Электронный документооборот

Дата публикации 22.08.2017

Использован релиз 3.0.51

Выставление электронного первичного документа в программе "1С:Бухгалтерия 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Для выставления электронного первичного документа (Товарной накладной) продавец должен выполнить следующие действия:

  1. Сформировать, подписать и отправить Товарную накладную (информацию продавца).
  2. Получить от покупателя подписанную Товарную накладную (информацию покупателя).

Формирование, подписание и отправка Товарной накладной (информации продавца).

С 1 июля 2017 оформить Товарную накладную в xml-формате, утвержденном ФНС России, можно с помощью:

Выбрать применяемый вид Товарной накладной можно в настройке параметров обмена электронными документами на закладке "Виды электронных документов" при снятом флажке для значения "Использовать УПД" (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами - подраздел Обмен с контрагентами - гиперссылка Профили настроек ЭДО) (рис. 1).

В данном примере в качестве первичного документа используется документ о передаче товаров при торговых операциях, утв. приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.

Рис. 1

Перед формированием Товарной накладной (информации продавца) в электронной форме необходимо создать и провести документ учетной системы "Реализация (акт, накладная)" (рис. 2) (раздел Продажи - подраздел Продажи).

До начала формирования электронной Товарной накладной (информации продавца) гиперссылка внизу документа "Реализация (акт, накладная)" будет отражать текущее состояние обмена электронным документом - "ЭДО не начат".

Рис. 2

Для формирования электронного документа Товарная накладная (информация продавца) необходимо в документе "Реализация (акт, накладная)" выбрать из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО, команду Отправить электронный документ (рис. 3).

Рис. 3

Сформировать электронную Товарную накладную (информацию продавца) также можно с помощью команды Сформировать из формы "Электронные документы" (Таблица состояния) (рис. 4), которая вызывается по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО, или по гиперссылке строки состояния электронного обмена документа "Реализация (акт, накладная)" (рис. 3).

Рис. 4

Формирование электронной Товарной накладной (информации продавца) также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав соответствующий документ "Реализация (акт, накладная)" в папке "Создать" и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 5).

Перейти в список документов "Текущие дела ЭДО" можно из документов "Реализация (акт, накладная)" (рис. 3), выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО.

Рис. 5

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документов "Реализация (акт, накладная)" (рис. 3) или Создать, подписать и отправить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 5) программа подготовит подписанную электронную Товарную накладную (информацию продавца) для отправки.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированную электронную Товарную накладную (информацию продавца) на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать сформированную электронную Товарную накладную можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее) из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 6).

Рис. 6

Подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, может производиться из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - гиперссылка панели команд Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - гиперссылка панели команд Документы на подпись).

Все сформированные электронные документы подписываются при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату (рис. 7).

Рис. 7

Кроме того, дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 8).

Рис. 8

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то сформированный и подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами - подраздел Обмен с контрагентами) (рис. 9).

Рис. 9

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться при выполнении соответствующих команд, например:

Рис. 10

Рис. 11

Рис. 12

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 13).

Рис. 13

Из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 12) можно также:

Рис. 14

На соответствующих закладках формы просмотра электронной Товарной накладной можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа (рис. 15), а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.

Рис. 15

Отправленная Товарная накладная (информация продавца), в отношении которой ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 16).

Рис. 16

После формирования, подписания и отправки Товарной накладной (информации продавца) в документе "Реализация (акт, накладная)" в строке состояния будет содержаться информация "Ожидается подтверждение отправки" (рис. 17).

Рис. 17

<<-вернуться в начало

Получение от покупателя подписанной Товарной накладной (информации покупателя)

После отправки электронного документа Товарная накладная (информация продавца) продавец должен получить:

Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команды Отправить и получить электронные документы:

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 18).

Рис. 18

Полученные служебные документы, сопровождающие движение электронной Товарной накладной, отражаются в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 19), открываемой из документа учетной системы "Реализация (акт, накладная)" по гиперссылке информационной строки о состоянии электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 3).

Рис. 19

Дважды щелкнув по активной строке формы "Электронные документы "(Таблице состояния) (рис. 19), можно просмотреть содержимое поступившего от оператора ЭДО подтверждения даты получения файла электронного документа (рис. 20).

Рис. 20

При этом в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) можно увидеть, что ожидается извещение покупателя о получении Товарной накладной (информации продавца), а также Товарная накладная (информация покупателя) (рис. 19).

После получения документов:

обмен Товарной накладной в электронном виде будет завершен (рис. 21).

Рис. 21

Дважды щелкнув по активной строке формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) можно просмотреть содержимое электронного документа Товарная накладная (информация покупателя) (рис. 22).

Рис. 22

В строке состояния электронного обмена в документе "Реализация (акт, накладная)" появится запись "ЭДО завершен" (рис. 23).

Рис. 23

Из формы просмотра электронного документа Товарная накладная с помощью соответствующей команды из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный документ в файл или выполнить его печать (рис. 24).

Рис. 24

Все электронные документы, как поступившие, так и отправленные, будут размещены в архиве электронных документов, открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис).

На закладке "Исходящие" ("Входящие") списка "Архив ЭДО" можно отсортировать документы или отобрать полученные документы по ответственному лицу, виду и статусу документа (рис. 25).

Рис. 25

<<-вернуться в начало