Обмен электронными документами

Правовые основы обмена электронными документами

В настоящее время большинство организаций при ведении хозяйственной деятельности и заключении договоров обмениваются документами большей частью на бумажных носителях.

Это замедляет сам процесс обмена, увеличивает затраты на доставку документов, приобретение расходных материалов и хранение архивов, а также прибавляет работы сотрудникам всех контрагентов. Кроме того, документы на бумажных носителях легко теряются, а чернила с годами могут выцвести так, что текст невозможно будет разобрать.

Избежать всех этих проблем поможет переход на обмен электронными документами. С правовой точки зрения такая возможность у организаций существует давно.

В 2002 году был принят Федеральный закон № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон № 1-ФЗ), который приравнял документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанным сторонами договора (утратил силу с 1 июля 2013 года). Именно этот закон позволил участникам гражданско-правовых отношений обмениваться электронными договорами, актами, накладными и иными документами и установил условия, при выполнении которых эти документы равнозначны аналогичным на бумажных носителях.

С 08.04.2011 года действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон № 63-ФЗ), который определяет порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами.

 

Налоговым законодательством установлено, что если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, то налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее - ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Для того чтобы налогоплательщики могли представлять первичные учетные документы в налоговые органы в электронном виде, ФНС России утвердила xml-форматы для следующих документов:

Во исполнение пункта 7 раздела 4 Плана мероприятий ("дорожной карты") "Совершенствование налогового администрирования", утвержденного распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р, также разработан формат представления документа о приемке материальных ценностей и (или) расхождениях, выявленных при их приемке, в электронной форме, утв. приказом ФНС России от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@ (формат ТОРГ-2).

Кроме того, Концепцией развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (размещена на сайте ФНС России) предусмотрена разработка форматов следующих документов:

В то же время стороны договора вправе использовать при обмене любые произвольные первичные документы.

Кроме того, если истребуемые налоговым органом документы составлены налогоплательщиком на бумажном носителе, то они могут быть представлены в налоговый орган также в электронной форме в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов) по форматам, установленным ФНС России, по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК РФ).

С 20.12.2011 по 29.08.2020 действовал Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утв. приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168.

С 30.08.2020 действует приказ ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@ "Об утверждении Порядка направления и получения документов, предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации и используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, а также представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи" (в ред. от 01.04.2021).

С 29.03.2012 до 15.01.2018 действовал формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС, утвержденный приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ "Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" (далее - Приказ № 465).

Этим приказом возможность представления документов в виде сканированных копий была установлена для следующих документов:

С 15.01.2018 начал применяться приказ ФНС России от 27.12.2017 № ММВ-7-6/1096@ "О расширении электронного документооборота между налогоплательщиками и налоговыми органами в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах" (далее - Приказ № 1096), а Приказ № 465 утратил силу.

Также приказом ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@ был утвержден формат документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах (начало действия документа - 15.01.2018).

 

С 02.09.2010 года действует норма налогового законодательства, предоставляющая налогоплательщикам возможность выставлять счета-фактуры в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ).

В соответствии с абз. 2 п. 9 ст. 169 НК РФ ФНС России утвердила форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде:

По 30.06.2017 налогоплательщики были вправе создавать счета-фактуры и корректировочные счета-фактуры по форматам, утвержденным Приказом № 93, а налоговые органы - обязаны были обеспечивать до 31.12.2020 прием счетов-фактур, созданных до 01.07.2017 по этому формату.

В целях дальнейшего совершенствования форматов счетов-фактур, а также расширения документов, возможных к представлению в xml-формате, ФНС России утвердила:

Таким образом, с 02.02.2019 по 31.12.2019 налогоплательщики могли создавать счета-фактуры, как по формату, утв. Приказом № 155, так и по новому формату, утв. Приказом № 820. При этом налоговые органы обязаны принимать счета-фактуры по формату, утв. Приказом № 155, по 31.12.2022, если такие счета-фактуры составлены до 01.01.2020.

Аналогично с 27.11.2020 по 01.10.2021 налогоплательщики могут создаваться корректировочные счета-фактуры как по формату, утв. Приказом № 189, так и по новому формату, утв. Приказом № 736. При этом налоговые органы обязаны принимать корректировочные счета-фактуры по формату, утв. Приказом № 189, по 01.01.2025, если такие счета-фактуры составлены до 01.10.2021.

Согласно положениям абз. 1 п. 9 ст. 169 НК РФ обмен электронными счетами-фактурами регулируется:

Приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ утверждены форматы представления документов, используемых при обмене счетами-фактурами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Следует учитывать, что с 08.07.2021 при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости: