Электронный документооборот

Дата публикации 20.02.2018

Использован релиз 3.0.58

Аннулирование электронного первичного документа по инициативе покупателя в "1С:Бухгалтерии 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Для аннулирования электронного первичного документа по инициативе покупателя сторонам сделки необходимо:

Действия по аннулированию электронного первичного документа на стороне покупателя

Если выставленный первичный учетный документ ошибочно признан и подписан обеими сторона сделки, то для лишения этого документа юридической значимости необходимо провести процедуру его аннулирования.

Инициатором аннулирования, как правило, выступает та сторона, которая обнаружила допущенную ошибку.

Аннулирование электронного первичного документа, по которому цикл обмена завершен, производится из режима просмотра первичного документа.

Открыть для просмотра документ можно из документа учетной системы "Поступление (акт, накладная)":

Рис. 1

Рис. 2

Для начала процедуры аннулирования необходимо из формы просмотра электронного документа выполнить команду Аннулировать из списка доступных команд, открываемого по кнопке Другие действия (рис. 3).

Рис. 3

При выполнении команды Аннулировать в открывшемся окне необходимо указать причину аннулирования электронного документа и нажать кнопку ОК (рис. 4).

Рис. 4

После выполнения описанных выше действий в адрес продавца будет автоматически сформировано "Предложение об аннулировании электронного документа (документов)", в который будет перенесена указанная причина аннулирования (рис. 5).

Подписание и отправка "Предложения об аннулировании электронного документа (документов)" производится в порядке, аналогичном действиям с любым электронным первичным документом.

Рис. 5

После формирования предложения об аннулировании в информационной строке состояния электронного обмена документа "Поступление (акт, накладная)" появится запись об ожидании завершения процедуры аннулирования - "Ожидается аннулирование" (рис. 6).

Рис. 6

В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) отразится информация об ожидании от контрагента согласия на аннулирование, т.е. его подписи под документом об аннулировании (рис. 7).

Рис. 7

В списке документов "Текущие дела ЭДО" электронная Товарная накладная, по которой сформировано предложение об аннулировании, будет перемещена в папку "На контроле" (рис. 8).

Рис. 8

После получения от продавца согласия на аннулирование первичного документа, процедура аннулирования будет завершена. Ранее оформленный электронный первичный документ утратит юридическую силу.

В информационной строке состояния электронного обмена документа учетной системы "Поступление (акт, накладная)" появится сообщение "ЭДО аннулирован" (рис. 9).

Рис. 9

В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) будет размещена информация о том, что подтверждение согласия на аннулирование получено и документ аннулирован (рис. 10).

Рис. 10

ВНИМАНИЕ! Аннулирование электронного первичного учетного документа не приводит автоматически к отмене проведения документа учетной системы "Поступление (акт, накладная)", который был создан на основании аннулированного электронного документа, а также к пометке его на удаление.

Если продавец предложение об аннулировании отклонил, то в адрес покупателя он направит сформированное и подписанное "Уведомление об уточнении" (рис. 11).

Получение документа "Уведомление об уточнении" происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование - подраздела Сервис или из раздела Руководителю - подраздела Сервис в зависимости от настроек программы.

Рис. 11

После получения "Уведомления об уточнении" в информационной строке состояния электронного обмена документа учетной системы "Поступление (акт, накладная)" появится запись "ЭДО завершен", которая свидетельствует о возвращении электронного обмена в состояние, предшествующее процессу аннулирования (рис. 12).

Рис. 12

В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) будет размещена информация о том, какие стадии обмена и аннулирования прошел электронный первичный документ (рис. 12)

Рис. 13

<<-вернуться в начало

Действия по аннулированию электронного первичного документа на стороне продавца

Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование - подраздела Сервис или раздела Руководителю - подраздела Сервис в зависимости от настроек программы.

Первичный документ, в отношении которого получено предложение об аннулировании, отражается в папке "Аннулировать" списка "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Электронный документы или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы) (рис. 14);

Рис. 14

Одновременно информация о том, что поступило предложение об аннулировании электронного первичного документа, отражается в информационной строке состояния электронного обмена документа учетной системы "Реализация (акт, накладная)", на основании которого был сформирован аннулируемый документ (рис. 15).

Рис. 15

Кроме того, сведения о тех действиях, которые необходимо выполнить в связи с новым поступившим предложением об аннулировании отражаются в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 16), открываемой по гиперссылке информационной строки состояния электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, из документа "Реализация (акт, накладная)" (рис. 15).

Рис. 16

Посмотреть содержание поступившего документа "Предложение об аннулировании" (рис. 17) можно, дважды щелкнув по активной строке списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 14) или формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 16).

Рис. 17

Если продавец согласен с предложением аннулировать ранее утвержденный первичный электронный документ, то он выражает свое согласие:

После подтверждения покупателем согласия на аннулирование первичного документа электронный первичный документ утрачивает юридическую силу.

В режиме просмотра "Предложения об аннулировании" можно удостовериться во взаимном согласии сторон на аннулирование, так как данный документ будет содержать подписи двух сторон (рис. 18).

Рис. 18

В документе учетной системы "Реализация (акт, накладная)" в информационной строке состояния электронного обмена будет размещено сообщение "ЭДО аннулирован" (рис. 19).

Рис. 19

В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) будет отражена информация о подтверждении продавцом согласия на аннулирование документа, а также о том, что документ Товарная накладная аннулирован (рис. 20).

Рис. 20

ВНИМАНИЕ! Аннулирование электронного первичного учетного документа не приводит автоматически к отмене проведения документа учетной системы "Реализация (акт, накладная)", на основании которого был сформирован аннулированный документ, а также к пометке его на удаление.

Если продавец с предложением об аннулировании не согласен, то вместо команды Согласиться с аннулированием он выполняет команду Не согласиться, нажав на одноименную кнопку в списке "Текущие дела ЭДО" (рис. 14) или в режиме просмотра электронного документа "Предложение об аннулировании" (рис. 17).

После выполнения команды Не согласиться в открывшемся окне необходимо указать причину отклонения предложения об аннулировании и нажать кнопку ОК (рис. 21).

Рис. 21

После выполнения процедуры отклонения предложения об аннулировании в программе будет автоматически сформирован новый электронный документ "Уведомление об уточнении", в который будет перенесена причина отказа от аннулирования документа (рис. 22).

"Уведомление об уточнении" подписывается и отправляется продавцу в общем порядке.

Рис. 22

Сведения о сформированном новом документе будут отражены в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 23).

Рис. 23

После этого в информационной строке состояния электронного обмена документа "Реализация (акт, накладная)" будет отражена информация "ЭДО завершен", которая свидетельствует о возвращении электронного обмена в состояние, предшествующее процессу аннулирования (рис. 24).

Рис. 24

<<-вернуться в начало