Электронный документооборот

Дата публикации 12.12.2013

Использован релиз 3.0.27

Получение исправленного электронного первичного документа в "1С:Бухгалтерии 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Получение от продавца исправленного ТОРГ-12 в электронном виде сопровождается следующими действиями покупателя:

  1. Сформировать и отправить продавцу уведомление об уточнении полученного ТОРГ-12 в электронном виде (если ошибку обнаружил сам покупатель).
  2. Получить исправленный электронный ТОРГ-12 (титул продавца) и отправить продавцу извещение о его получении.
  3. Утвердить полученный исправленный ТОРГ-12 (титул продавца) и отправить исправленный ТОРГ-12 (титул покупателя).
  4. Просмотреть, распечатать и сохранить исправленный электронный ТОРГ-12 (при желании).

Формирование и отправка продавцу уведомления об уточнении полученного ТОРГ-12 (если ошибку обнаружил сам покупатель)

В отсутствии нормативного регулирования для внесения исправлений в первичные электронные документы в программе предусмотрена возможность формирования нового экземпляра первичного электронного документы с указанием информации о порядковом номере исправления и дате формирования нового исправленного экземпляра.

Также законодательно не установлен порядок обмена исправленными первичными документами в электронном виде, поэтому в программе реализована возможность выставления таких документов по аналогии с исправленными электронными счетами-фактурами:

Чтобы сформировать для продавца уведомление об уточнении ТОРГ-12, покупатель должен выполнить команду Все действия - Отклонить электронный документ (рис. 1), открыв для просмотра содержимое полученного ТОРГ-12 в электронном виде.

Рис. 1

В режим просмотра полученного электронного документа ТОРГ-12 можно перейти:

Рис. 2

Рис. 3

После выполнения команды Отклонить программа предложит ввести причину отклонения (рис. 4)

Рис. 4

После утверждения причины отклонения будет автоматически сформировано уведомление об уточнении. При этом статус полученного электронного ТОРГ-12 изменится на "Отклонен" (рис. 5).

Рис. 5

Дважды щелкнув по соответствующей активной строке в форме Электронные документы (Таблице состояния) можно просмотреть содержимое сформированного уведомления об уточнении (рис. 6).

Рис. 6

Получение исправленного ТОРГ-12 и отправка продавцу извещения о его получении.

Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО по кнопке панели действий Отправить и получить электронные документы раздела Администрирование (рис. 7).

Рис. 7

Полученный исправленный электронный ТОРГ-12 попадает в "Архив электронных документов", который открывается из раздела Администрирование по гиперссылке панели навигации Архив электронных документов (рис. 8).

Рис. 8

Дважды щелкнув по строке, в которой указаны сведения о поступившем документе, можно просмотреть его содержимое (рис. 9).

Рис. 9

При просмотре исправленного первичного документа ТОРГ-12 (рис. 9) следует обратить внимание:

В открывшемся для просмотра документе по ссылке Отражен в учете можно перейти непосредственно в созданный новый документ учетной системы "Корректировка поступления" с видом операции "Исправление в первичных документах" (рис. 10).

Рис. 10

В непроведенном новом документе "Корректировка поступления" с видом операции "Исправление в первичных документах", сформированном на основании полученного исправленного электронного ТОРГ-12 (титул продавца), будут автоматически заполнены:

Подробную информацию о том, какие действия, связанные с передачей исправленного ТОРГ-12 в электронном виде, необходимо выполнить покупателю со своей стороны, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть:

Рис. 11

После получения электронного первичного документа (Титул продавца) покупатель должен отправить продавцу:

Формирование извещения продавцу о получении исправленного ТОРГ-12 (титул продавца) в программе производится автоматически.

Утверждение полученного исправленного ТОРГ-12 (титул продавца) и отправка исправленного ТОРГ-12 (титул покупателя)

Если претензий к полученному исправленному документу ТОРГ-12 (титул продавца) нет, то его нужно утвердить, выполнив:

Рис. 12

После утверждения полученного исправленного ТОРГ-12 (титул продавца) в программе автоматически формируется ТОРГ-12 (титул покупателя) (рис. 13).

Рис. 13

Его необходимо подписать и направить продавцу. Это можно сделать, выполнив соответствующую команду:

Рис. 14

После оправки продавцу электронного документа ТОРГ-12 (титул покупателя) обмен исправленным электронным документом ТОРГ-12 будет завершен (рис. 15).

Рис. 15

При этом в документе "Поступление товаров и услуг", сформированном на основании первоначального электронного документа ТОРГ-12 (титул продавца) в строке Состояние ЭД по-прежнему будет отражаться информация "Ожидается корректировка" (рис. 16). Такое сообщение сохранено в целях дополнительного информирования покупателя о том, что в отношении первоначально полученного электронного первичного документа предпринимались дополнительные действия.

Рис. 16

Если поступивший исправленный электронный документ ТОРГ-12 (титул продавца) содержит ошибки, то он отклоняется точно так же, как и ранее полученный ТОРГ-12.

Просмотр, печать и сохранение исправленного электронного документа ТОРГ-12

В форме просмотра документа ТОРГ-12 (титул продавца) (рис. 12) и ТОРГ-12 (титул покупателя) (рис. 13) кроме самого документа также содержатся:

С помощью гиперссылки Отражен в учете можно открыть связанный с ним документ информационной базы.

С помощью команды Все действия можно сохранить электронный документ на диске или выполнить печать документа с электронными подписями (рис. 17).

Рис. 17

Все электронные документы, как поступившие, так и отправленные, хранятся в архиве электронных документов, открываемом из раздела Администрирование по гиперссылке панели навигации Архив электронных документов (рис. 18).

В списке "Архив электронных документов" можно отсортировать документы или отобрать полученные документы по ответственному лицу, виду и статусу документа, а также открыть форму просмотра содержимого электронного документа.

Рис. 18