ЭЭлектронный документооборот

Дата публикации 26.02.2018

Использован релиз 3.0.58

Выставление электронного счета-фактуры на аванс в "1С:Бухгалтерии 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Для выставления электронного счета-фактуры на аванс продавец должен выполнить следующие действия:

  1. Сформировать, подписать и отправить ЭСФ.
  2. Обработать подтверждение оператора о получении ЭСФ.
  3. Получить извещение покупателя о получении ЭСФ (при взаимном согласии сторон сделки).

Формирование, подписание и отправка ЭСФ

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного счета-фактуры (ЭСФ) на аванс необходимо:

До момента формирования электронного счета-фактуры при наличии действующего соглашения с покупателем об обмене счетами-фактурами в электронной форме, в документе "Счет-фактура выданный":

Рис. 1

Сформировать электронный документ также можно с помощью команды Сформировать из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния), которая открывается по гиперссылке "Требуются действия с нашей стороны" или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 1).

Рис. 2

Формирование электронного счета-фактуры также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав соответствующий документ в папке "Создать" и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 3). Перейти в список документов "Текущие дела ЭДО" можно из документа "Счет-фактура выданный", выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 1).

Рис. 3

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документа "Счет-фактура выданный" (рис. 1) или Создать, подписать и отправить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 3) программа подготовит подписанный электронный счет-фактуру для отправки.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный счет-фактуру на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать сформированный электронный счет-фактуру можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее) из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 4).

Рис. 4

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись).

Все сформированные электронные документы подписываются при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату (рис. 5).

Рис. 5

Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 6).

Рис. 6

В случае, если необходимо только сформировать электронный счет-фактуру на аванс, а далее направить его уполномоченному лицу на утверждение, а уже потом на подписание, то из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО, следует выбрать команду Создать электронный документ (рис. 1). Тогда сформированный электронный документ сначала будет помещен в папку "Утвердить" списка "Текущие дела ЭДО", а уже после утверждения перемещен в папку "Подписать" (рис. 3).

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 7).

Рис. 7

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться по кнопке Отправить из списка "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 8).

Рис. 8

Также отправить сформированный и подписанный электронный счет-фактуру можно:

Рис. 9

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 10).

Рис. 10

Из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 9) можно также:

Рис. 11

На соответствующих закладках формы просмотра электронного счета-фактуры можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.

Рис. 12

Отправленный счет-фактура, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО, перекладывается в папку документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 13).

Рис. 13

После отправки электронного счета-фактуры на аванс продавец ожидает:

До получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Счет-фактура выданный" будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке "Выставлен (передан контрагенту)", а в информационной строке состояния электронного обмена будет указано, что "Требуются действия со стороны других участников" (рис. 14).

Рис. 14

<<-вернуться в начало

Обработка подтверждения оператора о получении ЭСФ

Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команды Отправить и получить электронные документы:

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 15).

Рис. 15

После поступления подтверждения оператора ЭДО отправленный электронный счет-фактура удаляется из папки документов На контроле формы списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 13).

Полученные электронные документы указываются в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 16), открываемой по гиперссылке информационной строки состояния электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО, из документа учетной системы "Счет-фактура выданный" (рис. 1).

Рис. 16

Дважды щелкнув по активной строке формы "Электронные документы", можно просмотреть содержимое поступившего от оператора ЭДО подтверждения даты получения (рис. 17).

Дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена).

Рис. 17

После поступления подтверждения оператора ЭДО о получении направленного файла электронного счета-фактуры на аванс, в документе "Счет-фактура выданный" в строке "Выставлен (передан контрагенту)" появится флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 18).

Рис. 18

Напомним, что в книге продаж электронный счет-фактура на аванс будет зарегистрирован еще до поступления подтверждения оператора ЭДО сразу после проведения документа учетной системы "Счет-фактура выданный", поскольку счета-фактуры регистрируются в книге продаж при возникновении обязанности по исчислению НДС и вне зависимости от даты их выставления покупателям (п. 2 и п. 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением № 1137 в ред. от 28.05.2013, далее - Правила ведения книги продаж) (рис. 19).

После получения подтверждения оператора ЭДО продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

Формирование извещения происходит в программе автоматически. Подписание и отправка извещения производятся в том же порядке, что и счета-фактуры на аванс.

После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке состояния электронного обмена документа "Счет-фактура выданный" будет отражена информация "ЭДО завершен", если в настройках обмена электронным счетом-фактурой не предусмотрено направлением покупателем продавцу извещения о получении счета-фактуры (рис. 19).

Рис. 19

<<-вернуться в начало

Получение извещения покупателя о получении ЭСФ (при взаимном согласии сторон сделки)

Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрено, что извещение о получении счета-фактуры не является обязательным документов при обмене электронными счетами-фактурами и формируется по взаимному согласию сторон сделки.

Если такое согласие достигнуто, то необходимо в настройке регламента ЭДО (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) установить флажок для значения "Ожидать ответное извещение":

Рис. 20

Рис. 21

До получения извещения покупателя о получении счета-фактуры в информационной строке состояния электронного обмена будет отражена информация о том, что "Требуются действия со стороны других участников обмена", а в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) можно увидеть, что ожидается извещение покупателя о получении счета-фактуры - "Извещение о получении (рис. 22).

Рис. 22

Получение продавцом от покупателя извещения о получении счета-фактуры происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО.

После получения от оператора ЭДО извещения покупателя о получении счета-фактуры обмен электронным счетом-фактурой будет завершен.

В документе "Счет-фактура выданный" в информационной строке появится статус "ЭДО завершен" (рис. 23).

Рис. 23

В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) будет отражена информация будет отражена информацию о состоянии и движении счета-фактуры и всех служебных документов (рис. 24).

Для просмотра содержимого каждого электронного документа (счета-фактуры, подтверждения, извещения) с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена необходимо дважды щелкнуть по активной строке в форме списка.

Рис. 24

<<-вернуться в начало