Электронный документооборот

Дата публикации 10.06.2016

Использован релиз 3.0.43

Получение электронного счета-фактуры в программе "1С:Бухгалтерия 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

При получении от продавца счета-фактуры в электронной форме покупатель должен выполнить следующие действия:

  1. Получить и отразить в учете входящий счет-фактуру.
  2. Обработать подтверждение оператора об отправке счета-фактуры.
  3. Сформировать и отправить извещение продавцу о получении счета-фактуры.
  4. Утвердить счет-фактуру.

Получение и отражение в учете входящего счета-фактуры

Получение электронного счета-фактуры от продавца производится:

Рис. 1

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 2).

Рис. 2

Полученный электронный счет-фактура автоматически помещается в папку "Утвердить" списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 3).

Рис. 3

Кроме того, поступивший электронный счет-фактура, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке "Архив ЭДО", открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис) (рис. 4).

Рис. 4

Перейти в форму просмотра поступившего документа (рис. 5) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 3) или "Архив ЭДО" (рис. 4).

Рис. 5

На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного счета-фактуры отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 6), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 6

Одновременно на основании полученного электронного счета-фактуры создается новый документ в учетной системе "Счет-фактура полученный" (рис. 7).

Открыть новый документ "Счет-фактура полученный" можно:

Рис. 7

В новом документе "Счет-фактура полученный" (рис. 7), сформированном на основании полученного электронного документа, будут автоматически заполнены сведения:

Если до поступления ЭСФ уже был получен первичный документ в электронном виде и на его основании автоматически сформирован документ "Поступление (акт, накладная)",  то в строке "Документы-основания" будет размещена гиперссылка на соответствующий документ поступления. В противном случае в документ "Счет-фактура полученный" необходимо ввести ссылку на документ-основание с помощью гиперссылки Изменить.

О создании документа-основания "Поступление (акт, накладная)" при получении ТОРГ-12 в электронном виде см. здесь.

Состояние обменного процесса в отношении полученного электронного счета-фактуры покупатель видит в информационной строке документа "Счет-фактура полученный" (рис. 7).

Кроме того, подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить покупателю со своей стороны в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 8), открываемой по гиперссылке информационной строки или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО документа "Счет-фактура полученный" (рис. 7).

Рис. 8

Обработка подтверждения оператора об отправке счета-фактуры

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий счет-фактуру, но и подтверждение даты отправки файла счета-фактуры ему оператором (пп. "в" п. 2.6 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, далее – Порядок обмена).

Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора (рис. 9), будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена).

Рис. 9

После получения подтверждения оператора ЭДО поступивший электронный счет-фактура должен регистрироваться в части 2 журнала учета, с проставлением в графе 2 "Дата получения" даты направления файла счета-фактуры оператором покупателю, указанной в подтверждении оператора (пп. "б" п. 11 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, далее - Правила ведения журнала). Однако с 01.01.2015 г. налогоплательщики, не являющиеся посредниками, действующими от своего имени (экспедиторами, застройщиками), не ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

Дата отправки оператором файла электронного счета-фактуры будет отражена в строке "Получен" документа "Счет-фактура полученный" (рис. 7).

ВНИМАНИЕ! При формировании нового документа "Счет-фактура полученный" на основании поступившего электронного счета-фактуры программа автоматически проставляет в поле "Получен" дату формирования документа учетной системы. Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом счета-фактуры, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа "Счет-фактура полученный". Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла счета-фактуры оператором покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле "Получен", будет автоматически скорректирована.

Если полученный счет-фактура служит основанием для заявления налогового вычета по НДС, и в поле "Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения" проставлен флажок (рис. 7), то поступивший ЭСФ будет зарегистрирован в книге покупок налогового периода его получения (п. 1.1 ст. 172 НК РФ, п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137) (рис. 10).

Рис. 10

Формирование и отправка извещения продавцу о получении счета-фактуры

Согласно Порядку обмена после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке счета-фактуры покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры (пп. "б" п. 2.12 Порядка обмена).

Кроме того, если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении счета-фактуры в соответствии с п. 2.9 Порядка обмена, то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы:

Формирование извещений происходит в программе автоматически.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебные документы будут сразу автоматически подписаны.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать сформированные электронные извещения можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправки электронных документов, о чем будет написано далее), из папки "Подписать" списка "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылке Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 11).

Рис. 11

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, может производиться из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись).

В этом случае сформированные электронные документы подписывается при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату (рис. 12).

Рис. 12

Кроме того, дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 13).

Рис. 13

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 14).

Рис. 14

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться при выполнении соответствующих команд, например:

Рис. 15

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 16).

Рис. 16

Утверждение счета-фактуры

Если претензий к показателям счета-фактуры у покупателя нет, то он утверждает полученный документ. При этом продавец не получает какие-либо электронные служебные документы.

Процедура утверждения поступившего электронного счета-фактуры Порядком обмена не предусмотрена, однако она важна для внутреннего контроля за достоверностью поступившего электронного документа.

Утвердить полученный счет-фактуру можно:

На этом обмен электронным счетом-фактурой у покупателя завершается (рис. 17).

Рис. 17

Если полученный счет-фактура содержит ошибки, которые продавец должен исправить по правилам, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, то покупатель может попросить продавца внести исправление в счет-фактуру.

Отправить уведомление об уточнении счета-фактуры можно как до утверждения поступившего электронного счета-фактуры, так и после утверждения.

Для этого необходимо:

Рис. 18

При выполнении команды Запросить уточнение по электронному документу автоматически будет сформировано уведомление продавцу об уточнении счета-фактуры в соответствии с п. 1.12 Порядка обмена.

Это уведомление покупатель должен подписать и отправить через оператора ЭДО продавцу.

На основании этого уведомления продавец выставит покупателю исправленный счет-фактуру.

Обмен по такому отклоненному счету-фактуре будет завершен после получения извещения от продавца о получении им уведомления об уточнении счета-фактуры.

Подробнее о формировании и отправке уведомления, а также о получении исправленного счета-фактуры см. здесь.