При получении от продавца Товарной накладной в электронном виде покупатель должен выполнить следующие действия:
- Получить и отразить в учете Товарную накладную (информацию продавца).
- Сформировать и отправить Товарную накладную (информацию покупателя).
Получение и отражение в учете Товарной накладной (информации продавца)
Получение электронного документа об отгрузке товаров (электронной Товарной накладной) от продавца производится:
- при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование - подраздела Сервис или из раздела Руководителю - подраздела Сервис в зависимости от настроек панели навигации;
- по команде Отправить и получить из формы списка документов "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Покупки - подраздел Сервис) (рис. 1).
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами).
Рис. 1
Полученная электронная Товарная накладная (информация продавца) автоматически помещается в папку "Отразить в учете" формы списка документов "Текущие дела ЭДО".
Для настройки отражения поступающих электронных документов в учетной системе из формы "Настройки ЭДО" (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО), находясь на закладке "Настройки получения" и дважды щелкнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, необходимо перейти в форму "Настройка отражения документов в учете" и установить способ обработки поступающих электронных документов: "Автоматически" или "Вручную в форме электронного документа" (рис. 2).
Если в графе "Способ обработки" формы "Настройка отражения документов в учете" (рис. 2) будет установлено значение "Автоматически", то при получении электронной Товарной накладной в программе будет сразу автоматически сформирован документ учетной системы "Поступление (акт, накладная)". При этом в папке "Отразить в учете" списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО" в графе "Отражение в учете" появится гиперссылка на новый автоматически созданный документ учета (рис. 3).
Если в настройках ЭДО (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО) дополнительно установлен флажок для значения "Отправлять входящие документы на утверждение", то поступившая Товарная накладная будет помещена также в папку "Утвердить" списка входящих документов (рис. 4).
Если в настройках получения будет стоять способ обработки "Вручную в форме электронного документа", то при получении электронной Товарной накладной в папке "Отразить в учете" в графе "Отражение в учете" будет стоять гиперссылка со значением Создать документы, при переходе по которой откроется форма "Подбор документов отражения в учете", в которой можно по кнопке Создать сформировать соответствующий документ в учетной системе или по кнопке Выбрать соотнести полученный электронный документ Товарная накладная с сформированным вручную документом "Поступление (акт, накладная)" (рис. 5).
Просмотреть содержимое поступившей Товарной накладной (рис. 6) можно, дважды щелкнув по активной строке из списка "Текущие дела ЭДО" (кроме гиперссылки в графе "Отражение в учете") (рис. 3).
На соответствующих закладках формы просмотра поступившей Товарной накладной отражается содержание поступившего документа, а также информация о подписях электронного документа и текст сопроводительной записки при ее наличии.
Открыть новый сформированный документ учетной системы "Поступление (акт, накладная)" (рис. 7) можно:
- по гиперссылке в графе "Отражение в учете" из списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО", выбрав соответствующее значение в открывающейся форме "Выберите значение" (рис. 3);
- по гиперссылке в строке "Документ учета" из формы просмотра поступившей электронной Товарной накладной (рис. 6);
- из списка документов поступлений "Поступление (акты, накладные)" (раздел Покупки - подраздел Покупки).
В новом документе "Поступление (акт, накладная)", сформированном на основании полученного электронного документа Товарная накладная (информация продавца), будут автоматически заполнены следующие сведения:
- реквизиты полученного документа (номер и дата составления Товарной накладной);
- информация о продавец (поле "Контрагент");
- стоимость приобретенных товаров.
ВНИМАНИЕ! В учетной системе документ "Поступление (акт, накладная)" (рис. 7) будет сформирован датой получения файла электронной Товарной накладной. Если фактическая дата поступления товаров отличается от даты получения электронной Товарной накладной, то дату документа "Поступления (акт, накладная)" необходимо скорректировать, т.е. привести в соответствие с реальным фактом хозяйственной жизни.
В информационной строке состояния электронного обмена документа "Поступление (акт, накладная)" будет установлено значение Требуется утверждение (рис. 7).
Перед проведением документа "Поступление (акт, накладная)" необходимо заполнить поле "Склад" и поле "Договор". После указания реквизитов договора, предусматривающего предъявление продавцом суммы входного НДС, в строке "Счет-фактура" появится возможность для введения информации о полученном счете-фактуре. Если продавец будет выставлять счет-фактуру в электронной форме, то программа автоматически привяжет полученный электронный счет-фактуру к документу поступления.
ВНИМАНИЕ! Если товар приобретен у данного продавца впервые, и номенклатуры продавца и покупателя не синхронизированы, то в программе не будет автоматически создан документ "Поступление (акт, накладная). В этом случае в форме "Текущие дела ЭДО" в списке входящих документов в папке "Отразить в учете" в графе "Отражение в учете" будет специальным значком отмечен входящий электронный документ и размещена гиперссылка Сопоставить номенклатуру.
В форме "Сопоставление номенклатуры" которую можно открыть по гиперссылке в графе "Отражение в учете" или по кнопке Сопоставить номенклатуру, необходимо заполнить поле "Номенклатура", выбрав соответствующую позицию из справочника "Номенклатура" (или создать новую) и нажать кнопку Сохранить и закрыть.
После проведения сопоставления в форме "Текущие дела ЭДО" в списке входящих документов в папке "Отразить в учете" появится гиперссылка Создать документы, по которой следует перейти в форму "Подбор документов учета" для формирования соответствующего документа учетной системы, т.е. документа "Поступление (акт, накладная)", как было описано ранее (рис. 5). После выполнения этих действий поле "Номенклатура" в документе "Поступление (акт, накладная)" будет автоматически заполнено соответствующими сведениями.
Такие действия по синхронизации номенклатуры выполняются один раз. В дальнейшем, при поступлении от того же продавца тех же товаров сведения о них (наименование, счета учета) будут заполняться в документе "Поступление (акт, накладная)" автоматически (рис. 8).
Рис. 8
Формирование и отправка Товарной накладной (информации покупателя)
После получения электронного документа Товарная накладная (информация продавца) покупатель должен сформировать и отправить продавцу:
- извещение о получении Товарной накладной (информации продавца), если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу такой документ;
- подписанную Товарную накладную (информацию покупателя), если претензий к первичному документу и к оформленной таким первичным документам сделке нет.
Формирование извещения о получении происходит в программе автоматически. Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебный документ будет сразу автоматически подписан и отправлен продавцу (или только подписан, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее) (рис. 9).
Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право. Подписать сформированное электронное извещение можно будет из формы просмотра электронного извещения о получении с помощью кнопки Подписать и отправить, которая появится дополнительно рядом с кнопкой Другие действия.
Рис. 9
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок то подписанные электронные документы будут незамедлительно автоматически направлены оператору ЭДО (рис. 10).
Если в настройке параметров обмена электронными документами присутствует флажок в строке "Отложенная отправка электронных документов", то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:
- из формы просмотра поступившей электронной Товарной накладной по кнопке Отправить;
- из списка "Текущие дела ЭДО" по кнопке Отправить и получить (рис. 3);
- по команде Отправить и получить электронные документы (раздел Администрирование - подраздел Сервис).
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами).
Рис. 10
Если после принятия к учету приобретенных товаров на основании поступившей электронной Товарной накладной претензий у покупателя нет, то он должен подписать полученный электронный документ.
Если в настройках параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) в строке "Отправлять входящие документы на утверждение" стоит флажок (рис. 4), то для формирования файла Товарная накладная (информация покупателя) необходимо выполнить процедуру утверждения. Именно после утверждения поступившей Товарной накладной (информации продавца) автоматически формируется соответствующая часть Товарной накладной - информация покупателя.
Утвердить Товарную накладную (информацию продавца) покупатель может:
- по кнопке Утвердить из списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО" (рис. 5);
- выполнив команду Утвердить из формы просмотра поступившей электронной Товарной накладной (рис. 6).
Если в настройках параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) в строке "Отправлять входящие документы на утверждение" отсутствует флажок, то формирование Товарной накладной (информации покупателя) производится при выполнении команды Подписать и отправить из формы просмотра электронной Товарной накладной (рис. 11).
Рис. 11
Просмотреть содержимое электронной Товарной накладной (информации покупателя) можно (рис. 12):
- по команде Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Поступление (акт, накладная)" (рис. 7) (раздел Покупки - подраздел Покупки).
- из списка "Текущие дела ЭДО".
В сформированной Товарной накладной (информации покупателя) будет размещена информация о том, что поступившие товары получены покупателем.
Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.
Из формы просмотра Товарной накладной, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронную Товарную накладную вместе с электронной подписью.
ВНИМАНИЕ! Дата фактической приемки товаров покупателем, отраженная в Товарной накладной (информации покупателя), будет соответствовать дате документа учетной системы "Поступление (акт, накладная") (рис. 13) и может отличаться от даты формирования файла Товарной накладной (информации покупателя), указанной в его идентификаторе, и от даты подписания.
Рис. 12
После завершения обмена электронной Товарной накладной в строке состояния документа "Поступление (акт, накладная) будет отражена информация ЭДО завершен (рис. 13).
