Электронный документооборот

Дата публикации 17.12.2012

Использован релиз 3.0.27

Получение исправленного электронного счета-фактуры в "1С:Бухгалтерии 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Получение исправленного электронного счета-фактуры (ЭСФ)

При получении от продавца исправленного счета-фактуры в электронной форме покупатель должен выполнить следующие действия:

  1. Сформировать и отправить продавцу уведомление об уточнении входящего ЭСФ (если ошибку обнаружил сам покупатель).
  2. Получить и отразить в учете исправленный счет-фактуру.
  3. Получить и сформировать служебные документы.
  4. Утвердить полученный исправленный счет-фактуру.
  5. Просмотреть, распечатать и сохранить на диске полученный ЭСФ и служебные документы (при желании).

Формирование и отправка продавцу уведомления об уточнении входящего ЭСФ (если ошибку обнаружил сам покупатель)

Покупатель может заметить ошибку в полученном счете-фактуре:

Вне зависимости от того, в какой момент обнаружена ошибка, порядок действий покупателя будет одинаковым.

О том, как регистрируется первоначальный полученный электронный счет-фактура см. практическую статью Получение электронного счета-фактуры в "1С:Бухгалтерии 8"

Чтобы сформировать для продавца уведомление об уточнении счета-фактуры, покупатель должен выполнить команду Все действия - Отклонить электронный документ, открыв для просмотра содержимое электронного счета-фактуры (рис. 1).

Рис. 1

В режим просмотра полученного электронного счета-фактуры можно перейти:

Рис. 2

Рис. 3

После выполнения команды Отклонить электронный документ программа предложит ввести причину отклонения (рис. 4).

Рис. 4

 

После утверждения причины отклонения будет автоматически сформировано уведомление об уточнении. При этом статус полученного электронного счета-фактуры изменится на Отклонен (рис. 5).

Рис. 5

Дважды щелкнув по соответствующей активной строке в форме Электронные документы (Таблице состояния) можно просмотреть содержимое сформированного уведомления об уточнении (рис. 6).

Рис. 6

Операция передачи электронного уведомления будет завершена после получения от продавца извещения о получении уведомления об уточнении.

Получение и отражение в учете исправленного счета-фактуры

Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО по кнопке панели действий Отправить и получить электронные документы раздела Администрирование (рис. 7).

Рис. 7

Полученный исправленный электронный счет-фактура попадает в "Архив электронных документов", который открывается из раздела Администрирование по гиперссылке панели навигации Архив электронных документов (рис. 8).

Рис. 8

Дважды щелкнув по строке, в которой указаны сведения о поступившем документе, можно просмотреть его содержимое (рис. 9).

Рис. 9

Одновременно на основании поступившего файла счета-фактуры создается новый документ учетной системы "Счет-фактура полученный" с номером и датой исправления.

Открыть новый документ "Счет-фактура полученный" (рис. 10) можно:

Рис. 10

В новом документе "Счет-фактура полученный", сформированном на основании полученного исправленного электронного счета-фактуры, будут автоматически заполнены сведения:

Если до поступления исправленного ЭСФ уже был получен исправленный первичный документ в электронном виде и на его основании автоматически сформирован документ "Корректировка поступления" с видом операции "Исправление в первичных документах", то строка "Документы-основания" также будет заполнена автоматически.

Получение и формирование служебных документов

Порядок получения исправленных ЭСФ идентичен порядку, установленному для обмена "отгрузочными" ЭСФ, поэтому покупатель должен сформировать, подписать и направить следующие служебные документы:

  1. При получении от продавца файла исправленного счета-фактуры - извещение продавцу о получении исправленного счета-фактуры (п. 2.9 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. Приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н, далее - Порядок обмена).
  2. После получения подтверждения оператора ЭДО - извещение оператору о получении подтверждения (п. 2.7 Порядка обмена).

Информацию о состоянии полученного исправленного электронного счета-фактуры можно увидеть в строке Состояние ЭД документа "Счет-фактура полученный" (рис. 10)

Подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить покупателю со своей стороны в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в форме Электронные документы (Таблица состояния) (рис. 11), которая открывается:

Рис. 11

Формирование служебных документов в программе производится автоматически.

Просмотреть содержимое подтверждений и извещений можно из формы Электронные документы" (Таблицы состояния), дважды щелкнув по активной строке (рис. 12).

Рис. 12

После получения подтверждения оператора ЭДО поступивший электронный счет-фактура будет зарегистрирован в части 2 журнала учета полученный и выставленных счетов-фактур (рис. 13), с проставлением в графе 2 "Дата получения" даты направления файла счета-фактуры оператором покупателю, указанной в подтверждении оператора (пп. "б" п. 11 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 в ред. от 28.05.2013).

Рис. 13

Если исправленный счет-фактура будет служить основанием для налогового вычета, то он должен быть зарегистрирован в книге покупок того налогового периода, в котором получен (п. 2, п. 5 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Регистрация исправленного ЭСФ в книге покупок производится с помощью документа "Формирование записей книги покупок", который открывается из раздела Учет, налоги, отчетность по гиперссылке панели навигации Регламентные операции НДС (рис. 14).

Рис. 14

Если ранее в книге покупок был зарегистрирован поступивший ЭСФ до внесения в него исправлений, то запись о нем подлежит аннулированию в книге покупок (дополнительном листе книги покупок) за тот налоговый период, в котором он был зарегистрирован до внесения исправлений (п. 4, п. 9 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137) (рис. 15).

Рис. 15

Следует обратить внимание, что в первоначальном документе "Счет-фактура полученный" после завершения обмена исправленным ЭСФ в строке Состояние ЭД по-прежнему сохранится запись "Требуются действия со стороны других участников" (рис. 16). Такое сообщение сохранено в целях дополнительного информирования продавца о том, что в отношении первоначально сформированного электронного счета-фактуры предпринимались дополнительные действия.

Рис. 16

Утверждение полученного исправленного счета-фактуры

Если претензий к полученному исправленному электронному счету-фактуре нет, то его нужно утвердить, выполнив:

Рис. 17

В противном случае полученный исправленный ЭСФ отклоняется точно так же, как и ранее полученный ЭСФ.

Следует отметить, что при обнаружении существенных недочетов (п. 2 ст. 169 НК РФ) в ранее утвержденном электронном документе можно впоследствии отклонить и утвержденный документ.

На этом обмен электронным счетом-фактурой у покупателя завершается.

Просмотр, печать и сохранение на диске полученного ЭСФ и служебных документов

При необходимости покупатель может просмотреть, напечатать и сохранить исправленный ЭСФ и служебные документы (подтверждение, извещение и др.).

Для просмотра полученного исправленного электронного счета-фактуры:

В форме просмотра печатного бланка счета-фактуры также содержатся (рис. 18):

С помощью ссылки Отражен в учете можно открыть связанный с исправленным электронным счетом-фактурой документ информационной базы.

С помощью команды Все действия – Сохранить электронный документ на диск можно сохранить электронный документ на диске.

С помощью команды Все действия – Печать документа с электронными подписями можно выполнить печать документа с электронными подписями (рис. 18).

Рис. 18

Все электронные документы, как поступившие, так и отправленные, будут размещены в "Архиве электронных документов", открываемом по гиперссылке панели навигации Архив электронных документов в разделе Администрирование.

На закладках "Входящие" ("Исходящие") списка "Архив электронных документов" можно отсортировать документы или отобрать полученные (отправленные) документы по ответственному лицу, виду и статусу документа (рис. 19).

Рис. 19