Обмен электронными документами

Хранение электронных счетов-фактур

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Обязанность продавцов и покупателей хранить счета-фактуры (в т.ч. корректировочные и исправленные) в хронологическом порядке по мере их выставления (составления, в том числе исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю либо если направленные продавцом покупателю счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные) не получены покупателем) или получения за соответствующий налоговый период установлена п. 10 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (в ред. постановления Правительства РФ от 19.08.2017 № 981). Данная норма действует в отношении счетов-фактур, выставленных как на бумажном носителе, так и в электронной форме.

Электронные счета-фактуры – это оригиналы документов, поэтому они должны храниться именно в электронной форме без распечатки на бумажном носителе (письмо ФНС России от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984@, письмо Минфина России от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259).

Электронные счета-фактуры должны храниться вместе:

Конкретный срок хранения счетов-фактур (как бумажных, так и электронных) не установлен ни нормами НК РФ, ни нормами Постановления № 1137. Однако журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж вместе с дополнительными листами к ним должны храниться не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 Правил ведения журнала учета, п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Кроме того, согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ общий срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет 4 года.

 

Следовательно, электронные счета-фактуры (равно как и бумажные) необходимо хранить как минимум в течение четырех лет.