Электронный документооборот

Дата публикации 19.08.2015

Использован релиз 3.0.41

Выставление электронного счета-фактуры на аванс в программе "1С:Бухгалтерия 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Для выставления электронного счета-фактуры на аванс продавец должен выполнить следующие действия:

  1. Сформировать, подписать и отправить ЭСФ.
  2. Обработать подтверждение оператора о получении ЭСФ.
  3. Получить извещение покупателя о получении ЭСФ.

Формирование, подписание и отправка ЭСФ

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного счета-фактуры на аванс необходимо:

До момента формирования электронного счета-фактуры при наличии действующего соглашения с покупателем об обмене счетами-фактурами в электронной форме, в документе "Счет-фактура выданный":

Рис. 1

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ программа подготовит подписанный электронный счет-фактуру для отправки.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный счет-фактуру на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать сформированный электронный счет-фактуру можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправки электронных документов, о чем будет написано далее), из списка "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылке Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 2).

Рис. 2

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, может производиться из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись).

В этом случае сформированный электронный документ подписывается при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату (рис. 3).

Рис. 3

Кроме того, дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 4).

Рис. 4

В случае, если необходимо только сформировать электронный счет-фактуру, а далее направить его уполномоченному лицу на утверждение, а уже потом на подписание, то из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО, следует выбрать команду Создать электронный документ (рис. 1). Тогда сформированный электронный документ сначала будет помещен в папку Утвердить списка "Текущие дела ЭДО", а уже после утверждения перемещен в папку Подписать (рис. 2).

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в строке Отложенная отправка электронных документов отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 5).

Рис. 5

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться по кнопке Отправить из списка "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 6).

Рис. 6

Также отправить сформированный и подписанный электронный счет-фактуру на аванс можно:

Рис. 7

Из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 7) можно также:

Рис. 8

На соответствующих закладках формы просмотра электронного счета-фактуры можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа (рис. 9), а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.

Рис. 9

Отправленный счет-фактура на аванс, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО, перекладывается в папку документов На контроле формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 10).

Рис. 10

После отправки электронного счета-фактуры продавец ожидает:

До получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Счет-фактура выданный" будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке Выставлен (передан контрагенту), а в строке Состояние ЭД будет указано, что "Требуются действия со стороны других участников". Также и форме "Электронные документы" (Таблице состояния) в графе "Ожидаем от других участников" будет указано, что ожидается подтверждение отправки (рис. 11).

Рис. 11

Обработка подтверждения оператора о получении ЭСФ

Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:

После поступления подтверждения оператора ЭДО отправленный электронный счет-фактура удаляется из папки документов На контроле формы списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 10).

Полученное от оператора ЭДО подтверждение, как и все поступающие электронные документы, размещается у продавца в списке "Архив ЭДО" на закладке "Входящие" (раздел Администрирование - подраздел Сервис - гиперссылка Архив ЭДО) (рис. 12).

Рис. 12

Кроме того, поступление подтверждения оператора отражается в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 13), открываемой по гиперссылке Состояние ЭД или по команде ЭДО - Открыть электронные документы из документа учетной системы "Счет-фактура выданный" (рис. 1).

Рис. 13

Дважды щелкнув по активной строке журнала "Архив ЭДО" или формы "Электронные документы", можно просмотреть содержимое поступившего от оператора ЭДО подтверждения даты получения (рис. 14).

Дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н, далее – Порядок обмена; пп. "б" п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, далее - Правила ведения журнала).

Рис. 14

После поступления подтверждения оператора ЭДО о получении направленного файла электронного счета-фактуры на аванс, в документе "Счет-фактура выданный" в поле Выставлен (передан контрагенту) появится флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 15).

Рис. 15

Напомним, что в книге продаж электронный счет-фактура на аванс будет зарегистрирован еще до поступления подтверждения оператора ЭДО сразу после проведения документа учетной системы "Счет-фактура выданный", поскольку счета-фактуры регистрируются в книге продаж при возникновении обязанности по исчислению НДС и вне зависимости от даты их выставления покупателям (п. 2 и п. 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением № 1137 в ред. от 28.05.2013, далее - Правила ведения книги продаж).

После получения подтверждения оператора ЭДО продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

Формирование извещения происходит в программе автоматически. Подписание и отправка извещения производятся в том же порядке, что и счета-фактуры на аванс.

После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в строке Состояние ЭД документа "Счет-фактура выданный" будет отражена информация: "Требуются действия со стороны других участников обмена", а в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) можно увидеть, что ожидается извещение покупателя о получении счета-фактуры - "Извещение о получении (рис. 16).

Рис. 16

Получение извещения покупателя о получении ЭСФ

Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрена обязанность покупателя при получении файла счета-фактуры направить продавцу извещение о получении электронного счета-фактуры. Также согласно Порядку обмена счет-фактура считается выставленным, если продавцу поступило подтверждение оператора ЭДО и извещение покупателя о получении счета-фактуры (п. 1.10. Порядка обмена).

Однако с 08.06.2013 г. выставленные в электронной форме счета-фактуры регистрируются в части 1 журнала учета при наличии только подтверждения оператора ЭДО, т.е. вне зависимости от наличия извещения покупателя о получении счета-фактуры (пп. "б" п. 7 Правил ведения журнала учета, утв. Постановлением № 1137 в ред. постановления Правительства РФ от 28.05.2013 № 446). Кроме того, с 01.01.2015 г. вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур обязаны только налогоплательщики, в том числе освобожденны от исполнения обязанностей налогоплательщика, связанных с исчислением и уплатой налога, лица, не являющиеся налогоплательщиками, в случае выставления и (или) получения ими счетов-фактур при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров, предусматривающих реализацию и (или) приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от имени комиссионера (агента), или на основе договоров транспортной экспедиции, а также при выполнении функций застройщика (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

Таким образом, извещение покупателя о получении счета-фактуры утратило роль определяющего фактора для признания электронного счета-фактуры выставленным, но при этом пока остается одним из важных служебных документов, участвующих в процессе электронного обмена счетами-фактурами.

Получение извещения покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО.

После получения от оператора ЭДО извещения покупателя о получении счета-фактуры обмен электронным счетом-фактурой будет завершен.

В документе "Счет-фактура выданный" в строке Состояние ЭД появится статус "ЭДО завершен" (рис. 17).

Рис. 17