Электронный документооборот

Дата публикации 02.09.2014

Использован релиз 3.0.35

Аннулирование электронного первичного документа по инициативе покупателя в программе "1С:Бухгалтерия 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Для аннулирования электронного первичного документа по инициативе покупателя сторонам сделки необходимо:

Настройка программы для работы с документами об аннулировании

При проведении аннулирования электронного первичного документа сторона, инициирующая такое аннулирование, формирует специальный электронный документ - Предложение об аннулировании. Чтобы производить обмен таким документом необходимо в настройках программы предоставить возможность подписывать данный документ по конкретному сертификату.

Для этого необходимо:

Рис. 1

Действия по аннулированию электронного первичного документа на стороне покупателя

Если выставленный первичный учетный документ ошибочно признан и подписан обеими сторона сделки, то для лишения этого документа юридической значимости необходимо провести процедуру его аннулирования.

Инициатором аннулирования, как правило, выступает та сторона, которая обнаружила допущенную ошибку.

Аннулирование электронного первичного документа, по которому цикл обмена завершен, производится из режима просмотра первичного документа.

Открыть для просмотра документ можно из документа учетной системы "Поступление товаров и услуг":

Рис. 2

Рис. 3

Для начала процедуры аннулирования необходимо выполнить команду Аннулировать электронный документ из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще из режима просмотра первичного документа (рис. 4).

Рис. 4

При выполнении команды в открывшемся окне необходимо указать причину аннулирования электронного документа и нажать кнопку ОК (рис. 5).

Рис. 5

После выполнения описанных выше действий в адрес продавца будет автоматически сформировано "Предложение об аннулировании электронного документа (документов)", в который будет перенесена указанная ранее причина аннулирования (рис. 6).

Рис. 6

После формирования предложения об аннулировании в строке Состояние ЭД документа "Поступление товаров и услуг" появится запись об ожидании завершения процедуры аннулирования - "Ожидается аннулирование" (рис. 7).

Рис. 7

А в форме Электронные документы (Таблице состояния) отразится информация об ожидании от контрагента согласия на аннулирование, т.е. его подписи под документом об аннулировании (рис. 8).

Рис. 8

Подписание и отправка "Предложения об аннулировании" производится в порядке, аналогичном действиям с любым электронным первичным документом.

После получения от продавца согласия на аннулирование документа, процедура аннулирования документа будет завершена, и оформленный первичный документ утратит юридическую силу.

При этом в строке Состояние ЭД документа учетной системы "Поступление товаров и услуг" появится сообщение "Аннулирован" (рис. 9).

Рис. 9

В форме Электронные документы (Таблице состояния) будет размещена информация о том, что подтверждение согласия на аннулирование получено и документ аннулирован (рис. 10).

Рис. 10

ВНИМАНИЕ! Аннулирование электронного первичного документа не приводит автоматически к отмене проведения документа учетной системы "Поступление товаров и услуг", сформированного на основании поступившего аннулированного документа, а также к пометке его на удаление.

 

Если продавец предложение об аннулировании отклонил, то в адрес покупателя он направляет сформированное и подписанное "Уведомление об уточнении".

Получение документа "Уведомление об утончении" происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование - подраздела Сервис или из раздела Руководителю - подраздела Сервис в зависимости от настроек программы.

Полученный электронный документ "Уведомление об уточнении" с указанной продавцом причиной отклонения предложения об аннулировании отражается в списке "Архив ЭДО", открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис) (рис. 11).

Рис. 11

Дважды кликнув по активной строке списка "Архив ЭДО" можно открыть для просмотра содержимое поступившего документа и ознакомиться с причиной отказа продавца от аннулирования документа (рис. 12).

Рис. 12

После получения "Уведомления об уточнении" в строке Состояние ЭД документа учетной системы "Поступление товаров и услуг" появится запись "Обмен завершен", которая свидетельствует о возвращении электронного обмена в состояние, предшествующее процессу аннулирования (рис. 13).

Рис. 13

В форме Электронные документы (Таблице состояния) будет размещена информация о том, какие стадии обмена и аннулирования прошел электронный первичный документ (рис. 14)

Рис. 14

Действия по аннулированию электронного первичного документа на стороне продавца

Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование - подраздела Сервис или из раздела Руководителю - подраздела Сервис в зависимости от настроек программы.

Полученный электронный документ "Предложение об аннулировании" отражается:

Рис. 15

Рис. 16

Одновременно информация о том, что поступило предложение об аннулировании электронного первичного документа, отражается в строке Состояние ЭД документа учетной системы "Реализация товаров и услуг", на основании которого был оформлен аннулируемый документ (рис. 17).

Рис. 17

Кроме того, сведения о тех действиях, которые необходимо выполнить в связи с новым поступившим документом "Предложение об аннулировании", отражаются в форме Электронные документы (Таблице состояния) (рис. 18), открываемой по гиперссылке строки Состояние ЭД или по команде Электронные документы из списка команд, открываемом по кнопке ЭД, документа "Реализация товаров и услуг".

Рис. 18

Посмотреть содержание поступившего предложения об аннулировании (рис. 19) можно, дважды щелкнув по активной строке со сведениями о поступившем документе списка "Архив ЭДО" (рис.16) или списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 15), а также формы Электронные документы (Таблицы состояния) (рис. 18).

Рис. 19

Если продавец согласен с предложением аннулировать ранее утвержденный первичный электронный документ, то он выражает свое согласие, выполнив команду Принять аннулирование:

После подтверждения продавцом согласия на аннулирование первичного документа электронный первичный документ утрачивает юридическую силу.

В режиме просмотра предложения об аннулировании можно удостовериться во взаимном согласии сторон на аннулирование, так как данный документ будет содержать  подписи двух сторон (рис. 20).

Рис. 20

В форме Электронные документы (Таблице состояния) будет отражена информация о подтверждении продавцом согласия на аннулирование документа (рис. 21).

Рис. 21

Если продавец с предложением об аннулировании не согласен, то вместо команды Принять аннулирование он выполняет команду Отклонить аннулирование, нажав на одноименную кнопку в списке "Текущие дела по ЭДО" или в режиме просмотра электронного документа "Предложения об аннулировании", а также выбрав команду из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще (рис. 20).

После выполнения команды Отклонить аннулирование в открывшемся окне необходимо указать причину отклонения предложения об аннулировании и нажать кнопку ОК (рис. 22).

Рис. 22

После выполнения процедуры отклонения в программе будет автоматически сформирован новый электронный документ "Уведомление об уточнении", в который будет перенесены причина отказа от аннулирования документа. Сведения о сформированном новом документе будут отражены в форме Электронные документы (Таблице состояния) (рис. 23).

Рис. 23

Дважды щелкнув по активной строке можно просмотреть содержимое документа "Уведомление об уточнении" (рис. 24).

Рис. 24

"Уведомление об уточнении" подписывается и отправляется продавцу в общем порядке. После этого в строке Состояние ЭД документа "Реализация товаров и услуг" отражается информация "Обмен завершен", которая свидетельствует о возвращении электронного обмена в состояние, предшествующее процессу аннулирования (рис. 25).

Рис. 25