Электронный документооборот

Дата публикации 19.08.2015

Использован релиз 3.0.41

Получение электронного счета-фактуры на аванс в программе "1С:Бухгалтерия 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

При получении от продавца счета-фактуры в электронной форме покупатель должен выполнить следующие действия:

  1. Получить и отразить в учете входящий счет-фактуру.
  2. Обработать подтверждение оператора об отправке счета-фактуры.
  3. Сформировать и отправить извещение продавцу о получении счета-фактуры.
  4. Утвердить счет-фактуру.

Получение и отражение в учете входящего счета-фактуры

Получение электронного счета-фактуры на перечисленную сумму предоплаты производится:

Рис. 1

Полученный электронный счет-фактура на аванс помещается в папку Утвердить списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 2).

Рис. 2

Кроме того, поступивший электронный счет-фактура, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке "Архив ЭДО", открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы в зависимости от настроек панели навигации) (рис. 3).

Рис. 3

Перейти в форму просмотра поступившего документа (рис. 4) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 2) или "Архив ЭДО" (рис. 3).

Рис. 4

На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного счета-фактуры отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 5), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 5

Одновременно на основании полученного электронного счета-фактуры на аванс создается новый документ в учетной системе "Счет-фактура полученный" (рис. 6).

Открыть новый документ "Счет-фактура полученный" можно:

Рис. 6

В новом документе "Счет-фактура полученный" (рис. 6), сформированном на основании полученного электронного документа, будут автоматически заполнены сведения:

Перед проведением нового документа "Счет-фактура полученный" необходимо в строке Документ-основание выбрать соответствующий документ списания с расчетного счета из открывающейся формы "Документы-основания" (рис. 7), после чего автоматически будут заполнены также сведения в поле Договор и табличная часть документа (рис. 8).

Рис. 7

Информацию о состоянии полученного электронного счета-фактуры на аванс покупатель может увидеть в строке Состояние ЭД (рис. 8).

Рис. 8

Кроме того, подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить покупателю со своей стороны в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 9), открываемой по гиперссылке строки Состояние ЭД или по команде ЭДО - Открыть электронные документы из документа "Счет-фактура полученный" (рис. 8).

Рис. 9

Обработка подтверждения оператора об отправке счета-фактуры

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий счет-фактуру, но и подтверждение, в котором указана дата отправки файла счета-фактуры оператором (пп. "в" п. 2.6 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н, далее – Порядок обмена).

Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора, будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем (рис. 10).

Рис. 10

Дата отправки оператором файла электронного счета-фактуры будет отражена в строке Получен документа "Счет-фактура полученный" (рис. 11).

ВНИМАНИЕ! При формировании нового документа "Счет-фактура полученный" на основании поступившего электронного счета-фактуры программа автоматически проставляет в поле Получен дату формирования документа учетной системы. Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом счета-фактуры, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа "Счет-фактура полученный". Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла счета-фактуры оператором покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле Получен, будет автоматически скорректирована.

Рис. 11

Если полученный счет-фактура служит основанием для заявления налогового вычета по НДС и в строке Отразить вычет НДС в книге покупок проставлен флажок (рис. 11), то полученный авансовый ЭСФ будет зарегистрирован в книге покупок (п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137 в ред. от 28.05.2013).

Формирование и отправка извещения продавцу о получении счета-фактуры

Согласно Порядку обмена покупатель должен сформировать, подписать и отправить ряд извещений:

С 08.06.2013 для регистрации полученного электронного счета-фактуры в части 2 журнала учета не требуется наличие извещения покупателя, подтвержденного оператором ЭДО (пп. "б" п. 11 Правил ведения журнала).

Кроме того, с 01.01.2015 г. вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур обязаны только налогоплательщики, в том числе освобожденные от исполнения обязанностей налогоплательщика, связанных с исчислением и уплатой налога, лица, не являющиеся налогоплательщиками, в случае выставления и (или) получения ими счетов-фактур при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров, предусматривающих реализацию и (или) приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от имени комиссионера (агента), или на основе договоров транспортной экспедиции, а также при выполнении функций застройщика (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

Таким образом, извещение покупателя о получении счета-фактуры утратило роль определяющего фактора для признания электронного счета-фактуры полученным, но при этом пока остается одним из служебных документов, участвующих в процессе электронного обмена счетами-фактурами (п. 1.11, п. 2.9 Порядка обмена), и его формат утвержден приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@.

Формирование извещений происходит в программе автоматически.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебный документ будет сразу автоматически подписан.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать сформированные электронные извещения можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправки электронных документов, о чем будет написано далее), из списка "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылке Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 12).

Рис. 12

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, может производиться из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись).

В этом случае сформированные электронные документы подписывается при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату (рис. 13).

Рис. 13

Кроме того, дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 14).

Рис. 14

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в строке Отложенная отправка электронных документов отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 15).

Рис. 15

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться по кнопке Отправить из списка "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 16).

Рис. 16

Также отправить сформированные и подписанные электронные документы можно:

Рис. 17

Утверждение счета-фактуры

Если претензий к показателям счета-фактуры у покупателя нет, то он утверждает полученный документ. При этом продавец не получает какие-либо электронные служебные документы.

Утвердить полученный счет-фактуру можно:

Рис. 18

Рис. 19

На этом обмен электронным счетом-фактурой у покупателя завершен. В документе "Счет-фактура полученный" в строке Состояние ЭД появится статус "ЭДО завершен" (рис. 20).

Рис. 20

Если полученный счет-фактура содержит ошибки, которые продавец должен исправить по правилам, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, то покупатель может попросить продавца внести исправление в счет-фактуру.

Для этого необходимо вызвать команду Запросить уточнение по электронному документу из списка доступных команд, открываемого по кнопке Другие действия, находясь в режиме просмотра содержимого электронного счета-фактуры, и сформулировать в открывшемся окне "Укажите текст запроса на уточнение" причину уточнения (рис. 21).

Рис. 21

При выполнении команды Запросить уточнение по электронному документу автоматически будет сформировано уведомление продавцу об уточнении счета-фактуры в соответствии с п. 1.12 Порядка обмена.

Это уведомление покупатель должен подписать и отправить через оператора ЭДО продавцу.

На основании этого уведомления продавец выставит покупателю исправленный счет-фактуру.

Обмен по такому отклоненному счету-фактуре будет завершен после получения извещения от продавца о получении им уведомления об уточнении счета-фактуры.

Подробнее о формировании и отправке уведомления, а также о получении исправленного счета-фактуры см. здесь.