Электронный документооборот

Аннулирование электронного первичного документа по инициативе покупателя в программе "1С:Бухгалтерия 8"

На практике достаточно часто встречаются ситуации, когда стороны сделки обнаруживают ошибки в оформленных и подписанных первичных документах.

Согласно с ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" в первичных учетных документах допускаются исправления. При этом исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Безусловно, исправление электронных первичных документов имеет ряд особенностей. Подробнее см. здесь.

Однако в некоторых случаях может возникнуть необходимость не исправления каких-либо показателей в подписанном сторонами документе, а удаления документа в целом. Например, документ ошибочно направлен не тому контрагенту, которому отгружен товар (оказаны услуги, выполнены работы, переданы права), или ошибочно один факт хозяйственной жизни оформлен двумя различными электронными первичными документами и т.п.

В настоящий момент никаких нормативных актов, регулирующих процесс признания оформленного и подписанного сторонами документа недействительным, не существует. Можно лишь отметить, что для бумажных документов сложилась определенная практика: если в документе обнаруживается ошибка уже после его подписания, то стороны при необходимости составляют новый документ, а ошибочный документ или уничтожают, или составляют акт (соглашение) о его аннулировании.

Отчасти эту практику можно перенести и на электронные документы, учитывая при этом, что вопрос физического уничтожения электронного документа решить так же просто, как в отношении бумажных документов, невозможно. В этой связи для электронных документов более надежным и обоснованным представляется процедура, при которой составляется отдельный документ, фиксирующий согласие сторон на аннулирование подписанного первичного электронного документа.

Любая из сторон сделки, обнаружившая несоответствие оформленного и подписанного сторонами первичного учетного документа факту хозяйственной жизни, влекущее за собой необходимость аннулирования такого документа, формирует контрагенту предложение об аннулировании, которое тот в случае согласия подписывает. В результате подписанный электронный первичный документ признается аннулированным. Следует отметить, что само по себе такое аннулирование - это не физическое уничтожение документа, а лишение этого документа юридической силы.

Если контрагент с таким аннулированием не согласен, то он вправе отказаться от поступившего предложения. Тогда подписанный сторонами документ сохраняет свою силу, и далее отношения хозяйствующих субъектов переходят в плоскость хозяйственных споров с использованием существующих механизмов их урегулирования.

 

Пошаговая инструкция по аннулированию электронного первичного документа ТОРГ-12 по инициативе покупателя:

в программе 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0)