Электронный документооборот

Дата публикации 16.02.2018

Использован релиз 3.0.58

Выставление исправленного электронного первичного документа в "1С:Бухгалтерии 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Для выставления исправленного электронного первичного документа (Товарной накладной) продавец должен выполнить следующие действия:

  1. Получить уведомление покупателя об уточнении Товарной накладной.
  2. Сформировать, подписать и отправить исправленную Товарную накладную (информацию продавца).
  3. Получить подписанную исправленную Товарную накладную (информацию покупателя).

Получение уведомления покупателя об уточнении Товарной накладной

Выставленный первичный документ Товарная накладная в электронном виде может содержать ошибку.

Согласно ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. При этом порядок внесения исправлений в первичные документы в электронном виде законодательно не определен.

В отсутствии нормативного регулирования для внесения исправлений в первичные электронные документы в программе предусмотрена возможность формирования нового экземпляра первичного электронного документы с указанием информации о порядковом номере исправления и дате формирования нового исправленного экземпляра.

Также законодательно не установлен порядок обмена исправленными первичными документами в электронном виде, поэтому в программе реализована возможность выставления таких документов по аналогии с исправленными электронными счетами-фактурами:

При получении от покупателя уведомление об уточнении в списке документов "Текущие дела ЭДО" отправленная покупателю Товарная накладная (информация продавца) будет перемещена из папки "На контроле" в папку "Исправить" (рис. 1)

Рис. 1

Просмотреть содержимое поступившего уведомления об уточнении (рис. 2) можно из формы просмотра Товарной накладной, дважды щелкнув по соответствующей активной строке в списке документов "Текущие дела" (рис. 1)

Рис. 2

Из режима просмотра (рис. 2) можно с помощью гиперссылки Документ учета перейти к тому документу "Реализация (акт, накладная)", который нуждается в исправлении.

В документе учетной системы "Реализация (акт, накладная)" в информационной строке состояния электронного обмена после поступления уведомления об уточнении будет выведено сообщение "Требуется уточнение" (рис. 3).

Рис. 3

Информация о поступившем уведомлении об уточнении также отражается в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 4), которая открывается из документа "Реализация (акт, накладная)" по гиперссылке информационной строки состояния электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 3).

После получения уведомления об уточнении статус отправленной Товарной накладной в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) автоматически изменяется на "Отклонен получателем" (рис. 4).

Рис. 4

Если ошибка выявлена самим продавцом, то он вносит исправление в отсутствии соответствующего уведомления со стороны покупателя.

<<-вернуться в начало

Формирование, подписание и отправке исправленной Товарной накладной (информации продавца)

Для формирования исправленной Товарной накладной в электронном виде необходимо на основании документа "Реализация (акт, накладная)" создать и провести документ учетной системы "Корректировка реализации" с видом операции "Исправление в первичных документах" (раздел Продажи – подраздел Продажи) (рис. 5).

До формирования исправленной Товарной накладной в электронном виде в проведенном документе "Корректировка реализации" в информационной строке состояния электронного обмена будет отражено значение "ЭДО не начат" (рис. 5).

Рис. 5

Процесс обмена исправленной электронной Товарной накладной полностью аналогичен обмену первоначальной электронной Товарной накладной.

Для автоматического формирования, подписания и отправки исправленной электронной Товарной накладной необходимо из документа "Корректировка реализации" выполнить команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 6).

Рис. 6

Можно сформировать исправленную электронную Товарную накладную с помощью команды Сформировать из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 7), которая открывается из документа "Корректировка реализации" по гиперссылке информационной строки состояния электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 6).

Рис. 7

Формирование исправленной электронной Товарной накладной также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав документ "Корректировка реализации" в папке "Создать" и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 8).

Рис. 8

После формирования, подписания и отправки исправленной Товарной накладной (информации продавца) в информационной строке состояния электронного обмена документа "Корректировка реализации" появится сообщение "Ожидается подтверждение отправки".

Перейти в форму просмотра исправленной электронной Товарной накладной (рис. 9) можно из документа "Корректировка реализации" (раздел Продажи - подраздел Продажи) с помощью команды Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО  (рис. 6).

При просмотре исправленного первичного документа Товарная накладная (информация продавца) следует обратить внимание на следующее:

Рис. 9

На соответствующих закладках формы просмотра электронной Товарной накладной можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.

Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить электронный документ в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить исправленный электронный документ вместе с электронной подписью.

Отправленная покупателю исправленная электронная Товарная накладная, в отношении которой ожидается получение информации покупателя, перекладывается в папку документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 10).

Рис. 10

<<-вернуться в начало

Получение подписанной исправленной Товарной накладной (информации покупателя).

После отправки исправленной электронной Товарной накладной продавец ожидает:

Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:

После получения всех необходимых документов обмен исправленной Товарной накладной будет завершен.

В информационной строке состояния электронного обмена документа "Корректировка реализации" с видом операции "Исправление в первичных документах" появится запись "ЭДО завершен" (рис. 11).

Рис. 11

В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) отразится информация об отправке и получении исправленной Товарной накладной и всех служебных документов (рис. 12).

Рис. 12

В документе "Реализация (акт, накладная)" после завершения обмена исправленным первичным документом Товарная накладная в информационной строке состояния электронного обмена будет указано, что "ЭДО завершен с исправлением" (рис 13). Такое сообщение выводится в целях дополнительного информирования продавца о том, что в отношении первоначально сформированного электронного документа предпринимались дополнительные действия.

Рис. 13

<<-вернуться в начало