Электронный документооборот

Дата публикации 13.12.2012

Использован релиз 2.0.42

Выставление исправленного электронного счета-фактуры в "1С:Бухгалтерии 8"

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Для выставления исправленного электронного счета-фактуры продавец должен выполнить следующие действия:

  1. Получить и обработать уведомление покупателя об уточнении ЭСФ (действие выполняется, если ошибка выявлена покупателем).
  2. Сформировать и отправить исправленный ЭСФ.
  3. Получить и обработать подтверждение оператора ЭДО.
  4. Получить извещение покупателя о получении исправленного ЭСФ.
  5. Просмотреть, распечатать и сохранить на диск исправленный ЭСФ и служебные документы (при желании).

Получение и обработка уведомления покупателя об уточнении ЭСФ

Выставленный электронный счет-фактура может содержать ошибку.

Если такая ошибка существенна, т.е. может послужить препятствием покупателю для заявления налогового вычета, то в выставленный электронный счет-фактуру продавцу необходимо внести исправление.

С 01.04.2012 г. исправления в счета-фактуры, составленные в соответствии с приложением № 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, вносятся путем составления нового экземпляра такого счета-фактуры (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137).

Если ошибка в электронном счете-фактуре обнаружена покупателем, то основанием для внесения продавцом исправления служит уведомление покупателя об уточнении счета-фактуры, составленное в электронной форме (п. 1.12 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н). Формат такого уведомления приведен в приложении № 5 к приказу ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@.

Полученное уведомление отражается у продавца в "Архиве электронных документов" (Сервис - Обмен электронными документами - Архив электронных документов основного меню программы), а также в форме Электронные документы (Таблице состояния), открываемой по гиперссылке "Состояние ЭД" или по команде ЭД - Список электронных документов из документа учетной системы "Счет-фактура выданный" (рис. 1).

Кроме того, при получении уведомления об уточнении отправленного счета-фактуры его статус в форме Электронные документы (Таблице состояния) автоматически изменится на "Отклонен получателем".

 

Рис. 1

Просмотреть содержимое поступившего уведомления (рис. 2) можно, дважды щелкнув по соответствующей строке в форме.

Рис. 2

Если ошибка выявлена самим продавцом, то он вносит исправление в отсутствии соответствующего уведомления со стороны покупателя.

 Формирование и отправка исправленного ЭСФ

Для формирования исправленного электронного счета-фактуры необходимо:

  1. Создать документ "Корректировка реализации" с видом операции "Исправление в первичных документах" (меню Продажа – Корректировка реализации - вид операции Исправление в первичных документах) (рис. 3).

Рис. 3

  1. Сформировать на основании документа "Корректировка реализации" документ учетной системы "Счет-фактура выданный", щелкнув по ссылке Ввести счет-фактуру в окне документа.
  2. Сформировать исправленный счет-фактуру в электронной форме, выбрав команду ЭД -Сформировать, подписать и отправить (рис. 4).

Рис. 4

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то появится окно "Введите пароль для ЭЦП" с предложением подписать исправленный электронный документ с помощью электронной подписи.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный исправленный электронный счет-фактуру на подпись лицу, имеющему такое право. Подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, может производиться из формы учетной системы "Документы на подпись", открываемой по команде Сервис – Обмен электронными документами - Документы на подпись основного меню программы. Выбранные и отмеченные флажком документы можно подписать и отправить по команде Подписать и отправить отмеченные.

Если в настройке электронного обмена (рис. 5) (меню Операции - Константы - Настройка программы - Электронные документы) отсутствует флажок в поле "Использовать отложенную отправку", то сформированный и подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО.

Рис. 5

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:

Подробную информацию о том, какие действия, связанные с передачей исправленного электронного счета-фактуры, необходимо выполнить продавцу со своей стороны, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть:

Рис. 6

После отправки исправленного электронного счета-фактуры продавец ожидает от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла исправленного электронного счета-фактуры.

Получение и обработка подтверждения оператора ЭДО

Подтверждение оператора о получении исправленного ЭСФ, как и иные электронные документы, продавец получает:

Поскольку порядок выставления исправленных ЭСФ идентичен порядку, предусмотренному для обмена "отгрузочными" ЭСФ, то дата поступления файла исправленного счета-фактуры оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления исправленного счета-фактуры в электронной форме (при условии получения в дальнейшем извещения покупателя о получении исправленного ЭСФ) (п. 1.10. Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н, далее – Порядок обмена).

После получения подтверждения оператора ЭДО продавец в соответствии с п. 2.7. Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет автоматически сформировано, подписано (предварительно запросив пароль ЭЦП) и отправлено оператору ЭДО.

Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право (меню Сервис - Обмен электронными документами - Документы на подпись).

Получение извещения покупателя о получении исправленного ЭСФ

Для признания исправленного электронного счета-фактуры выставленным и для его регистрации в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, необходимо наличие извещения покупателя о получении этого счета-фактуры.

ВНИМАНИЕ! С 8 июня 2013 года в связи с утратой силы п. 6 и внесением изменений в пп. "б" п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137 (в ред. постановления Правительства РФ от 28.05.2013 № 446), выставленные в электронной форме счета-фактуры регистрируются в части 1 журнала учета при наличии только подтверждения оператора ЭДО, т.е. вне зависимости от наличия извещения покупателя о получении счета-фактуры.

До получения извещения от покупателя в документе "Счет-фактура выданный" будет отсутствовать флажок "Выставлен" (рис. 7),

Рис. 7

а в форме Электронные документы (Таблице состояния) будет содержаться информация об ожидании действия со стороны других участников обмена (рис. 8).

Рис. 8

Важно помнить, что исправленный счет-фактура в электронной форме до момента получения извещения от покупателя о его получении:

Рис. 9

Получение извещения покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО.

После получения от оператора ЭДО извещения покупателя о получении счета-фактуры, обмен исправленным ЭСФ будет завершен и выставленный исправленный счет-фактура будет автоматически зарегистрирован в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (рис. 10).

Рис. 10

В документе "Счет-фактура выданный" в поле "Состояние ЭД" появится статус Обмен завершен и в поле "Выставлен" - флажок и дата выставления (рис. 11).

Рис. 11

Просмотр, печать и сохранение на диск ЭСФ и служебных документов

При желании продавец может просмотреть, напечатать и сохранить на диск исправленный ЭСФ и служебные документы (подтверждение, извещение и др.).

Всю информацию о состоянии и движении исправленного счета-фактуры можно увидеть в форме Электронные документы (Таблице состояния) (рис. 12), открываемой по команде формы документа ЭД - Список электронных документов или по гиперссылке "Состояние ЭД".

Рис. 12

Для просмотра содержимого каждого электронного документа (исправленного счета-фактуры, подтверждения, извещений и т.д.) с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена, необходимо дважды щелкнуть по активной строке в форме списка (рис. 12).

С помощью команды Все действия можно сохранить электронный документ на диске или выполнить печать документа с электронными подписями (рис. 13).

Рис. 13

Все электронные документы, как поступившие, так и отправленные, буду размещены в архиве электронных документов, открываемом по команде Сервис – Обмен электронными документами – Архив электронных документов основного меню программы.

На закладке "Исходящие" списка "Архив электронных документов" можно отсортировать документы или отобрать отправленные документы по ответственному лицу, виду и статусу документа (рис. 14).

Рис. 14