При получении от продавца корректировочного счета-фактуры в электронной форме (корректировочного ЭСФ) покупатель должен выполнить следующие действия:
- Получить и отразить в учете входящий корректировочный ЭСФ.
- Обработать подтверждение оператора об отправке корректировочного ЭСФ.
- Сформировать и отправить извещение продавцу о получении корректировочного ЭСФ (если предусмотрено).
- Утвердить полученный корректировочный ЭСФ.
Получение и отражение в учете входящего корректировочного ЭСФ
Выставление электронного корректировочного счета-фактуры производится с помощью документа "Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме" (утв. приказом ФНС России от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@) с функцией только корректировочного счета-фактуры.
Получение электронного корректировочного счета-фактуры от продавца происходит:
- при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование - подраздела Сервис или из раздела Руководителю - подраздела Сервис в зависимости от настроек панели навигации;
- по команде Отправить и получить из формы списка документов "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 1).
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами).
Поступивший электронный корректировочный счет-фактура помещается в папку "Отразить в учете" списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО" (рис. 2).
В случае, если в настройках ЭДО (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО) дополнительно установлен флажок для значения "Отправлять входящие документы на утверждение", то поступивший счет-фактура будет помещен также в дополнительную папку "Утвердить" списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО".
Для настройки отражения поступающих электронных документов в учетной системе из формы "Настройки ЭДО" (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО), находясь на закладке "Настройки получения" и дважды щелкнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, необходимо перейти в форму "Настройка отражения документов в учете" и установить способ обработки поступающих электронных документов: "Автоматически" или "Вручную в форме электронного документа" (рис. 3).
Рис. 3
Если в графе "Способ обработки" формы "Настройка отражения документов в учете" будет установлено значение "Автоматически", то при получении электронного корректировочного счета-фактуры в программе будет сразу автоматически сформирован документ учетной системы "Корректировочный счет-фактура полученный", а в графе "Отражение в учете" списка входящих документов "Текущие дела ЭДО" появится гиперссылка на новый автоматически созданный документ учета (рис. 2).
Если в настройках получения будет стоять способ обработки "Вручную в форме электронного документа", то при получении электронного корректировочного счета-фактуры в папке "Отразить в учете" в графе "Отражение в учете" будет стоять гиперссылка со значением Создать документы, при переходе по которой откроется форма "Подбор документов учета", в которой можно по кнопке Создать сформировать соответствующий документ в учетной системе или по кнопке Подобрать соотнести полученный электронный документ с соответствующим документом учетной системы.
Просмотреть содержимое поступившего корректировочного ЭСФ (рис. 4) можно, дважды щелкнув по активной строке из списка "Текущие дела ЭДО" (кроме гиперссылки в графе "Отражение в учете") (рис. 2).
На соответствующих закладках формы просмотра поступившего корректировочного счета-фактуры отражается статус и содержание поступившего документа, а также информация о подписях электронного документа и текст сопроводительной записки при ее наличии.
В левой колонке формы просмотра приведен подробный список документов, которые должны быть получены и отправлены в процессе обмена корректировочным ЭСФ.
Открыть новый автоматически сформированный документ учетной системы "Корректировочный счет-фактура полученный" можно:
- по гиперссылке в строке "Документ учета" из формы просмотра поступившего корректировочного ЭСФ (рис. 4);
- по гиперссылки в графе "Отражение в учете" активной строки из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 2);
- из формы учета поступивших счетов-фактур (раздел Покупки - подраздел Покупки - гиперссылка Счета-фактуры полученные).
В новом документе "Корректировочный счет-фактура полученный" (рис. 5), сформированном на основании полученного электронного документа, будут автоматически заполнены следующие сведения:
- наименование продавца (поле "Контрагент");
- номер и дата составления входящего корректировочного счета-фактуры (поля "Корр. счет-фактура №" и "от");
- уменьшение стоимости приобретенных товаров и суммы предъявленного НДС.
Если до поступления ЭСФ уже был получен первичный документ в электронном виде и на его основании автоматически сформирован документ "Корректировка поступления", то в строке "Документы-основания" будет размещена гиперссылка на соответствующий документ корректировки поступления и гиперссылка на счет-фактуру, к которому составлен данный корректировочный счет-фактура (рис. 5).
В противном случае в документ "Корректировочный счет-фактура полученный" необходимо ввести ссылку на документ-основание с помощью гиперссылки Выбор, после чего в документе "Корректировочный счет-фактура полученный" появится также гиперссылка на счет-фактуру, к которому составлен данный корректировочный счет-фактура (рис. 6).
Рис. 6
Состояние обменного процесса в отношении полученного корректировочного ЭСФ отображается:
- в информационной строке состояния формы просмотра поступившего электронного счета-фактуры, где будет установлено значение "Требуется утверждение" (рис. 4);
- в информационной строке состояния электронного обмена документа "Корректировочный счет-фактура полученный", где будет установлено значение Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников (рис. 5).
Обработка подтверждения оператора об отправке корректировочного ЭСФ
Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий корректировочный счет-фактуру, но и подтверждение даты отправки файла корректировочного счета-фактуры ему оператором ЭДО (пп. "в" п. 2.6 Порядка обмена, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н (действует до 01.07.2021, далее – Приказ № 174н) или п. 9 Порядка обмена, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н (действует до 01.07.2021, далее - Приказ № 14н).
Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора (рис. 7), будет признаваться датой получения корректировочного счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н или п. 9 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н).
Дата отправки оператором ЭДО файла электронного счета-фактуры будет отражена в строке "Получен" документа "Корректировочный счет-фактура полученный" (рис. 5).
ВНИМАНИЕ! При формировании нового документа "Корректировочный счет-фактура полученный" на основании поступившего электронного корректировочного счета-фактуры программа автоматически проставляет в поле "Получен" дату формирования документа учетной системы. Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом счета-фактуры, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа "Корректировочный счет-фактура полученный". Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла корректировочного счета-фактуры оператором ЭДО покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле "Получен", будет автоматически скорректирована.
Согласно Порядку обмена после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке счета-фактуры покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему корректировочного счета-фактуры (пп. "б" п. 2.12 Порядка обмена).
ВНИМАНИЕ! С 01.07.2021 в связи с началом применения Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, у покупателя отсутствует обязанность формировать извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
Формирование извещения происходит в программе автоматически (рис. 8).
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО.
Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:
- при выполнении команды Отправить и получить электронные документы (раздела Администрирование - подраздела Сервис);
- по кнопке Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис);
- из формы просмотра электронного документа по кнопке Отправить или по значку в строке состояния электронного обмена (рис. 7).
Рис. 8
Формирование и отправка извещения продавцу о получении корректировочного ЭСФ
Если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении счета-фактуры (п. 2.9 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н, или п. 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н), то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы:
- после получения входящего электронного корректировочного счета-фактуры - извещение о получении корректировочного счета-фактуры для продавца;
- после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке продавцу извещения о получении корректировочного счета-фактуры - извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении корректировочного счета-фактуры (пп. "б" п. 2.13 Порядка обмена).
ВНИМАНИЕ! С 01.07.2021 в связи с началом применения Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, у покупателя отсутствует обязанность формировать извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
Формирование извещения о получении электронного счета-фактуры происходит в программе также автоматически.
Рис. 9
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебные документы будут сразу автоматически подписаны.
Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право.
Подписать сформированные электронные извещения можно по кнопке Подписать и отправить (или Подписать, если установлена отложенная отправки электронных документов) из папки "Подписать" списка "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылке Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 10).
Рис. 10
Получение от оператора ЭДО подтверждения об отправке продавцу извещения о получении счета-фактуры, а также формирования, подписание и отправка оператору ЭДО извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении счета-фактуры (пп. "б" п. 2.13 Порядка обмена) (рис. 11) происходит в порядке, аналогичном порядку обработки подтверждения оператора об отправке корректировочного счета-фактуры.
ВНИМАНИЕ! С 01.07.2021 в связи с началом применения Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, у покупателя отсутствует обязанность формировать извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
Рис. 11
Утверждение полученного корректировочного ЭСФ
Если претензий к показателям корректировочного счета-фактуры у покупателя нет, то он утверждает полученный документ. При этом покупатель не получает какие-либо электронные служебные документы.
Процедура утверждения поступившего корректировочного ЭСФ Порядком обмена не предусмотрена, однако она важна для внутреннего контроля за достоверностью поступившего электронного документа.
Утвердить полученный корректировочный счет-фактуру можно:
- по кнопке Утвердить из списка документов "Текущие дела ЭДО";
- по кнопке Утвердить из формы просмотра поступившего электронного счета-фактуры (рис. 4).
На этом обмен электронным корректировочным счетом-фактурой у покупателя завершается.
В форме просмотра поступившего корректировочного ЭСФ содержится информация о том, что обмен завершен, а также о том, что все документы, сопровождающие обмен электронным счетом-фактурой получены и отправлены.
Также из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный счет-фактуру вместе с электронной подписью.
Рис. 12
В информационной строке состояния электронного обмена документа "Корректировочный счет-фактура полученный", где будет установлено значение ЭДО завершен (рис. 13).
Рис. 13
Если корректировочный счет-фактура был получен в связи с уменьшением стоимости приобретенных (полученных) товаров (работ, услуг), имущественных прав, то при наличии флажка Восстановить НДС в книге продаж в документе "Корректировка поступления" с видом операции "Корректировка по согласованию сторон" корректировочный счет-фактура будет зарегистрирован в книге продаж (раздел Отчеты - подраздел НДС) (рис. 14).
Если до поступления корректировочного ЭСФ покупатель уже получил документ об уменьшении стоимости, то в книге продаж будет зарегистрирован полученный документ об уменьшении стоимости (п. 14 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Рис. 14
Если корректировочный счет-фактура получен в связи с увеличением стоимости приобретенных (полученных) товаров (работ, услуг), имущественных прав, то для заявления налогового вычета такой счет-фактура должен быть зарегистрирован в книге покупок с помощью документа "Формирование записей книги покупок" (раздел Операции - подраздел Закрытие периода - Регламентные операции НДС).