Обмен электронными документами

Правовые основы обмена электронными документами

Внимание

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

В настоящее время большинство организаций при ведении хозяйственной деятельности и заключении договоров обмениваются документами большей частью на бумажных носителях.

Это замедляет сам процесс обмена, увеличивает затраты на доставку документов, приобретение расходных материалов и хранение архивов, а также прибавляет работы сотрудникам всех контрагентов. Кроме того, документы на бумажных носителях легко теряются, а чернила с годами могут выцвести так, что текст невозможно будет разобрать.

Избежать всех этих проблем поможет переход на обмен электронными документами. С правовой точки зрения такая возможность у организаций существует давно.

В 2002 году был принят Федеральный закон № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон № 1-ФЗ), который приравнял документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанным сторонами договора (утратил силу с 1 июля 2013 года). Именно этот закон позволил участникам гражданско-правовых отношений обмениваться электронными договорами, актами, накладными и иными документами и установил условия, при выполнении которых эти документы равнозначны аналогичным на бумажных носителях.

С 08.04.2011 года действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон № 63-ФЗ), который определяет порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами.

Налоговым законодательством установлено, что если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, то налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее - ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Для того чтобы налогоплательщики могли представлять первичные учетные документы в налоговые органы в электронном виде, ФНС России утвердила xml-форматы для следующих документов:

Во исполнение пункта 7 раздела 4 Плана мероприятий ("дорожной карты") "Совершенствование налогового администрирования", утвержденного распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р, предусмотрена разработка иных востребованных форматов первичных учетных документов:

В то же время стороны договора вправе использовать при обмене любые произвольные первичные документы.

Кроме того, если истребуемые налоговым органом документы составлены налогоплательщиком на бумажном носителе, то они могут быть представлены в налоговый орган также в электронной форме в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов) по форматам, установленным ФНС России, по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168 (в ред. от 07.11.2011) утвержден Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

С 29.03.2012 до 15.01.2018 действовал формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС, утвержденный приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ "Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" (далее - Приказ № 465).

Этим приказом возможность представления документов в виде сканированных копий была установлена для следующих документов:

С 15.01.2018 начал применяться приказ ФНС России от 27.12.2017 № ММВ-7-6/1096@ "О расширении электронного документооборота между налогоплательщиками и налоговыми органами в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах" (далее - Приказ № 1096), а Приказ № 465 утратил силу.

Также приказом ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@ был утвержден формат документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах (начало действия документа - 15.01.2018).

С 02.09.2010 года действует норма налогового законодательства, предоставляющая налогоплательщикам возможность выставлять счета-фактуры в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ).

В соответствии с абз. 2 п. 9 ст. 169 НК РФ ФНС России утвердила форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде:

По 30.06.2017 налогоплательщики были вправе создавать счета-фактуры и корректировочные счета-фактуры по форматам, утвержденным Приказом № 93, а налоговые органы - обязаны обеспечивать до 31.12.2020 прием счетов-фактур, созданных до 01.07.2017 по этому формату.

В целях дальнейшего совершенствования форматов счетов-фактур, а также расширения документов, возможных к представлению в xml-формате, ФНС России утвердила:

Таким образом, с 02.02.2019 по 31.12.2019 налогоплательщики могут создавать счета-фактуры, как по формату, утв. Приказом № 155, так и по новому формату, утв. Приказом № 820. При этом налоговые органы обязаны принимать счета-фактуры по формату, утв. Приказом № 155, по 31.12.2022, если такие счета-фактуры составлены до 01.01.2020.

Согласно положениям абз. 1 п. 9 ст. 169 НК РФ с 01.04.2016 действует Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном форме, утвержденный приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н. До 01.04.2016 порядок обмена счетами-фактурами в электронном виде регулировался приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н.

Приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ утверждены форматы представления документов, используемых при обмене счетами-фактурами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.