Для выставления электронного первичного документа (Товарной накладной) продавец должен выполнить следующие действия:
- Сформировать, подписать и отправить Товарную накладную (информацию продавца).
- Получить от покупателя подписанную Товарную накладную (информацию покупателя).
Формирование, подписание и отправка Товарной накладной (информации продавца)
С 1 июля 2017 оформить Товарную накладную в xml-формате, утвержденном ФНС России, можно с помощью:
- документа о передаче товаров при торговых операциях (утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, действует с 10.01.2016);
- документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме (утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, действует с 02.02.2019), с функцией только первичного учетного документа.
Выбрать применяемый вид Товарной накладной можно из формы "Настройки ЭДО" (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО) (рис. 1).
Находясь на закладке "Настройки отправки", дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, необходимо перейти в форму "Настройки отправки документов" и при снятом флажке в строке "Счет-фактура и первичный документ в одном документе" установить в графе "Регламент ЭДО" применяемый формат электронного документа:
- "УПД 2019 (ММВ-7-15/820@)";
- "Передача товаров (ММВ-7-10/551@)".
В данном примере в качестве первичного документа используется документ о передаче товаров при торговых операциях, утв. приказом ФНС России от от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
В графе "Регламент ЭДО" формы "Настройки отправки документов" можно уточнить применяемый порядок обмена электронной Товарной накладной (рис. 1):
- флажок "Ожидать ответную подпись" устанавливается в том случае, если в соответствии с гражданским законодательством РФ требуется составление двустороннего документа, удостоверяющего приемку (при передаче товаров в рамках договора купли-продажи наличие флажка обязательно);
- флажок "Ожидать извещение о получении" устанавливается в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена покупатель формирует извещение о получении Товарной накладной.
Рис. 1
Перед формированием электронной Товарной накладной (информации продавца) необходимо создать и провести документ учетной системы "Реализация (акт, накладная)" (раздел Продажи - подраздел Продажи) (рис. 2).
До начала формирования электронной Товарной накладной гиперссылка под табличной частью документа "Реализация (акт, накладная)", отражающая текущее состояние обмена электронным документом, будет содержать значение ЭДО не начат.
Для автоматического формирования, подписания и отправки электронной Товарной накладной необходимо выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, из проведенного документа "Реализация (акт, накладная)" (рис. 2).
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документа "Реализация (акт, накладная)" программа отправит подписанный электронный документ контрагенту (или подготовит подписанную Товарную накладную для отправки, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее).
Формирование электронной Товарной накладной также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав в папке "Создать" списка исходящих документов документ учетной системы "Реализация (акты, накладные)" и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 3).
Перейти в список документов "Текущие дела ЭДО" можно из документа "Реализация (акт, накладная)" (рис. 2), выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Создать, подписать и отправить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 3) программа отправит подписанный электронный документ контрагенту (или подготовит подписанную электронную Товарную накладную для отправки, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее).
Перед созданием, подписание и отправкой электронной Товарной накладной можно предварительно перейти в форму просмотра документа (рис. 4), выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Реализация (акт, накладная)" (рис. 2).
Из формы просмотра также можно выполнить формирование, подписание и отправку электронной Товарной накладной с помощью кнопки Подписать и отправить.
Рис. 4
Если у текущего пользователя нет права подписи, то даже при выполнении команды Отправить электронный документ из документа "Реализация (акт, накладная)" или команды Создать, подписать и отправить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 3) программа направит сформированную электронную Товарную накладную на подпись лицу, имеющему такое право. Подписать сформированный электронный документ можно по кнопке Подписать и отправить из папки "Подписать" списка исходящих документов "Текущие дела ЭДО" (или Подписать, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее).
Рис. 5
Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - Документы на подпись). Сформированные электронные документы, отмеченные флажком, подписываются при выполнении команды Подписать и отправить отмеченные.
Рис. 6
Если требуется только сформировать электронную Товарную накладную, то в форме "Текущие дела ЭДО" необходимо выполнить команду Создать электронный документ (рис. 3). А далее сформированный электронный документ будет проходить стадии подписания и отправки, как было описано выше.
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 7).
Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:
- по кнопке Отправить из формы просмотра электронного документа;
- по команде Отправить и получить из формы списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 3);
- по команде Отправить и получить электронные документы (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис).
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание автоматической отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) (рис. 7).
Отправленная Товарная накладная, в отношении которой ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку документов "На контроле" формы списка исходящий документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 8).
Просмотреть содержимое отправленной электронной Товарной накладной и состояние обмена данным электронным документом можно:
- из списка "Текущие дела ЭДО", дважды щелкнув по активной строке (рис. 8);
- по команде Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Реализация (акт, накладная)" (рис. 2).
На соответствующих закладках формы просмотра электронной Товарной накладной можно не только просмотреть ее содержимое, но и получить информацию о подписях электронного документа (рис. 9), а также знакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.
Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронную Товарную накладную вместе с электронной подписью.
После формирования, подписания и отправки Товарной накладной (информации продавца) в документе "Реализация (акт, накладная)" в строке состояния будет содержаться информация "Ожидается подтверждение отправки" (рис. 10).
Рис. 10
Получение от покупателя подписанной Товарной накладной (информации покупателя)
После отправки электронной Товарной накладной продавец должен получить от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла Товарной накладной.
Получение подтверждения, как и всех электронных документов, происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд:
- Отправить и получить электронные документы (раздела Администрирование - подраздела Сервис);
- Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 3).
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) (рис. 7).
Полученный служебный электронный документ отображается в форме просмотра отправленной электронной Товарной накладной (рис. 11), открываемой из документа учетной системы "Реализация (акт, накладная)" (рис. 2) по команде Просмотреть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО.
Рис. 11
После получения подтверждения от оператора ЭДО в информационной строке документа "Реализация (акт, накладная)" будет отражена информация Ожидается извещение о получении (рис. 12).
Рис. 12
При реализации товаров продавец должен получить от покупателя:
- извещение о получении Товарной накладной (извещение покупателя о получении не является обязательным документом и формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки);
- информацию покупателя об оформляемой сделке - Товарная накладная (информация покупателя).
Получение продавцом таких документов от покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО, после чего в документе "Реализация (акт, накладная)" в информационной строке состояния электронного обмена появится статус ЭДО завершен (рис. 13).
Рис. 13
В режиме просмотра электронной Товарной накладной будет отражена информация о подписании документа обеими сторонами сделки, а также о том, что все файлы, сопровождающие обмен электронной Товарной накладной, отправлены и получены (рис. 14).
Рис. 14