Электронный документооборот

Дата публикации 22.08.2017

Использован релиз 3.0.51

Получение электронного первичного документа в "1С:Бухгалтерии 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

При получении от продавца Товарной накладной в электронном виде покупатель должен выполнить следующие действия:

  1. Получить и отразить в учете Товарную накладную (информацию продавца).
  2. Сформировать и отправить Товарную накладную (информацию покупателя).

Получение и отражение в учете Товарной накладной (информации продавца)

Получение электронной Товарной накладной, как и иных электронных документов, производится:

Рис. 1

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 2).

Рис. 2

Полученная электронная Товарная накладная (информация продавца) автоматически помещается в папку "Утвердить" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 3).

Рис. 3

Кроме того, поступившая электронная Товарная накладная (информация продавца), как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке "Архив ЭДО" (рис. 4), открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис) или по гиперссылке Архив ЭДО внизу формы "Текущие дела ЭДО" (рис. 3).

Рис. 4

Перейти в форму просмотра поступившего документа (рис. 5) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 3) или "Архив ЭДО" (рис. 4).

Рис. 5

На соответствующих закладках формы просмотра поступившей электронной Товарной накладной (информации продавца) отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 6), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 6

Одновременно на основании полученной электронной Товарной накладной создается новый документ учетной системы "Поступление (акт, накладная)" (рис. 7).

Открыть новый документ "Поступление (акт, накладная)" можно:

Рис. 7

В новом документе "Поступление (акт, накладная)" (рис. 7), сформированном на основании полученного электронного документа Товарная накладная (информация продавца), будут автоматически заполнены сведения:

Текущее состояние обменного процесса в отношении полученной электронной Товарной накладной отражается в информационной строке документа, где будет указано, что "Требуется утверждение" (рис. 7).

Кроме того, подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить покупателю со своей стороны в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 8), открываемой по гиперссылке информационной строки или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Поступление (акт, накладная)" (рис. 7).

Рис. 8

Следует обратить внимание, что если данная номенклатурная позиция приобретена у этого продавца впервые, и номенклатуры продавца и покупателя не синхронизированы, то в документе "Поступление (акт, накладная)" будет отсутствовать наименование в поле "Номенклатура".

Для его заполнения необходимо произвести сопоставление номенклатуры продавца и покупателя, перезаполнив документ "Поступление (акт, накладная)" по команде Перезаполнить по электронному документу из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 9).

Рис. 9

В открывшейся форме "Сопоставление данных по номенклатуре" (рис. 10) необходимо:

Рис. 10

После выполнения этих действий поле "Номенклатура" в документе "Поступление (акт, накладная)" будет автоматически заполнено соответствующими сведениями (рис. 11). Такие действия по синхронизации номенклатуры выполняются один раз. В дальнейшем, при поступлении от того же продавца тех же товаров сведения о них будут заполняться в документе "Поступление (акт, накладная)" автоматически.

Перед проведением документа "Поступление (акт, накладная)" необходимо заполнить поле "Склад" и поле "Договор". После указания реквизитов договора, предусматривающего предъявление продавцом суммы входного НДС, в строке "Счет-фактура" появится возможность для введения информации о полученном счете-фактуре. Если продавец будет выставлять счет-фактуру в электронной форме, то программа автоматически привяжет полученный электронный счет-фактуру к документу поступления.

ВНИМАНИЕ! Документ "Поступление (акт, накладная)" будет создан датой поступления в учетную систему первичного документа в электронном виде. Если дата фактического принятия к учету приобретенных товаров (работ, услуг, имущественных прав) отличается от даты получения электронного документа, то в документе "Поступление (акт, накладная)" дату отражения операции в учете необходимо скорректировать.

Рис. 11

<<-вернуться в начало

Формирование и отправка Товарной накладной (информации покупателя).

После получения электронного документа Товарная накладная (информация продавца) покупатель должен сформировать и отправить продавцу:

Формирование извещения происходит в программе автоматически (рис. 12).

Рис. 12

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то электронные документы будут сразу автоматически подписаны.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать сформированное электронное извещение можно:

Рис. 13

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 14).

Рис. 14

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться при выполнении соответствующих команд, например:

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 15).

Рис. 15

Из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 12) можно просмотреть содержимое подготовленного извещения о получении, дважды щелкнув по активной строке (рис. 16).

Рис. 16

Если после принятия к учету приобретенных товаров (работ, услуг, имущественных прав) претензий к показателям Товарной накладной (информации продавца) у покупателя нет, то он должен утвердить полученный электронный документ. Именно после утверждения поступившей Товарной накладной (информации продавца) автоматически формируется соответствующая часть Товарной накладной - информация покупателя.

Утвердить Товарную накладную (информацию продавца) покупатель может:

Также одновременно утвердить и подписать поступившую электронную Товарную накладную можно по кнопке Подписать и отправить из формы просмотра поступившего электронного lдокумента (рис. 5).

После утверждения Товарной накладной (информации продавца), как уже было сказано выше, формируется Товарная накладная (информация покупателя) (рис. 17).

Рис. 17

Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.

Дважды щелкнув по активной строке формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 17), можно перейти в режим просмотра сформированной информации покупателя (рис. 18).

Рис. 18

На соответствующих закладках формы просмотра Товарной накладной (информации покупателя) отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 19), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 19

На этом обмен электронной Товарной накладной у покупателя завершается (рис. 20).

Рис. 20

Из формы просмотра электронного документа Товарная накладная с помощью соответствующей команды из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный документ в файл или выполнить его печать (рис. 21).

Перейти в режим просмотра можно:

Рис. 21

После завершения обмена электронной Товарной накладной в строке состояния документа "Поступление (акт, накладная)" будет отражена информация "ЭДО завершен" (рис. 22).

Рис. 22

Все электронные документы, как поступившие, так и отправленные, хранятся в архиве электронных документов, открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис).

В списке "Архив ЭДО" можно отсортировать документы (Входящие, Исходящие, Неотправленные пакеты и т.д.) или отобрать полученные документы по ответственному лицу, виду и статусу документа, а также открыть форму просмотра содержимого электронного документа (рис. 23).

Рис. 23

<<-вернуться в начало