Электронный документооборот

Правовые основы обмена электронными документами

В настоящее время большинство организаций при ведении хозяйственной деятельности и заключении договоров обмениваются документами большей частью на бумажных носителях.

Это замедляет сам процесс обмена, увеличивает затраты на доставку документов, приобретение расходных материалов и хранение архивов, а также прибавляет работы сотрудникам всех контрагентов. Кроме того, документы на бумажных носителях легко теряются, а чернила с годами могут выцвести так, что текст невозможно будет разобрать.

Избежать всех этих проблем поможет переход на обмен электронными документами. С правовой точки зрения такая возможность у организаций существует давно.

В 2002 году был принят Федеральный закон № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон № 1-ФЗ), который приравнял документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанным сторонами договора (утратил силу с 1 июля 2013 года). Именно этот закон позволил участникам гражданско-правовых отношений обмениваться электронными договорами, актами, накладными и иными документами и установил условия, при выполнении которых эти документы равнозначны аналогичным на бумажных носителях.

С 8 апреля 2011 года действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон № 63-ФЗ), который определяет порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами.

Пунктом 2 ст. 93 НК РФ установлено, что если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, то налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее - ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика.

Совместным приказом Минфина России и ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ утвержден порядок представления по требованию налогового органа документов в электронном виде.

Для того чтобы налогоплательщики могли представлять документы в налоговые органы в электронном виде, ФНС России утвердила xml-форматы для следующих документов:

Во исполнение пункта 7 раздела 4 Плана мероприятий ("дорожной карты") "Совершенствование налогового администрирования", утвержденного распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р, предусмотрена разработка иных востребованных форматов первичных учетных документов:

В то же время стороны договора вправе использовать при обмене любые произвольные первичные документы. Однако если такие документы составлены не установленным ФНС России форматам, то они не могут быть представлены в электронном виде по требованию инспекции в соответствии с п. 2 ст. 93 НК РФ. В этом случае документы распечатываются и на бумажном носителе и в виде заверенных проверяемым лицом копий представляются в налоговый орган (письмо ФНС России от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669).

Кроме того, приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ "Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" утвержден формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС, который включает и форматы документов, указанных в описи, и представленных в виде скан-образов. Возможность представления документов в виде сканированных копий установлена для следующих документов:

На данный момент этот перечень документов является исчерпывающим и налогоплательщик в ответ на требование о представлении документов вправе направить в налоговый орган скан-образы только этих документов (письмо ФНС России от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@). В то же время в рамках пункта 8 раздела 2 Плана мероприятий инициировано внесение изменений в НК РФ, предусматривающих прямое указание на возможность представления сканированных документов и снятие ограничений на представление налогоплательщиками документов в виде электронных (сканированных) копий (письмо ФНС России от 04.12.2015 № ЕД-16-2/304).

Со 2 сентября 2010 года действует абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ, предоставляющий налогоплательщикам возможность выставлять счета-фактуры в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

В соответствии с абз. 2 п. 9 ст. 169 НК РФ Приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@, вступившем в силу с 14.04.2015 (далее - Приказ № 93), утверждены электронные форматы счета-фактуры, журнала полученных и выставленных счетов-фактур, а также книг продаж и покупок (в том числе форматы дополнительных листов книг). С 23.05.2012 по 13.04.2015 действовал приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138.

Кроме того, в целях дальнейшего расширения документов, возможных к представлению в xml-формате, и развития линейки универсальных документов ФНС России утвердила:

По 30.06.2017 налогоплательщики могут создавать электронные счета-фактуры как по новым форматам, утв. Приказом № 155 и Приказом № 189, так и по форматам, утв. Приказом № 93. При этом налоговые органы обязаны принимать счета-фактуры по старым форматам (утв. Приказом № 93) по 31.12.2020, если такие счета-фактуры составлены до 01.07.2017.

Согласно положениям абз. 1 п. 9 ст. 169 НК РФ с 01.04.2016 действует Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном форме, утвержденный приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н. До 01.04.2016 порядок обмена счетами-фактурами в электронном виде регулировался приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н.

Приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ утверждены форматы представления документов, используемых при обмене счетами-фактурами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.