Электронный документооборот

Дата публикации 26.02.2018

Использован релиз 3.0.58

Получение электронного счета-фактуры на аванс в "1С:Бухгалтерии 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

При получении от продавца счета-фактуры в электронной форме покупатель должен выполнить следующие действия:

  1. Получить и отразить в учете входящий ЭСФ.
  2. Обработать подтверждение оператора об отправке ЭСФ.
  3. Сформировать и отправить продавцу извещение о получении ЭСФ (при взаимном согласии сторон сделки).
  4. Утвердить ЭСФ.

Получение и отражение в учете входящего ЭСФ

Получение электронного счета-фактуры (ЭСФ) на перечисленную сумму предоплаты производится:

Рис. 1

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 2).

Рис. 2

Полученный электронный счет-фактура на аванс помещается в папку Утвердить списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 3).

Рис. 3

Кроме того, поступивший электронный счет-фактура, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке "Архив ЭДО" (рис. 4), открываемом по гиперссылке Архив ЭДО панели команд (раздел Администрирование - подраздел Сервис) или списка документов "Текущие дела ЭДО".

Рис. 4

Перейти в форму просмотра поступившего документа (рис. 5) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 3) или "Архив ЭДО" (рис. 4).

Рис. 5

На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного счета-фактуры отражается информация о подписях и статусах электронного документа, а также текст сопроводительной записки при ее наличии (рис. 6).

Рис. 6

Одновременно на основании полученного электронного счета-фактуры на аванс создается новый документ в учетной системе "Счет-фактура полученный" (рис. 7).

Открыть новый документ "Счет-фактура полученный" можно:

В новом документе "Счет-фактура полученный", сформированном на основании полученного электронного документа, будут автоматически заполнены сведения:

Информацию о состоянии полученного электронного счета-фактуры на аванс покупатель может увидеть в информационной строке состояния электронного обмена внизу документа "Счет-фактура полученный".

Рис. 7

Перед проведением нового документа "Счет-фактура полученный" необходимо в строке "Документ-основание" выбрать соответствующий документ списания с расчетного счета из открывающейся формы "Документы-основания" (рис. 8).

Рис. 8

Подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить покупателю со своей стороны в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 9), открываемой по гиперссылке информационной строки состояния электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемых по кнопке ЭДО, документа "Счет-фактура полученный" (рис. 8).

Рис. 9

<<-вернуться в начало

Обработка подтверждения оператора об отправке ЭСФ

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий счет-фактуру, но и подтверждение даты отправки файла счета-фактуры ему оператором (пп. "в" п. 2.6 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, далее – Порядок обмена) (рис. 10).

Рис. 10

Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора (рис. 11), будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена).

Рис. 11

Именно дата отправки оператором файла электронного счета-фактуры будет отражена в поле "Получен" документа "Счет-фактура полученный" (рис. 12).

ВНИМАНИЕ! При формировании нового документа "Счет-фактура полученный" на основании поступившего электронного счета-фактуры программа автоматически проставляет в поле "Получен" дату формирования документа учетной системы. Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом счета-фактуры, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа "Счет-фактура полученный". Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла счета-фактуры оператором покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле "Получен", будет автоматически скорректирована.

Рис. 12

Если полученный счет-фактура служит основанием для заявления налогового вычета по НДС и в строке "Отразить вычет НДС в книге покупок" проставлен флажок (рис. 12), то полученный авансовый ЭСФ будет зарегистрирован в книге покупок (п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137 в ред. от 01.10.2017).

Согласно пп. "б" п. 2.12 Порядка обмена после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке счета-фактуры покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры (рис. 10).

Формирование извещений происходит в программе автоматически.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебные документы будут сразу автоматически подписаны.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать сформированное электронное извещение можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправки электронных документов, о чем будет написано далее):

Рис. 13

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 14).

Рис. 14

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться при выполнении соответствующих команд, например:

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 15).

Рис. 15

<<-вернуться в начало

Формирование и отправка извещения продавцу о получении ЭСФ (при взаимном согласии сторон сделки)

Согласно пп. "б" п. 2.13 Порядка обмена покупатель должен сформировать, подписать и отправить продавцу извещение о получении счета-фактуры, если сторонами сделки согласовано применение такого электронного документа.

Подробную информацию о том, какие действия в этом случае необходимо выполнить покупателю со своей стороны в отношении поступившего счета-фактуры можно увидеть в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 16), открываемой по гиперссылке информационной строки или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО документа "Счет-фактура полученный" (рис. 12).

Формирование извещения происходит в программе автоматически, а его подписание и отправка производятся в том же порядке, что и всех остальных электронных документов.

Рис. 16

Просмотреть содержимое сформированного извещения о получении счета-фактуры можно из формы "Электронные документы" (Таблице состояния), дважды щелкнув по активной строке (рис. 17).

Рис. 17

При направлении продавцу извещения о получении счета-фактуры покупатель должен:

Обмен этими документами производится в порядке, аналогичном описанному выше (см. Обработка подтверждения оператора об отправке счета-фактуры).

Рис. 18

<<-вернуться в начало

Утверждение ЭСФ

Если претензий к показателям счета-фактуры у покупателя нет, то он утверждает полученный документ. При этом продавец не получает какие-либо электронные служебные документы.

Утвердить полученный счет-фактуру можно:

На этом обмен электронным счетом-фактурой у покупателя будет завершен.

В документе "Счет-фактура полученный" в информационной строке состояния электронного обмена появится статус "ЭДО завершен" (рис. 20).

Рис. 20

Если полученный счет-фактура содержит ошибки, которые продавец должен исправить по правилам, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, то покупатель может попросить продавца внести исправление в счет-фактуру.

Для этого необходимо до утверждения счета-фактуры вызвать команду Запросить уточнение по электронному документу из списка доступных команд, открываемого по кнопке Другие действия, находясь в режиме просмотра содержимого электронного счета-фактуры, и сформулировать в открывшемся окне "Укажите текст запроса на уточнение" причину уточнения (рис. 21).

Рис. 21

При выполнении команды Запросить уточнение по электронному документу автоматически будет сформировано уведомление продавцу об уточнении счета-фактуры в соответствии с п. 1.12 Порядка обмена.

Это уведомление покупатель должен подписать и отправить через оператора ЭДО продавцу.

На основании этого уведомления продавец выставит покупателю исправленный счет-фактуру.

Обмен по такому отклоненному счету-фактуре будет завершен после получения извещения от продавца о получении им уведомления об уточнении счета-фактуры.

Подробнее о формировании и отправке уведомления, а также о получении исправленного счета-фактуры см. здесь.

<<-вернуться в начало