Для выставления исправленного электронного первичного документа (Товарной накладной) продавец должен выполнить следующие действия:
- Получить уведомление покупателя об уточнении Товарной накладной.
- Сформировать, подписать и отправить исправленную Товарную накладную (информацию продавца).
- Получить подписанную исправленную Товарную накладную (информацию покупателя).
Получение уведомления покупателя об уточнении Товарной накладной
С 1 июля 2017 оформить Товарную накладную в xml-формате, утвержденном ФНС России, можно с помощью:
- документа о передаче товаров при торговых операциях (утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, действует с 10.01.2016);
- документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме (утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, действует с 02.02.2019), с функцией только первичного учетного документа.
В данном примере в качестве первичного документа используется документ о передаче товаров при торговых операциях, утв. приказом ФНС России от от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
Выставленный первичный документ Товарная накладная в электронном виде может содержать ошибки.
Согласно ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. При этом порядок внесения исправлений в первичные документы в электронном виде законодательно не определен.
В отсутствии нормативного регулирования для внесения исправлений в первичные электронные документы в программе предусмотрена возможность формирования нового экземпляра первичного электронного документы с указанием информации о порядковом номере исправления и дате формирования нового исправленного экземпляра.
Также законодательно не установлен порядок обмена исправленными первичными документами в электронном виде, поэтому в программе реализована возможность выставления таких документов по аналогии с исправленными электронными счетами-фактурами:
- на основании уведомления покупателя о внесении исправлений (если ошибки в первичном документе обнаружил покупатель);
- в отсутствии каких-либо документов (если ошибки обнаружил сам продавец).
При получении от покупателя уведомления об уточнении в списке документов "Текущие дела ЭДО" отправленная покупателю Товарная накладная (информация продавца) будет перемещена из папки "На контроле" в папку "Исправить" (рис. 1)
Просмотреть содержимое поступившего уведомления об уточнении (рис. 2) можно из формы просмотра отправленной Товарной накладной, дважды щелкнув по соответствующей активной строке в списке исходящих документов "Текущие дела" (рис. 1)
Из режима просмотра (рис. 2) можно с помощью гиперссылки строки "Документ учета" перейти к тому документу "Реализация (акт, накладная)", который нуждается в исправлении.
При этом в документе учетной системы "Реализация (акт, накладная)" в информационной строке состояния электронного обмена после поступления уведомления об уточнении будет выведено сообщение "Требуется уточнение" (рис. 3).
Рис. 3
Если ошибка выявлена самим продавцом, то он вносит исправление в отсутствии соответствующего уведомления со стороны покупателя.
Формирование, подписание и отправка исправленной Товарной накладной (информации продавца)
Для формирования исправленной Товарной накладной в электронном виде необходимо на основании документа "Реализация (акт, накладная)" создать и провести документ учетной системы "Корректировка реализации" с видом операции "Исправление в первичных документах" (раздел Продажи – подраздел Продажи) (рис. 4).
До формирования исправленной Товарной накладной в электронном виде в проведенном документе "Корректировка реализации" в информационной строке состояния электронного обмена будет отражено значение "ЭДО не начат" (рис. 4).
Рис. 4
Процесс обмена исправленной электронной Товарной накладной полностью аналогичен обмену первоначальной электронной Товарной накладной.
Для автоматического формирования, подписания и отправки исправленной электронной Товарной накладной необходимо из документа "Корректировка реализации" выполнить команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 5).
Формирование исправленной электронной Товарной накладной также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав документ "Корректировка реализации" в списке исходящих документов в папке "Создать" и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 6).
Рис. 6
После формирования, подписания и отправки исправленной Товарной накладной (информации продавца) в информационной строке состояния электронного обмена документа "Корректировка реализации" появится сообщение "Ожидается подтверждение отправки".
Рис. 7
Перейти в форму просмотра исправленной электронной Товарной накладной (рис. 8) можно из документа "Корректировка реализации" (раздел Продажи - подраздел Продажи) с помощью команды Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 5).
При просмотре исправленного первичного документа Товарная накладная (информация продавца) следует обратить внимание на следующие моменты:
- исправленный новый экземпляр Товарной накладной имеет тот же номер и ту же дату, что и первоначально составленный документ;
- в новом исправленном экземпляре под реквизитами первоначального документа присутствует строка "Исправление", в которой указывается порядковый номер и дата внесения исправления в первичный документ, т.е. дата формирования нового исправленного экземпляра (по аналогии с исправленными счетами-фактурами);
- в новом экземпляре документа отражаются все сведения, в которые не вносились исправления, и уточненные данные.
На соответствующих закладках формы просмотра электронной Товарной накладной можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.
Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить исправленный электронный документ вместе с электронной подписью.
Рис. 8
Отправленная покупателю исправленная электронная Товарная накладная, в отношении которой ожидается получение информации покупателя, перекладывается в папку документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 9).
Получение подписанной исправленной Товарной накладной (информации покупателя)
После отправки исправленной электронной Товарной накладной продавец ожидает:
- от оператора ЭДО - подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла исправленной Товарной накладной (информации продавца);
- от покупателя - извещение о получении им исправленной Товарной накладной (информации продавца), если такой документ предусмотрен сторонами сделки;
- от покупателя - информацию покупателя об оформляемой сделке, т.е. Товарную накладную (информацию покупателя).
Получение подтверждения, как и всех электронных документов, происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд:
- Отправить и получить электронные документы (раздела Администрирование - подраздела Сервис);
- Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 9).
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами).
После получения всех необходимых документов обмен исправленной Товарной накладной будет завершен.
В информационной строке состояния электронного обмена документа "Корректировка реализации" с видом операции "Исправление в первичных документах" появится запись "ЭДО завершен" (рис. 10).
Рис. 10
В документе "Реализация (акт, накладная)" после завершения обмена исправленным первичным документом Товарная накладная в информационной строке состояния электронного обмена будет указано, что "ЭДО завершен с исправлением" (рис. 11). Такое сообщение выводится в целях дополнительного информирования продавца о том, что в отношении первоначально сформированного электронного документа предпринимались дополнительные действия.
Рис. 11
