Электронный документооборот

Дата публикации 12.12.2013

Использован релиз 3.0.27

Выставление исправленного электронного первичного документа в "1С:Бухгалтерии 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Для выставления исправленного электронного первичного документа продавец должен выполнить следующие действия:

  1. Получить уведомление покупателя об уточнении ТОРГ-12 (если ошибку обнаружил покупатель) или отклонить первоначальный ТОРГ-12 (если ошибку обнаружил сам продавец).
  2. Сформировать, подписать и отправить исправленный ТОРГ-12 (титул продавца) в электронном виде.
  3. Получить служебные документы и подписанный исправленный ТОРГ-12 (титул покупателя).
  4. Просмотреть, распечатать и сохранить электронный документ исправленный ТОРГ-12 (при желании).

Получение уведомления покупателя об уточнении ТОРГ-12 (если ошибку обнаружил покупатель) или отклонение первоначального ТОРГ-12 (если ошибку обнаружил сам продавец).

Выставленный первичный документ ТОРГ-12 в электронном виде может содержать ошибку.

Согласно ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. При этом порядок внесения исправлений в первичные документы в электронном виде законодательно не определен.

В отсутствии нормативного регулирования для внесения исправлений в первичные электронные документы в программе предусмотрена возможность формирования нового экземпляра первичного электронного документы с указанием информации о порядковом номере исправления и дате формирования нового исправленного экземпляра.

Также законодательно не установлен порядок обмена исправленными первичными документами в электронном виде, поэтому в программе реализована возможность выставления таких документов по аналогии с исправленными электронными счетами-фактурами:

Если ошибка в электронном первичном документе обнаружена покупателем, то полученное от покупателя уведомление об уточнении документа поступает в "Архив электронных документов" (раздел Администрирование - гиперссылка панели навигации Архив электронных документов) (рис. 1)

Рис. 1

Одновременно в документе учетной системы "Реализация товаров и услуг" в строке Состояние ЭД появляется сообщение "Требуется уточнить документ" (рис. 2).

Кроме того уведомление об уточнении отражается в форме Электронные документы (Таблице состояния), открываемой по гиперссылке Состояние ЭД или по команде ЭД - Электронные документы из документа учетной системы "Реализация товаров и услуг" (рис. 2).

После получения уведомления об уточнении отправленного первичного документа его статус в форме Электронные документы (Таблице состояния) автоматически изменяется на "Отклонен получателем" (рис. 2),

Рис. 2

Просмотреть содержимое поступившего уведомления (рис. 3) можно, дважды щелкнув по соответствующей активной строке в форме (рис. 2) или в Архиве электронных документов (рис. 1).

Из режима просмотра можно с помощью гиперссылки Отражен в учете перейти к тому документу "Реализация товаров и услуг", который нуждается в исправлении (рис. 3).

Рис. 3

Если ошибка выявлена самим продавцом, то он вносит исправление в отсутствии соответствующего уведомления со стороны покупателя.

Поскольку вместо ранее сформированного, подписанного и отправленного электронного документа ТОРГ-12 (титул продавца) будет сформирован новый экземпляр этого документа, продавцу рекомендуется провести отклонение первоначального ТОРГ-12.

Чтобы отклонить первоначальный электронный документ ТОРГ-12 (титул продавца), нужно из режима просмотра документа выполнить команду Все действия - Отклонить электронный документ (рис. 4).

Рис. 4

После отклонения документа его статус в форме Электронные документы (Таблице состояния) автоматически изменится на "Отклонен" (рис. 5).

Рис. 5

Формирование, подписание и отправке исправленного ТОРГ-12 (титул продавца) в электронном виде

Для формирования исправленного ТОРГ-12 в электронном виде необходимо:

  1. На основании документа "Реализация товаров и услуг" создать документ учетной системы "Корректировка реализации" с видом операции "Исправление в первичных документах" (раздел Покупки и продажи – журнал документов Корректировка реализации) (рис. 6).

Рис. 6

  1. Сформировать исправленный ТОРГ-12 в электронном виде, выбрав команду ЭД -Сформировать, подписать и отправить (рис. 7).

Рис. 7

Просмотреть сформированный исправленный первичный документ можно:

Рис. 8

При просмотре исправленного первичного документа ТОРГ-12 (рис. 9) следует обратить внимание:

Рис. 9

Подробную информацию о том, какие действия, связанные с передачей исправленного ТОРГ-12 в электронном виде, необходимо выполнить продавцу со своей стороны, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть:

Получение служебных документов и подписанного исправленного ТОРГ-12 (титул покупателя).

После отправки исправленного электронного ТОРГ-12 продавец ожидает:

Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:

Рис. 10

Рис. 11

После получения этих документов обмен исправленным ТОРГ-12 в электронном виде будет завершен.

В строке Состояние ЭД в документе "Корректировка реализации" с видом операции "Исправление в первичных документах" появится запись "Обмен завершен" (рис.12).

Рис. 12

А в форме Электронные документы (Таблице состояния) отразится информация об отправке и получении исправленной накладной ТОРГ-12 и всех служебных документов (рис. 13).

Рис. 13

Следует обратить внимание, что в документе "Реализация товаров и слуг" после завершения обмена исправленным первичным документом ТОРГ-12 в строке Состояние ЭД по-прежнему сохранится запись "Требуется уточнить документ" (рис 14). Такое сообщение сохранено в целях дополнительного информирования продавца о том, что в отношении первоначально сформированного электронного документа предпринимались дополнительные действия.

Рис. 14

Кроме того, в отсутствии четкого нормативного регулирования вопроса исправления первичных электронных документов в программе сохранена возможность внесения изменений непосредственно в документ "Реализация товаров и услуг" и формирования повторного первичного электронного документа ТОРГ-12 уже с внесенными исправлениями. После  завершения полного цикла обмена таким повторно сформированным первичным документом в документе "Реализация товаров и услуг" в строке Состояние ЭД появится сообщение "Обмен завершен".

Просмотр, печать и сохранение электронного документа исправленный ТОРГ-12

Всю информацию о состоянии и движении каждого электронного документа (исправленного ТОРГ-12 (титул продавца), подтверждения даты получения, извещения о получении, исправленного ТОРГ-12 (титул покупателя)) с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена можно увидеть в форме Электронные документы (Таблице состояния) (рис. 13), открываемой по команде формы документа ЭД - Электронные документы или по гиперссылке Состояние ЭД.

Для просмотра содержимого каждого электронного документа, необходимо дважды щелкнуть по активной строке в форме списка (рис. 13).

При желании продавец может просмотреть, напечатать и сохранить на диск исправленный ТОРГ-12 и служебные документы.

Сохранить электронный документ на диске или выполнить печать документа с электронными подписями можно с помощью соответствующих команд Все действия - Сохранить электронный документ или Все действия - Печать документа с электронными подписями из режима просмотра документа (рис. 15).

Рис. 15

Все электронные документы, как поступившие, так и отправленные, будут размещены в архиве электронных документов, открываемом из раздела Администрирование по гиперссылке панели навигации Архив электронных документов.

На закладке "Исходящие"/"Входящие" списка "Архив электронных документов" можно отобрать отправленные/полученные документы по ответственному лицу, виду и статусу документа (рис. 16).

Рис. 16