В соответствии с требованиями ФСФАР организации оптовой и розничной торговли должны вести учет продукции в ЕГАИС. Схема ведения отражена в опубликованном на сайте ФСРАР документе "Методические рекомендации по ведению помарочного учета в ЕГАИС". О том, как вести учет остатков нереализованной продукции, написано в инструкции ФСФАР "Ведение остатков продукции организациями розничной торговли в системе ЕГАИС (с правками от 25.04.2016)".
Учет продукции ведется в регистрах. У каждой организации есть два регистра — Регистр № 1 и Регистр № 2. При этом:
В Регистре № 1 учет продукции ведется по партиям в разрезе РФУ1 и РФУ2, а в Регистре № 2 — по наименованиям и производителям (импортерам), реквизиты РФУ1 и РФУ2 отсутствуют.
Для помарочного учета введен новый Регистр № 3, в нем ведется учет той же продукции, что и в Регистре № 1, но в разрезе РФУ2 и цифровых идентификаторов.
Общее количество продукции, учтенной в Регистре № 1 и Регистре № 3, должно быть одинаковым, а остатки в Регистре № 2 не могут быть отрицательными.
При этом фактическое наличие алкогольной продукции на определенный момент времени должно совпадать с количеством алкогольной продукции в ЕГАИС, при превышении остатков в регистрах ЕГАИС над наличием на складе, возникшем в результате порчи, пересортицы или использования товара в хозяйственных нуждах предприятия, а также реализации немаркируемой продукции, излишки следует списать.
При оформления списания необходимо указать причину этого.