Электронный документооборот

Обмен первичными документами в электронном виде

Действующее законодательство допускает возможность составления первичных учетных документов как на бумажном носителе, так и (или) в виде электронных документов, подписанных электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Документы, составленные в электронном виде и подписанные квалифицированной электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью (если это предусмотрено соглашением сторон), имеют такую же юридическую силу, как и документы на бумажном носителе, подписанные собственноручно (п. 2 ст. 160 ГК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Процесс обмена электронными первичными документами не регламентирован законодательством (за исключением налоговых правоотношений) и возможен напрямую между сторонами гражданско-правовых отношений.

Стороны договора вправе использовать при обмене любые произвольные первичные документы, в том числе и в электронном виде.

В то же время п. 2 ст. 93 НК РФ установлено, что если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по форматам, установленным ФНС России, то налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Если такие документы составлены в электронной форме, но не по установленным ФНС России форматам, то они распечатываются на бумажном носителе и в виде заверенных проверяемым лицом копий представляются в налоговый орган (письмо ФНС России от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669, письма Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, от 03.11.2011 № 03-07-11/297, от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521, от 14.06.2011 № 03-02-07/1-190).

Для того чтобы налогоплательщики могли представлять документы в налоговые органы в электронном форме, ФНС России утвердила xml-форматы для следующих документов:

Кроме того, в целях дальнейшего расширения документов, возможных к представлению в xml-формате, и развития линейки универсальных документов ФНС России утвердила:

Несмотря на то, что приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ и приказом ФНС России от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ были утверждены форматы четов-фактур с расширенными показателями, эти форматы также могут использоваться в качестве форматов только первичных учетных документов.

О том, что нужно сделать, чтобы начать обмен электронными документами см. здесь.

 

Статьи-рекомендации:

Какими первичными документами оформляется изменение стоимости реализованных товаров (работ, услуг, имущественных прав)?

В каком отчетном периоде отражается операция, если первичный документ составлен продавцом в конце одного периода, а получен покупателем в начале следующего?