра можно:

Рис. 33