Электронный документооборот

Дата публикации 12.12.2013

Использован релиз 2.0.53

Получение исправленного электронного первичного документа в "1С:Бухгалтерии 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Для получения от продавца исправленного ТОРГ-12 в электронном виде покупателю необходимо:

  1. Сформировать и отправить продавцу уведомление об уточнении полученного ТОРГ-12 (если ошибку обнаружил сам покупатель).
  2. Получить исправленный электронный ТОРГ-12 (титул продавца) и отправить продавцу извещение о его получении.
  3. Утвердить полученный исправленный ТОРГ-12 (титул продавца) и отправить ТОРГ-12 (титул покупателя).
  4. Просмотреть, распечатать и сохранить исправленный электронный ТОРГ-12 (при желании).

Формирование и отправка продавцу уведомления об уточнении полученного ТОРГ-12 (если ошибку обнаружил сам покупатель)

Выставленный первичный документ ТОРГ-12 в электронном виде может содержать ошибку.

Согласно ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. При этом порядок внесения исправлений в первичные документы в электронном виде законодательно не определен.

В отсутствии нормативного регулирования для внесения исправлений в первичные электронные документы в программе предусмотрена возможность формирования нового экземпляра первичного электронного документы с указанием информации о порядковом номере исправления и дате формирования нового исправленного экземпляра.

Также законодательно не установлен порядок обмена исправленными первичными документами в электронном виде, поэтому в программе реализована возможность выставления таких документов по аналогии с исправленными электронными счетами-фактурами:

Чтобы сформировать для продавца уведомление об уточнении ТОРГ-12, покупатель должен выполнить команду Все действия - Отклонить электронный документ (рис. 1), открыв для просмотра содержимое полученного ТОРГ-12. в электронном виде из формы Электронные документы (Таблицы состояния) (рис. 2).

Рис. 1

В режим просмотра полученного электронного документа ТОРГ-12 можно перейти:

Рис. 2

Рис. 3

После выполнения команды программа предложит ввести причину отклонения (рис. 3)

 

Рис. 4

После утверждения причины отклонения будет автоматически сформировано уведомление об уточнении. При этом статус полученного электронного ТОРГ-12 изменится на "Отклонен" (рис. 5).

Рис. 5

Дважды щелкнув по соответствующей активной строке в форме Электронные документы (Таблице состояния) можно просмотреть содержимое сформированного уведомления об уточнении (рис. 6).

Рис. 6

Получение исправленного ТОРГ-12 и отправка продавцу извещения о его получении

Электронные документы покупатель получает во время сеанса связи с оператором ЭДО:

Рис. 7

Полученный исправленный электронный ТОРГ-12 попадает в "Архив электронных документов", который открывается по команде Сервис - Обмен электронными документами - Архив электронных документов основного меню программы (рис. 8).

Рис. 8

Дважды щелкнув по строке, в которой указаны сведения о поступившем документе, можно просмотреть его содержимое (рис. 9).

Рис. 9

В открывшемся для просмотра документе по ссылке Отражен в учете (рис. 9) можно перейти непосредственно в созданный новый документ учетной системы "Корректировка поступления" с видом операции "Исправление в первичных документах" (рис. 10).

Рис. 10

В непроведенном новом документе "Корректировка поступления" с видом операции "Исправление в первичных документах", сформированном на основании полученного исправленного электронного ТОРГ-12 (титул продавца), будут автоматически заполнены:

Формирование извещения продавцу о получении исправленного ТОРГ-12 (титул продавца) в программе производится автоматически.

Просмотреть содержимое поступившего исправленного электронного ТОРГ-12, а также извещения можно из формы Электронные документы" (Таблицы состояния), дважды щелкнув по активной строке формы (рис. 11).

Рис. 11

Утверждение полученного исправленного ТОРГ-12 (титул продавца) и отправка продавцу ТОРГ-12 (титул покупателя)

Если претензий к полученному исправленному документу ТОРГ-12 (титул продавца) нет, то его нужно утвердить, выполнив:

Рис. 12

После утверждения полученного исправленного ТОРГ-12 (титул продавца) в программе автоматически сформируется ТОРГ-12 (титул покупателя). Его необходимо подписать и направить продавцу. Это можно сделать:

Рис. 13

Рис. 14

После оправки продавцу электронного документа ТОРГ-12 (титул покупателя) обмен исправленным электронным документом ТОРГ-12 будет завершен (рис. 15).

Рис. 15

При этом в документе "Поступление товаров и услуг", сформированном на основании первоначального электронного документа ТОРГ-12 (титул продавца) в строке Состояние ЭД по-прежнему будет отражаться информация "Ожидается корректировка" (рис. 16). Такое сообщение сохранено в целях дополнительного информирования покупателя о том, что в отношении первоначально полученного электронного первичного документа предпринимались дополнительные действия.

Рис. 16

Если поступивший исправленный электронный документ ТОРГ-12 (титул продавца) содержит ошибки, то он отклоняется точно так же, как и ранее полученный первоначальный ТОРГ-12.

Просмотр, печать и сохранение исправленного электронного документа ТОРГ-12

В форме просмотра документа ТОРГ-12 (титул продавца) (рис. 12) и ТОРГ-12 (титул покупателя) (рис. 14) кроме самого документа также содержатся:

Если в режиме просмотра документов ТОРГ-12 (титул продавца) и ТОРГ-12 (титул покупателя) не установлен флажок Отключить вывод информационного поля, то в конце просматриваемого документа можно увидеть информацию:

Рис. 17

С помощью гиперссылки Отражен в учете можно открыть связанный с ним документ информационной базы.

С помощью команды Все действия можно сохранить электронный документ на диске или выполнить печать документа с электронными подписями (рис. 18).

Рис. 18

Все электронные документы, как поступившие, так и отправленные, хранятся в "Архиве электронных документов", открываемом по команде Сервис – Обмен электронными документами – Архив электронных документов основного меню программы (рис. 19).

В списке "Архив электронных документов" можно отобрать полученные документы по ответственному лицу, виду и статусу документа, а также открыть форму просмотра содержимого электронного документа.

Рис. 19