Для выставления электронного счета-фактуры продавец должен выполнить следующие действия:
- Сформировать, подписать и отправить ЭСФ.
- Обработать подтверждение оператора о получении ЭСФ.
- Получить извещение покупателя о получении ЭСФ (если предусмотрено).
Формирование, подписание и отправка ЭСФ
Выставление электронного счета-фактуры на аванс производится с помощью документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме (утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, действует с 02.02.2019), с функцией только счета-фактуры.
Для формирования электронного счета-фактуры необходимо из формы "Настройки ЭДО", находясь на закладке "Настройки отправки" (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Настройки ЭДО) и дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, перейти в форму "Настройки отправки документов" и провести следующую настройку:
- снять флажок в строке "Счет-фактура и первичный документ в одном документе";
- в графе "Регламент ЭДО" уточнить применяемый порядок обмена электронным счетом-фактурой. Так, флажок "Ожидать извещение о получении" устанавливается в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена формируется извещение о получении счета-фактуры согласно Порядку выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (далее - Порядок обмена) (п. 2.9 Порядка обмена, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н (действовал до 01.07.2021, далее - Приказ № 174н) и п. 19 Порядка обмена, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н (действует с 01.07.2021, далее - Приказ № 14н).
Рис. 1
Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного счета-фактуры на аванс необходимо:
- открыть документ "Счет-фактура выданный" (раздел Продажи - подраздел Продажи);
- выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 2).
До момента формирования электронного счета-фактуры на аванс при наличии действующего соглашения с покупателем об обмене счетами-фактурами в электронной форме в документе "Счет-фактура выданный":
- переключатель "Составлен" будет установлен в положение "В электронном виде";
- в строке "Выставлен (передан контрагенту)" будут отсутствовать флажок и дата выставления;
- в строке, отражающей текущее состояние процесса обмена электронным счетом-фактурой, будет присутствовать гиперссылка Требуются действия с нашей стороны.
Формирование электронного авансового счета-фактуры также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав соответствующий документ в папке "Создать" и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 3).
Перейти в список документов "Текущие дела ЭДО" можно из документа "Счет-фактура выданный", выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 2).
Перед созданием, подписание и отправкой электронного счета-фактуры на аванс можно предварительно перейти в форму просмотра документа (рис. 4), выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, или по гиперссылке состояния электронного обмена документа "Счет-фактура выданный" (рис. 2).
В форме просмотра в строке "Состояние" будет отражена информация о том, что обмен электронным счетом-фактурой не начат.
Из формы просмотра также можно выполнить подписание и отправку электронного счета-фактуры с помощью кнопки Подписать и отправить.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документа "Счет-фактура выданный" (рис. 2) или Создать, подписать и отправить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 3), или Подписать и отправить из формы просмотра (рис. 4) программа подготовит подписанный электронный счет-фактуру на аванс для отправки.
Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный счет-фактуру на подпись лицу, имеющему такое право.
Подписать сформированный электронный счет-фактуру можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее) из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 5).
Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись).
Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 6).
Рис. 6
В случае, если необходимо только сформировать электронный счет-фактуру на аванс, а далее направить его уполномоченному лицу на утверждение, а уже потом на подписание, то нужно использовать кнопку Создать электронный документ из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 3). Тогда сформированный электронный документ также будет помещен в папку "Подписать" списка "Текущие дела ЭДО".
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 7).
Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:
- при выполнении команды Отправить и получить электронные документы (раздела Администрирование - подраздела Сервис);
- по кнопке Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 5);
- из формы просмотра электронного документа по кнопке Отправить или по значку
в строке "Состояние" (рис. 4).
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание автоматической отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) (рис. 7).
После отправки электронного счета-фактуры на соответствующих закладках формы просмотра можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии (рис. 8).
Также из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный счет-фактуру вместе с электронной подписью (рис. 8).
Рис. 8
После отправки электронного счета-фактуры продавец ожидает:
- от оператора ЭДО - подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла авансового счета-фактуры;
- от покупателя - извещение о получении им счета-фактуры. Напомним, что согласно п. 2.9 Порядка обмена утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н (действовал до 01.07.2021, далее - Приказ № 174н) и п. 19 Порядка обмена, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н (действует с 01.07.2021, далее - Приказ № 14н) извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным документом и формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки.
Отправленный счет-фактура на аванс, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО, перекладывается в папку документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 9).
Рис. 9
Согласно п. 1.10 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н (действовал до 01.07.2021) или п. 8 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н (действует с 01.07.2021), счет-фактура в электронной форме считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение оператора ЭДО.
Поэтому до получения подтверждения оператора ЭДО в документе учетной системы "Счет-фактура выданный" будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке "Выставлен (передан контрагенту)", а в информационной строке будет указано Требуются действия со стороны других участников (рис. 10).
Рис. 10
Обработка подтверждения оператора о получении ЭСФ
Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:
- при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование (подраздела Сервис);
- по кнопке Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 5);
- из строки состояния формы просмотра электронного счета-фактуры по значку
(рис. 4).
Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 7).
Дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н (действовал до 01.07.2021) или п. 8 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н (действует с 01.07.2021).
Полученное подтверждение оператора ЭДО, как и все служебные электронные документы, отображается в форме просмотра отправленного электронного счета-фактуры на аванс (рис. 11).
Рис. 11
Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
ВНИМАНИЕ! С 01.07.2021 в связи с началом применения Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, у проджавца отсутствует обязанность формировать извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
Формирование извещения происходит в программе автоматически.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.
Рис. 12
После получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Счет-фактура выданный" в поле "Выставлен" проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 13).
Напомним, что в книге продаж электронный счет-фактура будет зарегистрирован еще до поступления подтверждения оператора ЭДО после проведения документа учетной системы "Счет-фактура выданный", поскольку счета-фактуры регистрируются в книге продаж при возникновении обязанности по исчислению НДС и вне зависимости от даты их выставления покупателям (п. 2 и п. 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением № 1137) (раздел Продажи - подраздел Отчеты по НДС - Книга продаж) (рис. 14).
Рис. 14
После получения подтверждения оператора ЭДО выставленный электронный счет-фактура снимается с контроля, т.е. удаляется из папки "На контроле" списка документов "Текущие дела ЭДО".
После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке документа "Счет-фактура выданный" будет отражена информация: "Требуются действия со стороны других участников" (рис. 13).
Получение извещения покупателя о получении ЭСФ
Пунктом 2.9 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н (действовал до 01.07.2021) или п. 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н (действует с 01.07.2021), предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры.
Получение продавцом такого извещения покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО (рис. 15).
После получения извещения о получении от покупателя в форме просмотра поступившего электронного счета-фактуры отразится информация о том, что обмен завершен, а также о том, что все документы, сопровождающие обмен электронным счетом-фактурой на аванс получены и отправлены.
Рис. 15
В документе учетной системы "Счет-фактура выданный" в информационной строке состояния электронного обмена отразится статус ЭДО завершен (рис. 16).
Рис. 16
