При получении от продавца счета-фактуры в электронной форме покупатель должен выполнить следующие действия:
- Получить и отразить в учете входящий счет-фактуру.
- Обработать подтверждение оператора об отправке счета-фактуры.
- Сформировать и отправить извещение продавцу о получении счета-фактуры (если предусмотрено)
- Утвердить счет-фактуру.
Получение и отражение в учете входящего счета-фактуры
Выставление электронного авансового счета-фактуры производится с помощью документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме (утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, действует с 02.02.2019), с функцией только счета-фактуры.
Получение электронного авансового счета-фактуры от продавца происходит:
- при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование - подраздела Сервис или из раздела Руководителю - подраздела Сервис в зависимости от настроек панели навигации;
- по команде Отправить и получить из формы списка документов "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 1).
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) (рис. 2).
Поступивший электронный авансовый счет-фактура помещается в папку "Отразить в учете" списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО" (рис. 3).
В случае, если в настройках ЭДО (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО) дополнительно установлен флажок для значения "Отправлять входящие документы на утверждение" (рис. 2), то поступивший счет-фактура будет помещен также в папку "Утвердить" списка входящих документов "Текущие дела ЭДО"
Для настройки отражения поступающих электронных документов в учетной системе из формы "Настройки ЭДО" (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО), находясь на закладке "Настройки получения" и дважды щелкнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, необходимо перейти в форму "Настройка отражения документов в учете" и установить способ обработки поступающих электронных документов: "Автоматически" или "Вручную в форме электронного документа" (рис. 4).
Рис. 4
Если в графе "Способ обработки" формы "Настройка отражения документов в учете" будет установлено значение "Автоматически", то при получении электронного счета-фактуры в программе будет сразу автоматически сформирован документ учетной системы "Счет-фактура полученный", а в графе "Отражение в учете" списка входящих документов "Текущие дела ЭДО" появится гиперссылка на новый автоматически созданный документ учета (рис. 3).
Если в настройках получения будет стоять способ обработки "Вручную в форме электронного документа", то при получении электронного счета-фактуры в папке "Отразить в учете" в графе "Отражение в учете" будет стоять гиперссылка со значением Создать документы, при переходе по которой откроется форма "Подбор документов учета", в которой можно по кнопке Создать сформировать соответствующий документ в учетной системе или по кнопке Подобрать соотнести полученный электронный документ с соответствующим документом учетной системы (рис. 5).
Просмотреть содержимое поступившего счета-фактуры (рис. 6) можно, дважды щелкнув по активной строке из списка "Текущие дела ЭДО" (кроме гиперссылки в графе "Отражение в учете") (рис. 3).
На соответствующих закладках формы просмотра поступившего счета-фактуры отражается статус и содержание поступившего документа, а также информация о подписях электронного документа и текст сопроводительной записки при ее наличии.
В левой колонке формы просмотра приведен подробный список документов, которые должны быть получены и отправлены в процессе обмена электронным счетом-фактурой.
Открыть новый автоматически сформированный документ учетной системы "Счет-фактура полученный" с видом "На аванс" можно:
- по гиперссылке в строке "Документ учета" из формы просмотра поступившего электронного счета-фактуры (рис. 6);
- по гиперссылки в графе "Отражение в учете" активной строки из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 3);
- из формы учета поступивших счетов-фактур (раздел Покупки - подраздел Покупки - гиперссылка Счета-фактуры полученные).
В новом документе "Счет-фактура полученный" (рис. 7), сформированном на основании полученного электронного документа, будут автоматически заполнены следующие сведения:
- вид счета-фактуры "На аванс" (поле "Вид счета-фактуры");
- наименование продавца (поле "Контрагент");
- номер и дата составления входящего счета-фактуры (поля "Счет-фактура №" и "от");
- сумма перечисленной предварительной оплаты и сумма предъявленного НДС, исчисленная продавцом с этой полученной предварительной оплаты.
В документе "Счет-фактура полученный" необходимо указать документ-основание.
Состояние обменного процесса в отношении полученного электронного счета-фактуры отображается:
- в информационной строке состояния формы просмотра поступившего электронного счета-фактуры. При установке в настройках обмена флажка для значения "Отправлять входящие документы на утверждение" (рис. 2) будет установлено значение Требуется утверждение (рис. 6);
- в информационной строке состояния электронного обмена документа "Счет-фактура полученный", где будет установлено значение Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников обмена (рис. 7).
Обработка подтверждения оператора об отправке счета-фактуры
Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий авансовый счет-фактуру, но и подтверждение даты отправки файла счета-фактуры ему оператором ЭДО (пп. "в" п. 2.6 Порядка обмена, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н (действует до 01.07.2021, далее – Приказ № 174н) или п. 9 Порядка обмена, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н (действует до 01.07.2021, далее - Приказ № 14н).
Дата направления, указанная в этом подтверждении оператора ЭДО, заключившего договор с покупателем (рис. 8), будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена, утв. приказом № 174н или п. 9 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н).
Рис. 8
Дата отправки оператором ЭДО файла электронного счета-фактуры будет отражена в строке "Получен" документа "Счет-фактура полученный" (рис. 7).
ВНИМАНИЕ! При формировании нового документа "Счет-фактура полученный" на основании поступившего электронного счета-фактуры программа автоматически проставляет в поле "Получен" дату формирования документа учетной системы. Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом счета-фактуры, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа "Счет-фактура полученный". Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла счета-фактуры оператором покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле "Получен", будет автоматически скорректирована.
Если полученный счет-фактура служит основанием для заявления налогового вычета по НДС, и в поле "Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения" проставлен флажок (рис. 7), то поступивший ЭСФ будет зарегистрирован в книге покупок налогового периода его получения (п. 1.1 ст. 172 НК РФ, п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137) (рис. 9).
Рис. 9
До 01.07.2021 согласно пп. "б" п. 2.12 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н, после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке счета-фактуры покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры.
ВНИМАНИЕ! С 01.07.2021 в связи с началом применения Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, у покупателя отсутствует обязанность формировать извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
Формирование извещения происходит в программе автоматически. Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 2).
Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:
- при выполнении команды Отправить и получить электронные документы (раздела Администрирование - подраздела Сервис);
- по кнопке Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 5);
- из формы просмотра электронного документа по кнопке Отправить или по значку
в строке состояния электронного обмена (рис.10).
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание автоматической отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) (рис. 2).
Рис. 10
Формирование и отправка извещения продавцу о получении счета-фактуры
Если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении счета-фактуры (п. 2.9 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н, или п. 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н), то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы:
- после получения входящего электронного счета-фактуры - извещение о получении счета-фактуры для продавца;
- после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке продавцу извещения о получении счета-фактуры - извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении счета-фактуры (пп. "б" п. 2.13 Порядка обмена).
ВНИМАНИЕ! С 01.07.2021 в связи с началом применения Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, у покупателя отсутствует обязанность формировать извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
Формирование извещения о получении электронного счета-фактуры происходит в программе также автоматически.
Рис. 11
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебные документы будут сразу автоматически подписаны.
Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право.
Подписать сформированные электронные извещения можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправки электронных документов, о чем будет написано далее) из папки "Подписать" списка "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылке Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 12).
Рис. 12
Получение от оператора ЭДО подтверждения об отправке продавцу извещения о получении авансового счета-фактуры, а также формирования, подписание и отправка оператору ЭДО извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении счета-фактуры (пп. "б" п. 2.13 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н) (рис. 13) происходит в порядке, аналогичном порядку обработки подтверждения оператора об отправке счета-фактуры.
Рис. 13
Утверждение счета-фактуры
Если претензий к показателям авансового счета-фактуры у покупателя нет, то он утверждает полученный документ. При этом продавец не получает какие-либо электронные служебные документы.
Процедура утверждения поступившего электронного счета-фактуры Порядком обмена не предусмотрена, однако она важна для внутреннего контроля за достоверностью поступившего электронного документа.
Утвердить полученный счет-фактуру можно:
- по кнопке Утвердить из списка документов "Текущие дела ЭДО";
- по кнопке Утвердить из формы просмотра поступившего электронного счета-фактуры (рис. 6).
На этом обмен электронным авансовым счетом-фактурой у покупателя завершается.
В форме просмотра поступившего электронного авансового счета-фактуры содержится информация о том, что обмен завершен, а также о том, что все документы, сопровождающие обмен электронным счетом-фактурой получены и отправлены.
Также из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный счет-фактуру вместе с электронной подписью.
Рис. 14
В информационной строке состояния электронного обмена документа "Счет-фактура полученный", где будет установлено значение ЭДО завершен (рис. 15).
Рис. 15
