Для аннулирования электронного первичного документа (далее -ЭПД) по инициативе продавца сторонам сделки необходимо:
- выполнить действия по аннулированию ЭПД на стороне продавца;
- выполнить действия по аннулированию ЭПД на стороне покупателя.
Действия по аннулированию электронного первичного документа на стороне продавца
Если электронный первичный учетный документ составлен (т.е. сформирован и подписан обеими сторонами) ошибочно, то для лишения этого документа юридической значимости необходимо провести процедуру его аннулирования.
Инициатором аннулирования, как правило, выступает та сторона, которая обнаружила допущенную ошибку.
Аннулирование электронного первичного документа, по которому цикл обмена завершен, производится из режима просмотра.
В данном случае в качестве первичного учетного документа был использован универсальный передаточный документ (УПД) с функцией документа о передаче товаров, т.е. с функцией УПД(ДОП), составленный по формату, утвержденному приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
Открыть для просмотра электронный документ можно из документа учетной системы "Реализация (акт, накладная, УПД)" (рис. 1):
- выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО;
- по гиперссылке Завершен в информационной строке "Состояние ЭДО".
Для начала процедуры аннулирования необходимо из формы просмотра электронного документа выполнить команду Аннулировать из списка доступных команд, открываемого по кнопке Другие действия (рис. 2).
Рис. 2
При выполнении команды Аннулировать в открывшемся окне необходимо указать причину аннулирования электронного документа и нажать кнопку Аннулировать (рис. 3).
Рис. 3
После выполнения описанных выше действий в адрес покупателя будет автоматически сформировано "Предложение об аннулировании электронного документа (документов)", в которое будет перенесена указанная причина аннулирования (рис. 4).
Подписание и отправка "Предложения об аннулировании электронного документа (документов)" производится в порядке, аналогичном действиям с любым электронным документом.
Рис. 4
После формирования предложения об аннулировании в информационной строке "Состояние ЭДО" документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" появится запись об ожидании завершения процедуры аннулирования - гиперссылка Ожидается подтверждение аннулирования (рис. 5).
Рис. 5
В форме списка документов "Текущие дела ЭДО" электронный документ, по которому сформировано предложение об аннулировании, будет перемещен в папку "На контроле" списка исходящий документов (рис. 6).
Рис. 6
После получения от покупателя согласия на аннулирование электронного первичного документа, процедура аннулирования будет завершена.
Ранее оформленный электронный первичный документ утратит юридическую силу.
Электронный документ, по которому покупатель принял предложение об аннулировании, будет удален из папки "На контроле" списка исходящий документов формы списка документов "Текущие дела ЭДО".
В информационной строке "Состояние ЭДО" документа учетной системы "Реализация (акт, накладная, УПД)" появится гиперссылка Аннулирован (рис. 7).
Внимание
Аннулирование электронного первичного учетного документа не приводит автоматически к отмене проведения документа учетной системы "Реализация (акт, накладная, УПД)", на основании которого был составлен аннулированный документ, а также к его пометке на удаление.
Рис. 7
В режиме просмотра документа "Предложение об аннулировании электронного документа (документов)" можно удостовериться во взаимном согласии сторон на аннулирование, так как данный документ будет содержать подписи обеих сторон (рис. 8).
Рис. 8
Если покупатель предложение об аннулировании отклонил, то в адрес продавца он направит сформированное и подписанное "Уведомление об уточнении".
Получение документов происходит по команде Отправить и получить из формы списка документов "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис).
После получения "Уведомления об уточнении" в информационной строке "Состояние ЭДО" документа учетной системы "Реализация (акт, накладная, УПД)" появится гиперссылка Завершен, которая свидетельствует о возвращении электронного обмена в состояние, предшествующее процессу аннулирования (рис. 1).
Из формы просмотра электронного первичного документа можно просмотреть содержание поступившего Уведомления об уточнении, т.е. ознакомиться с причиной отклонения предложения об аннулировании (рис. 9).
Рис. 9
Действия по аннулированию электронного первичного документа на стороне покупателя
Получение документов происходит по команде Отправить и получить из формы списка документов "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис).
Первичный документ, которым в данном случае является универсальный передаточный документ (УПД) с функцией документа о передаче товаров, т.е. с функцией УПД(ДОП), в отношении которого получено предложение об аннулировании, отражается в папке "Аннулировать" списка входящих документов формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 10);
Одновременно информация о том, что поступило предложение об аннулировании электронного первичного документа, отражается в информационной строке "Состояние ЭДО" документа учетной системы "Поступление (акт, накладная, УПД)", созданного на основании аннулируемого документа, - гиперссылка Требуется подтверждение аннулирования (рис. 11).
Рис. 11
Просмотреть содержание поступившего документа "Предложение об аннулировании электронного документа (документов)" (рис. 12) можно из формы просмотра поступившего электронного УПД(ДОП), в отношении которого поступило предложение об аннулировании (рис. 12).
Если покупатель согласен с предложением аннулировать ранее утвержденный первичный электронный документ, то он выражает свое согласие:
- выполнив команду Согласиться с аннулирование с помощью одноименной кнопки из формы списка "Текущие дела по ЭДО" (рис. 10);
- из формы просмотра поступившего предложения об аннулировании (рис. 12).
После подтверждения покупателем согласия на аннулирование первичного документа электронный первичный документ утрачивает юридическую силу.
В информационной строке "Состояние ЭДО" документа учетной системы "Поступление (акт, накладная, УПД)" появится гиперссылка Аннулирован (рис. 13).
Внимание
Аннулирование электронного первичного учетного документа не приводит автоматически к отмене проведения документа учетной системы "Поступление (акт, накладная, УПД)", который был сформирован на основании аннулированного документ, а также к пометке его на удаление.
Рис. 13
В режиме просмотра документа "Предложение об аннулировании электронного документа (документов)" можно удостовериться во взаимном согласии сторон на аннулирование, так как данный документ будет содержать подписи обеих сторон (рис. 14).
Рис. 14
Если покупатель с предложением об аннулировании не согласен, то вместо команды Согласиться с аннулированием он выполняет отказ от аннулирования:
- нажав на кнопку Не согласиться в форме списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 10);
- кнажав на кнопку Не согласиться с аннулированием в режиме просмотра электронного документа "Предложение об аннулировании электронного документа (документов)" (рис. 12).
После выполнения команды Не согласиться или Не согласиться с аннулированием в открывшемся окне необходимо указать причину отклонения предложения об аннулировании и нажать кнопку Отклонить аннулирование (рис. 15).
Рис. 15
После выполнения процедуры отклонения предложения об аннулировании в программе будет автоматически сформирован новый электронный документ "Уведомление об уточнении", в который будет перенесена причина отказа от аннулирования документа (рис. 16).
"Уведомление об уточнении" подписывается и отправляется продавцу в общем порядке.
Рис. 16
После этого в информационной строке "Состояние ЭДО" документа "Поступление (акт, накладная, УПД)" будет отражена гиперссылка Завершен, которая свидетельствует о возвращении электронного обмена в состояние, предшествующее процессу аннулирования (рис. 17).
Рис. 17
