Электронный документооборот

Дата публикации 13.12.2012

Использован релиз 2.0.42

Получение исправленного электронного счета-фактуры в "1С:Бухгалтерии 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

При получении от продавца исправленного счета-фактуры в электронной форме покупатель должен выполнить следующие действия:

  1. Сформировать и отправить продавцу уведомление об уточнении входящего ЭСФ (если ошибку обнаружил сам покупатель).  
  2. Получить и отразить в учете исправленный счет-фактуру.
  3. Получить и сформировать служебные документы.
  4. Утвердить полученный исправленный счет-фактуру.
  5. Просмотреть, распечатать и сохранить на диске полученный ЭСФ и служебные документы (при желании).

Формирование и отправка продавцу уведомления об уточнении входящего ЭСФ (если ошибку обнаружил сам покупатель)

Покупатель может заметить ошибку в полученном счете-фактуре:

Вне зависимости от того, в какой момент обнаружена ошибка, порядок действий покупателя будет одинаковым.

Чтобы сформировать для продавца уведомление об уточнении счета-фактуры, покупатель должен выполнить команду Все действия - Отклонить электронный документ (рис. 1), открыв для просмотра содержимое электронного счета-фактуры из формы Электронные документы (Таблицы состояния) (рис. 2).

О том, как регистрируется первоначальный полученный электронный счет-фактура см. практическую статью Получение электронного счета-фактуры в "1С:Бухгалтерии 8"

 

Рис. 1

Рис. 2

После выполнения команды программа предложит ввести причину отклонения (рис. 3) и автоматически сформирует уведомление об уточнении (рис. 4). При этом изменится статус полученного счета-фактуры на "Отклонен" (рис. 4).

Рис. 3

Рис. 4

Подписание и отправка уведомления, как и всех электронных документов, происходит следующим образом:

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то появляется окно "Введите пароль для ЭЦП", после чего электронный документ будет подписан.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированное уведомление об уточнении на подпись лицу, имеющему такое право. Подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, может производиться из формы учетной системы "Документы на подпись", открываемой по команде Сервис – Обмен электронными документами - Документы на подпись основного меню программы.

Если в настройке электронного обмена (рис. 5) (меню Операции - Константы - Настройка программы - Электронные документы) отсутствует флажок в поле "Использовать отложенную отправку", то сформированный и подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО.

Рис. 5

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов производится:

Операция передачи электронного уведомления будет завершена после получения от продавца извещения о получении уведомления об уточнении.

Получение и отражение в учете исправленного счета-фактуры

Электронные документы покупатель получает во время сеанса связи с оператором ЭДО:

Рис. 6

Полученный исправленный электронный счет-фактура помещается в "Архив электронных документов", который открывается по команде Сервис - Обмен электронными документами - Архив электронных документов основного меню программы (рис. 7).

Рис. 7

Дважды щелкнув по строке, в которой указаны сведения о поступившем документе, можно просмотреть его содержимое (рис. 8).

В открывшемся для просмотра документе по ссылке "Отражен в учете" можно перейти непосредственно в созданный документ учетной системы "Счет-фактура полученный" (рис. 9).

Рис. 8

Также поступивший исправленный ЭСФ отражается в журнале документов "Счета-фактуры полученные", который можно открыть в меню Покупка – Ведение книги покупок – Счет-фактура полученный.

В непроведенном новом документе "Счет-фактура полученный" (рис. 9), сформированном на основании полученного исправленного электронного счета-фактуры, будут автоматически заполнены сведения:

В новом документе "Счет-фактура полученный" будет необходимо заполнить поле "Основание", указав в нем соответствующий документ учетной системы "Корректировка поступления" с видом операции "Исправление в первичных документах".

Если до поступления исправленного ЭСФ уже был получен исправленный первичный документ в электронном виде и на его основании автоматически сформирован документ "Корректировка поступления" с видом операции "Исправление в первичных документах", то поле "Основание" будет заполнено автоматически.

Рис. 9

Получение и формирование служебных документов

Порядок получения исправленных ЭСФ идентичен порядку, установленному для обмена "отгрузочных" ЭСФ, поэтому покупатель должен сформировать, подписать и направить следующие служебные документы:

  1. При получении от продавца файла исправленного счета-фактуры - извещение продавцу о получении исправленного счета-фактуры (п. 2.9 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи).
  2. После получения подтверждения оператора ЭДО - извещение оператору о получении подтверждения (п. 2.7 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи).

Информацию о состоянии полученного исправленного электронного счета-фактуры можно увидеть в поле "Состояние ЭД" документа "Счет-фактура полученный" (рис. 9).

Подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить покупателю со своей стороны в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в форме Электронные документы (Таблица состояния) (рис. 10), которая открывается:

Рис. 10

Формирование служебных документов в программе производится автоматически.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, а в настройке не отмечено флажком поле "Использовать отложенную отправку", то служебные документы будут также сразу автоматически подписаны и отправлены.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированные извещения на подпись лицу, имеющему такое право. Подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, может производиться из формы учетной системы "Документы на подпись", открываемой по команде Сервис – Обмен электронными документами - Документы на подпись основного меню программы.

Если в настройках присутствует флажок "Использовать отложенную отправку", то фактическая отправка сформированных и подписанных электронных документов производится:

Просмотреть содержимое подтверждений и извещений можно из формы Электронные документы" (Таблицы состояния), дважды щелкнув по активной строке (рис. 11).

Рис. 11

После отправки продавцу извещения о получении счета-фактуры, поступивший исправленный электронный счет-фактура будет зарегистрирован в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (пп. «б» п. 11 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137) (рис. 12).

ВНИМАНИЕ! С 8 июня 2013 года в связи с внесением изменений в пп. "б" и пп. "в" п. 11 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137 (в ред. постановления Правительства РФ от 28.05.2013 № 446), полученные в электронной форме счета-фактуры регистрируются в части 2 журнала учета при наличии только подтверждения оператора ЭДО, т.е. вне зависимости от наличия извещения покупателя о получении счета-фактуры.

При этом датой получения исправленного счета-фактуры в электронной форме будет признаваться дата направления оператором ЭДО файла исправленного счета-фактуры, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении (при наличии извещения продавцу о получении исправленного ЭСФ) (п. 1.11. Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи).

Рис. 12

Если исправленный счет-фактура будет служить основанием для налогового вычета, то он должен быть зарегистрирован в книге покупок того налогового периода, в котором получен (п. 2, п. 5 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Регистрация исправленного ЭСФ в книге покупок производится с помощью документа "Формирование записей книги покупок" (рис. 13), который открывается по команде Покупка - Ведение книги покупок - Формирование записей книги покупок основного меню программы (рис. 13).

Рис. 13

Рис. 14

Если ранее в книге покупок был зарегистрирован поступивший ЭСФ до внесения в него исправлений, то запись о нем подлежит аннулированию в книге покупок (дополнительном листе книги покупок) за тот налоговый период, в котором он был зарегистрирован до внесения исправлений (п. 4, п. 9 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137).

Утверждение полученного исправленного счета-фактуры

Если претензий к полученному исправленному электронному счету-фактуре нет, то его нужно утвердить, выполнив:

Рис. 15

В противном случае полученный исправленный ЭСФ отклоняется точно так же, как и ранее полученный ЭСФ.

Следует отметить, что при обнаружении существенных недочетов (п. 2 ст. 169 НК РФ) в ранее утвержденном электронном документе, можно впоследствии отклонить и утвержденный документ.

На этом обмен электронным счетом-фактурой у покупателя завершается.

Просмотр, печать и сохранение на диске полученного ЭСФ и служебных документов

При необходимости покупатель может просмотреть, напечатать и сохранить исправленный ЭСФ и служебные документы (подтверждение, извещение и др.).

Для просмотра полученного исправленного электронного счета-фактуры:

В форме просмотра печатного бланка счета-фактуры также содержатся (рис. 8):

С помощью ссылки Отражен в учете можно открыть связанный с исправленным электронным счетом-фактурой документ информационной базы (рис. 8).

С помощью команды Все действия – Сохранить электронный документ на диск можно сохранить электронный документ на диске.

С помощью команды Все действия – Печать документа с электронными подписями можно выполнить печать документа с электронными подписями.

 

Все электронные документы, как поступившие, так и отправленные, буду размещены в архиве электронных документов, открываемом по команде Сервис – Обмен электронными документами – Архив электронных документов основного меню программы.

На закладке "Входящие" списка "Архив электронных документов" можно отсортировать документы или отобрать полученные документы по ответственному лицу, виду и статусу документа.

С помощью команды Все действия – Установить ответственного можно назначить ответственного за обработку электронных документов.