Электронный документооборот

Дата публикации 17.12.2013

Использован релиз 3.0.27

Выставление исправленного электронного счета-фактуры в "1С:Бухгалтерии 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Выставление исправленного электронного счета-фактуры (ЭСФ)

Для выставления исправленного электронного счета-фактуры продавец должен выполнить следующие действия:

  1. Получить и обработать уведомление покупателя об уточнении ЭСФ (действие выполняется, если ошибка выявлена покупателем).
  2. Сформировать и отправить исправленный ЭСФ.
  3. Получить и обработать подтверждение оператора ЭДО.
  4. Получить извещение покупателя о получении исправленного ЭСФ.
  5. Просмотреть, распечатать и сохранить на диск исправленный ЭСФ и служебные документы (при желании).

Получение и обработка уведомления покупателя об уточнении ЭСФ

Выставленный электронный счет-фактура может содержать ошибку.

Если такая ошибка существенна, т.е. может послужить препятствием покупателю для заявления налогового вычета, то в выставленный электронный счет-фактуру продавцу необходимо внести исправление.

С 01.04.2012 г. исправления в счета-фактуры, составленные в соответствии с приложением № 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, вносятся путем составления нового экземпляра такого счета-фактуры (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137).

Если ошибка в электронном счете-фактуре обнаружена покупателем, то основанием для внесения продавцом исправления служит уведомление покупателя об уточнении счета-фактуры, составленное в электронной форме (п. 1.12 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н, далее - Порядок обмена). Формат такого уведомления приведен в приложении № 5 к приказу ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@.

Полученное уведомление поступает в "Архив электронных документов" (раздел Администрирование - гиперссылка панели навигации Архив электронных документов) (рис. 1).

Рис. 1

Кроме того, уведомление отражается в форме Электронные документы (Таблице состояния), открываемой по гиперссылке Состояние ЭД или по команде ЭД - Электронные документы из документа учетной системы "Счет-фактура выданный" (рис. 2).

После поступления уведомления об уточнении счета-фактуры в документе учетной системы "Счет-фактура выданный" в строке Состояние ЭД появится сообщение "Требуются действия с нашей стороны", и статус в форме Электронные документы (Таблице состояния) автоматически изменится на "Отклонен получателем" (рис. 2).

Рис. 2

Просмотреть содержимое поступившего уведомления (рис. 3) можно дважды щелкнув по соответствующей строке в форме.

Рис. 3

Если ошибка выявлена самим продавцом, то он вносит исправление в отсутствии соответствующего уведомления со стороны покупателя.

Формирование и отправка исправленного ЭСФ

Для формирования исправленного электронного счета-фактуры необходимо:

  1. На основании документа "Счет-фактура выданный" или документа "Реализация товаров и услуг" создать документ учетной системы "Корректировка реализации" с видом операции "Исправление в первичных документах" (раздел Покупки и продажи – журнал документов Корректировка реализации).
  1. Сформировать на основании документа "Корректировка реализации" документ учетной системы "Счет-фактура выданный" с номером и датой исправления с помощью кнопки Выписать исправленный счет-фактуру.
  2. Сформировать исправленный счет-фактуру в электронной форме, выбрав команду ЭД -Сформировать, подписать и отправить (рис. 4).

Рис. 4

Подробную информацию о том, какие действия, связанные с передачей исправленного электронного счета-фактуры, необходимо выполнить продавцу со своей стороны, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть:

Рис. 5

После отправки исправленного электронного счета-фактуры продавец ожидает от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления оператору ЭДО файла исправленного электронного счета-фактуры.

Получение и обработка подтверждения оператора ЭДО

Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:

Рис. 6

Рис. 7

Поскольку порядок выставления исправленных ЭСФ идентичен порядку, предусмотренному для обмена "отгрузочными" ЭСФ, то дата поступления файла исправленного счета-фактуры оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления исправленного счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10. Порядка обмена).

После получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Счет-фактура выданный" появится флажок Выставлен (передан контрагенту) и дата выставления (рис. 8).

Рис. 8

Выставленный исправленный счет-фактура будет зарегистрирован в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137 (рис. 9).

Рис. 9

Напомним, что регистрация исправленного счета-фактуры в книге продаж (дополнительном листе книги продаж) вместе с аннулированием записи по первоначальному счету-фактуре производится сразу после проведения документов "Корректировка реализации" с видом операции "Исправление в первичных документах" и "Счет-фактура выданный".

После получения подтверждения оператора ЭДО в программе автоматически формируется извещение о получении подтверждения оператора ЭДО (п. 2.7. Порядка обмена) (рис. 10).

Рис. 10

Получение извещения покупателя о получении исправленного ЭСФ

Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрена обязанность покупателя при получении файла счета-фактуры направить продавцу извещение о получении электронного счета-фактуры. Также согласно Порядку обмена счет-фактура считается выставленным, если продавцу поступило подтверждение оператора ЭДО и извещение покупателя о получении счета-фактуры (п. 1.10. Порядка обмена).

Однако с 08.06.2013 г. выставленные в электронной форме счета-фактуры регистрируются в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур при наличии только подтверждения оператора ЭДО, т.е. вне зависимости от наличия извещения покупателя о получении счета-фактуры (пп. "б" п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137 в ред. постановления Правительства РФ от 28.05.2013 № 446).

Таким образом, извещение покупателя о получении счета-фактуры утратило роль определяющего фактора для признания электронного счета-фактуры выставленным и для его регистрации в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, но при этом осталось одним из важных служебных документов, участвующих в процессе электронного обмена счетами-фактурами. Кроме того, извещение покупателя о получении счета-фактуры должно храниться наряду со счетами-фактурами и подтверждениями оператора ЭДО (п. 14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137).

Получение извещения покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО.

После получения от оператора ЭДО извещения покупателя о получении счета-фактуры обмен электронным счетом-фактурой будет завершен.

В документе "Счет-фактура выданный" с номером и датой исправления в строке Состояние ЭД появится статус Обмен завершен (рис. 11).

Рис. 11

Следует обратить внимание, что в первоначальном документе "Счет-фактура выданный" после завершения обмена исправленным ЭСФ в строке Состояние ЭД по-прежнему сохранится запись "Требуются действия с нашей стороны" (рис. 12). Такое сообщение сохранено в целях дополнительного информирования продавца о том, что в отношении первоначально сформированного электронного счета-фактуры предпринимались дополнительные действия.

Рис. 12

Просмотр, печать и сохранение на диск ЭСФ и служебных документов

При желании продавец может просмотреть, напечатать и сохранить на диск исправленный ЭСФ и служебные документы (подтверждение, извещение и др.).

Всю информацию о состоянии и движении исправленного счета-фактуры можно увидеть в форме Электронные документы (Таблице состояния) (рис. 13), открываемой по команде формы документа ЭД - Электронные документы или по гиперссылке Состояние ЭД.

Рис. 13

Для просмотра содержимого каждого электронного документа (исправленного счета-фактуры, подтверждения, извещений и т.д.) с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена необходимо дважды щелкнуть по активной строке в форме списка (рис. 13).

С помощью команды Все действия можно сохранить электронный документ на диск или выполнить печать документа с электронными подписями (рис. 14).

Рис. 14

Все электронные документы, как поступившие, так и отправленные, будут размещены в "Архиве электронных документов", открываемом по гиперссылке панели навигации Архив электронных документов в разделе Администрирование (рис. 1).

На закладках "Исходящие" ("Входящие") списка "Архив электронных документов" можно отсортировать документы или отобрать отправленные (полученные) документы по ответственному лицу, виду и статусу (рис. 15).

Рис. 15